Nuestra opinión sobre Hubspot CRM

HubSpot es uno de los gigantes del mercado de CRM, no solo por su amplia gama de funcionalidades, sino también por ofrecer un plan gratuito sin precedentes entre los CRM de su categoría.

Su estructura ligera, bajo coste y facilidad de uso lo convierten en una opción muy atractiva.

Sin embargo, los equipos con procesos de venta más complejos o mayores necesidades de personalización pueden encontrar la plataforma algo limitada.

HubSpot CRM se hizo rápidamente un nombre (y ganó una base sólida de usuarios) gracias a su plan gratuito. ¿En qué condiciones es HubSpot la herramienta adecuada? ¿Hasta dónde puede llegar realmente su plan gratuito? ¿Cuáles son las limitaciones de este software CRM?

En este artículo, te presentamos los resultados de nuestra prueba completa.

Mi opinión sobre HubSpot en pocas palabras

Las principales ventajas y desventajas de HubSpot

Ventajas:

• Un excelente CRM para quienes están empezando. Completo, bien diseñado, versátil, y con una buena experiencia de usuario. Además, es bastante asequible en comparación con la competencia.
• La HubSpot CRM Suite Starter, que incluye sus 5 herramientas por solo 360 €/año, ofrece una gran flexibilidad para crecer a medida que tu empresa crece. Esto es una ventaja importante al principio.
• Su visión y ejecución son impresionantes. HubSpot ha conseguido mantenerse muy abierto, con un mercado de integraciones y un ecosistema de socios de alta calidad, todo mientras ofrece un conjunto de funciones muy completo. Un caso de éxito en el mundo del software.

Desventajas:

• Las desventajas de las herramientas “todo en uno”: hay *muchas* funcionalidades, y puede que acabes pagando por herramientas que no necesitas, lo que también hace que la experiencia sea más compleja y la curva de aprendizaje sea más larga.
• HubSpot es difícil de personalizar en profundidad. Si quieres adaptar procesos empresariales muy específicos, otras opciones como Zoho o Monday pueden ser más flexibles.
• Si estás buscando mejorar procesos de ventas y marketing, HubSpot es una excelente opción. Sin embargo, si ya tienes procesos empresariales bien establecidos y necesitas una herramienta altamente personalizable, es posible que HubSpot no sea la mejor opción.

HubSpot CRM: uno de los alcances funcionales más profundos del mercado

#1 Gestión de contactos en HubSpot CRM: Nuestra opinión

HubSpot CRM te permite importar contactos desde Gmail, Outlook, correos electrónicos o formularios web de tu empresa. Una vez importada tu base de datos de contactos, la plataforma actualiza automáticamente los registros y rastrea todas las actividades de ventas.

HubSpot rastrea una base de datos de más de 20 millones de empresas e incluye información como ingresos, sector y otros detalles relevantes cuando es posible. Aunque las fichas de contacto no son las más intuitivas, las funcionalidades de automatización son extremadamente avanzadas, con hasta 135 campos disponibles para un contacto.

Fuera del proceso de ventas, esta información te ayuda a segmentar tu base de clientes y leads, lo que permite realizar campañas de marketing más específicas y eficaces. La plataforma admite hasta 1 millón de contactos y empresas, lo que la convierte en una opción ideal para la mayoría de las medianas empresas, especialmente en el ámbito B2B.

#2 Túnel de ventas y gestión de oportunidades en HubSpot

HubSpot CRM es una excelente herramienta para ayudar a tu equipo a optimizar los procesos de ventas: el pipeline de ventas con vista tipo “Kanban” facilita el seguimiento del progreso de los leads dentro del embudo de ventas.

La solución permite crear hasta 50 pipelines diferentes, lo que resulta muy útil para empresas con productos o servicios que requieren procesos de ventas diferenciados. Puedes modificar y añadir etapas a los pipelines de ventas, además de las siete preconfiguradas (Cita, Cualificado, Presentación programada, Decisión en curso, Contrato enviado, Venta cerrada ganada/perdida).

Por ejemplo, puedes crear un canal de ventas específico para tus clientes actuales o para gestionar renovaciones de suscripciones cercanas a su fecha de vencimiento.

A medida que una operación avanza, se mueve a través de las diferentes etapas del pipeline de ventas. Puedes crear y guardar filtros para ver rápidamente operaciones de un determinado tamaño, ofertas que se esperan cerrar este mes o aquellas que pertenecen a un sector específico.

Además, existe una opción de visualización en tabla, útil para clasificar las transacciones por vendedor asignado, por etapa o por fecha de cierre prevista.

HubSpot CRM también te permite seguir de cerca el comportamiento de tus clientes potenciales. Una vez que todos los datos se han introducido en el sistema, recibirás notificaciones cada vez que un lead abra un correo electrónico o haga clic en un enlace o archivo adjunto.

#3 Administración e Informes en HubSpot CRM

El enfoque de HubSpot CRM es claro: la herramienta está principalmente dirigida a PYMES, por lo que está diseñada para ser fácil de aprender y usar, sin necesidad de largas horas de formación.

