Software de planificación gratuito de referencia

Una buena gestión de proyectos suele requerir un buen software de planificación: como suele ocurrir, hay millones de paquetes de software de este tipo en el mercado, con funcionalidades similares. Muchos ofrecen planes gratuitos que dan acceso a todas las funciones de la herramienta, pero están limitados a un número de usuarios o tareas. Sin embargo, tenga en cuenta que las integraciones suelen estar incluidas en el plan gratuito.

Los planes de pago suelen distinguirse por sus características más avanzadas de automatización, informes y colaboración.

Para guiarle en la elección del software de planificación que mejor se adapte a sus equipos, le damos todos nuestros secretos en este artículo.

¿Qué es un buen software de planificación?

El objetivo principal de una herramienta de planificación o programación de proyectos es facilitar la gestión de los recursos y garantizar la entrega puntual de los distintos productos.

Para ser eficaz, este software reúne toda la información relacionada con un proyecto en un solo lugar, y permite planificar los recursos y las tareas necesarias para completar el proyecto.

Un buen software de planificación es, por tanto, un software que:

• Permite desglosar un proyecto en tareas y etapas unitarias, y sabe organizar estas tareas en un calendario (o diagrama GANTT) y describir las interdependencias entre cada etapa.
• Ofrece una curva de aprendizaje lo más corta posible, de modo que cualquier miembro del equipo del proyecto puede adoptar rápidamente la herramienta para crear, modificar y organizar las tareas e hitos del proyecto.
• Se integra con todas las herramientas que se utilizan habitualmente para llevar a cabo el proyecto y permite la colaboración en tiempo real sobre los documentos. Este software suele estar conectado a varios equipos y, por tanto, a varias herramientas diferentes, o incluso conjuntos de herramientas(Google, Microsoft, etc.).
• Gestione el intercambio de información y el trabajo colaborativo de forma inteligente (notificaciones, recordatorios, plazos, comentarios, etc.).
• Proporciona una visión general del proyecto y permite identificar rápidamente los cuellos de botella, es decir, los factores que limitan el buen funcionamiento del proyecto.

Las funciones gratuitas de un software de planificación

El objetivo principal de los programas informáticos de programación es trabajar de forma más eficiente en un equipo. Como es lógico, la mayoría de los programas informáticos han construido su estructura de precios en función del número de usuarios (excepto uno: Basecamp).

Por lo tanto, en las versiones gratuitas, el número de usuarios suele ser el primer límite. Hasta 2, 3 o 5 usuarios pueden utilizar el software de forma gratuita, pero más allá de ese número, se requiere una licencia de pago.

Las versiones gratuitas también suelen limitar el uso, por ejemplo el número de tareas que se pueden crear (lunes), o el número de entradas (Notion).

La buena noticia es que las integraciones -que son extremadamente importantes para obtener valor de estas herramientas- están generalmente disponibles desde el plan gratuito, aunque sean limitadas en profundidad o número.

Las características premium del software de planificación

Para un uso más frecuente o extenso de las herramientas, generalmente será necesario optar por un plan de pago.

Estos planes suelen incluir funciones de información para obtener una visión más global del proyecto.

Sobre todo, estos planes dan acceso a una gestión mucho más fina de los derechos de acceso y del intercambio de información (notificaciones, etc.), para una colaboración mucho más flexible, especialmente para los equipos más grandes.

Y con estas reglas de gestión de accesos, también dispone de un montón de funciones de automatización para ahorrar un tiempo valioso en todas las tareas de administración del proyecto.

Los 10 mejores programas de planificación gratuitos: tabla comparativa

#1 Monday: Uno de los programas de planificación más potentes

Monday Projects es un excelente software que ofrece muchas características, como la gestión a través de un tablero colaborativo, y muchas integraciones. En particular, la herramienta le permite mostrar la programación de todo el equipo durante cualquier período de tiempo elegido.

La versión gratuita de Monday Projects permite el uso de las herramientas de brainstorming y planificación por parte de 2 colaboradores y hasta 1000 tareas.

La versión de pago, que parte de 9 euros/mes/usuario, permite un número ilimitado de visitas gratuitas, un número ilimitado de tareas y proyectos, así como varias vistas del proyecto en Kanban, tablero o calendario.

#2 Trello: Herramienta de planificación muy sencilla para proyectos básicos

Construido en torno al método Kanban, Trello es ideal para proyectos individuales básicos o proyectos gestionados por pequeños equipos. Las tarjetas pueden contener mucha información, pero el sistema Kanban no es adecuado para gestionar proyectos muy complejos.

En su versión gratuita, Trello es accesible en el móvil, y permite hasta 10 tableros por espacio de trabajo con tarjetas y potenciadores ilimitados, pero sólo ofrece una integración por tarjeta.

A partir de 5 dólares al mes por una suscripción anual, Trello ofrece un número ilimitado de tablas y almacenamiento, integraciones con otras herramientas y diferentes vistas (tablero, línea de tiempo, tabla, calendario, plan, etc.).

#3 Wrike: Una herramienta de planificación sencilla y completa para equipos pequeños

Fácil de usar, Wrike es ideal para iniciar rápidamente proyectos de tamaño pequeño o mediano. Esta herramienta ofrece la mayor parte de las características necesarias para la planificación de proyectos: diagramas de Gantt, tablero Kanban, integraciones y herramienta de seguimiento del tiempo.

La versión gratuita de Wrike proporciona acceso a aplicaciones web, de escritorio y móviles que permiten trabajar con colaboradores internos y externos, con un almacenamiento de hasta 2 GB/cuenta.

En su versión de pago, que comienza en 9,80 dólares al mes, Wrike ofrece almacenamiento mejorado, paneles compartibles, integraciones, automatización y soluciones de seguimiento del tiempo.

Noción nº 4: La navaja suiza

Notion es un software modular todo en uno, ideal para reunir toda la información de la empresa en una sola herramienta. Reúne numerosas funcionalidades: espacio de trabajo colaborativo, tratamiento de textos, tareas pendientes, almacenamiento de documentos, calendario, tablero kanban, etc.

Notion ha diseñado su versión gratuita como una herramienta individual: el número de páginas y bloques es ilimitado, y la sincronización está asegurada en todos los dispositivos, pero sólo se puede compartir con 5 invitados.

A partir de 4 dólares al mes, los usuarios de Notion pueden acceder a un número ilimitado de cargas de archivos e invitados, un sistema de historial y espacios de trabajo colaborativos.

#5 Basecamp: El veterano de las herramientas de planificación de proyectos en equipo

Lanzado en 2004, Basecamp es uno de los programas de planificación más antiguos. Es muy completa, ya que incorpora funciones de otras herramientas, y presume de sustituir a Slack, Asana, Dropbox y toda la suite de Google.

Diseñada para un uso ligero, la versión gratuita de Basecamp ofrece acceso a sólo 3 proyectos abiertos a 20 usuarios y con sólo 1 GB de almacenamiento.

La versión de pago de Basecamp cuesta 99 dólares al mes para todo el equipo y permite un número ilimitado de proyectos, usuarios y clientes, así como espacios de colaboración específicos para el equipo.

#6 Toggl : Herramienta de planificación del ecosistema Toggl

Muy fácil de usar, Toggl Plan es la herramienta de planificación y gestión de proyectos en línea desarrollada por Toggl. Permite acceder a Toggl Track, la herramienta de seguimiento del tiempo de Toggl.

Toggl no ofrece una versión gratuita, sino 2 versiones de pago, que pueden probarse gratuitamente durante 14 días. Por 8 dólares/mes/usuario, el primero da acceso a las líneas de tiempo del equipo, tableros ilimitados, tareas recurrentes e integraciones.

Por 13,35 $/mes/usuario, el Plan Toggl te permite invitar a los usuarios a los espacios de trabajo, exportar los datos del proyecto y recibir asistencia prioritaria.

#7 Zoho Projects: El eficiente software de planificación en la nube

Zoho es una aplicación de planificación colaborativa que permite gestionar documentos y visualizar el proyecto de diferentes formas. El módulo de hoja de horas permite registrar las horas facturables y no facturables.

Limitada a 3 usuarios, 2 proyectos y un espacio de almacenamiento limitado, la versión gratuita de Zoho ofrece la gestión de tareas mediante diagramas de Gantt, flujos de proyectos, vista de calendario y foros.

A partir de 5 euros/usuario/mes, la versión premium da acceso a un número ilimitado de proyectos, a un gran espacio de almacenamiento, a la automatización de tareas y a muchas funciones como subtareas, recordatorios y temporizadores.

#8 Asana: Una herramienta de planificación integral que se adapta a las necesidades de su usuario

Intuitivo, Asana tiene 4 características principales: tablero Kanban, listas, calendario y línea de tiempo. A diferencia de Trello, esta herramienta hace que las funciones se comuniquen y permite, por ejemplo, organizar una lista de tareas de forma cronológica.

La versión gratuita se puede utilizar en una aplicación móvil y ofrece un número ilimitado de proyectos, la visualización de proyectos en diferentes vistas e integraciones. Pero limita el trabajo en equipo a 15 personas, y el número de proyectos en el tablero.

A partir de 10,99 euros por usuario y mes, las versiones de pago ofrecen la creación ilimitada de proyectos en el tablero, invitaciones gratuitas a un número ilimitado de personas y muchas otras funciones, como la búsqueda avanzada.

#9 Teamwork: El software para planificar el trabajo de la empresa con sus clientes

Diseñado para maximizar la productividad, Teamwork proporciona visibilidad en tiempo real sobre el progreso de las tareas. Es la única herramienta diseñada para gestionar el trabajo de un equipo con sus clientes, y ofrece una herramienta de facturación, por ejemplo.

Limitada a 5 usuarios, la versión gratuita de Teamwork permite el uso de herramientas básicas de gestión de proyectos y tareas, así como de mensajes.

A partir de 10 euros al mes, las versiones de pago de Teamwork ofrecen numerosas plantillas de proyectos, soluciones de seguimiento y facturación del tiempo y diferentes vistas para los proyectos.

#10 Gestor de proyectos: ideal para trabajos “híbridos

El gestor de proyectos se dedica al trabajo “híbrido”, por ejemplo para equipos que trabajan a distancia. Fácil de usar, este software se adapta a diferentes formas de trabajo, gracias a 5 vistas: tablero Kanban, diagrama de Gantt, tabla, calendario o lista simple.

Dedicado a la planificación de proyectos para un equipo pequeño, la versión gratuita de Project Manager permite colaborar en la gestión de tareas y proyectos a través de vistas de lista, kanban o calendario, hasta 3 proyectos y 3 usuarios.

A partir de 11,50 dólares por usuario y mes, las versiones de pago de Project Manager aumentan el número de proyectos y colaboradores accesibles, e incluyen diferentes vistas de los proyectos, seguimiento del tiempo y del presupuesto y los costes.

#11 Meister Task: Una alternativa más completa a Trello

Al igual que Trello, Meister Task está construido en torno a la vista del tablero kanban para planificar un proyecto. Basada en la nube, esta herramienta es más completa que Trello, y permite organizar las tareas, comentarios, plazos, etc. en forma de tabla.

Utilizable en aplicaciones móviles, la versión básica de Meister Task permite planificar hasta 3 proyectos gracias a tableros de proyectos personalizables, pero ofrece posibilidades de integración limitadas y no permite crear un calendario o una agenda.

A partir de 8,25 euros al mes, la versión Pro de Meister Task incluye un número ilimitado de proyectos e integraciones, automatizaciones, la posibilidad de crear tareas recurrentes, una vista de calendario y estadísticas e informes.