La navegación es moderna e intuitiva, lo que ayuda a que tu equipo de ventas sea más eficiente en múltiples aspectos.

Sin embargo, aunque la posibilidad de importar contactos desde el correo electrónico simplifica la configuración inicial, es una pena que la curva de aprendizaje sea pronunciada para una herramienta que pretende ser ligera.

Una vez que tu equipo ha utilizado la herramienta durante un tiempo y está familiarizado con sus funciones principales, el uso de HubSpot CRM resulta sencillo.

Sin embargo, la adopción por parte de tu organización puede suponer un reto. Aprovechar al máximo las capacidades de HubSpot CRM implica un cambio “cultural” en la forma en que tu equipo de ventas trabaja a diario.

Este tiempo de adaptación no debe ser subestimado, ya que tu equipo necesitará tiempo para ser plenamente operativo.

Una vez que tus representantes de ventas hayan integrado las tareas diarias necesarias para sacar el máximo provecho de HubSpot CRM, la solución les hará la vida mucho más fácil, sobre todo en los siguientes aspectos:

• Responder rápidamente a los clientes potenciales: recibirás una alerta cuando un cliente realice una acción importante (como abrir una presentación o visitar tu sitio web), con varias opciones de interacción a un clic.
• Usar HubSpot donde lo necesites: tanto en Gmail como en Outlook 365, podrás acceder a toda la información vinculada a un contacto con una ventana emergente.
• Acceso a funciones avanzadas: en Gmail y Outlook 365, podrás usar plantillas de correos, secuencias, documentos y enlaces de reuniones, ahorrando tiempo en el seguimiento de tus clientes.
• Automatización: HubSpot automatiza la programación de reuniones y, gracias a su integración con herramientas de videoconferencia, puedes conectar rápidamente con tus clientes potenciales. HubSpot CRM también se integra con Twilio para hacer llamadas directamente desde la plataforma, que además pueden grabarse para mejorar el seguimiento de los leads.

En cuanto a los informes, cada plantilla de cuadro de mando está asociada a varios informes que puedes conservar o eliminar según tus necesidades. Además, crear un cuadro de mandos personalizado te permite seleccionar los informes más relevantes.

#4 Hoja de prospectos y modelo de datos en HubSpot CRM

Formulario de contacto

Puedes introducir los datos de contacto de todos tus clientes, vincularlos a su empresa y gestionar todas las ofertas asociadas.

El expediente de la empresa

También puedes completar fichas de empresa, donde se recopilan todos los contactos vinculados a una misma organización, junto con notas sobre sus actividades.

Campos personalizados

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes crear campos personalizados y filtrar los datos en función de ellos. Estos campos pueden aplicarse a personas, ofertas, organizaciones, etc.

#5 Automatización, documentación y CPQ

Cuando completas una venta, a menudo tienes documentos que enviar, firmar y devolver. Cuanto más rápido completes estos pasos, antes pasarás a la siguiente oportunidad.

HubSpot ofrece funcionalidades de flujo de trabajo en los planes Pro y Enterprise para automatizar tus procesos. Sin embargo, estas funcionalidades no alcanzan el nivel de flexibilidad y personalización que ofrece Salesforce.

La versión gratuita de HubSpot permite cargar documentos de hasta 250 MB y compartir hasta cinco documentos a la vez. Si tu empresa necesita almacenar archivos de mayor tamaño, deberás suscribirte a un plan de pago, aunque no hay límite de almacenamiento.

Atención al cliente y formación en HubSpot

HubSpot tiene fama de estar dirigido a aquellos que prefieren el enfoque “hágalo usted mismo”, con una necesidad mínima de soporte. Sin embargo, CRM ofrece asistencia en francés de lunes a viernes para las cuentas de pago. Además, HubSpot Academy proporciona acceso a una amplia gama de contenidos y cursos de formación detallados, como cómo familiarizarse con la herramienta. Eso sí, la mayoría de estos contenidos están en inglés.

También es posible obtener certificaciones en HubSpot, principalmente centradas en la generación de leads.

Las sesiones de incorporación para el nuevo personal de ventas son detalladas, dinámicas e intuitivas, pero se debe tener en cuenta un coste de alrededor de 1.500 $/usuario. Para problemas más complejos, puedes optar por sesiones en profundidad, cuyo coste supera los 5.000 $.

Opiniones de clientes sobre HubSpot CRM

Los comentarios de los usuarios de HubSpot CRM son generalmente positivos. A continuación, te mostramos las calificaciones que el software ha recibido en las principales plataformas de revisión, así como un resumen de las ventajas e inconvenientes citados por los usuarios.

Ventajas e inconvenientes

Tarifas CRM HubSpot

¿Cuánto vale realmente el plan gratuito de HubSpot?

La versión gratuita de HubSpot CRM permite gestionar hasta 1 millón de contactos en la base de datos, accesible a un número ilimitado de usuarios. Incluye las siguientes funciones:

• Acceso al CMS (software de creación de sitios web).
• Seguimiento de la actividad del sitio web: obtén una visión general de la actividad de tus contactos en el sitio web (páginas vistas, envíos de formularios, etc.).
• Integración con Gmail o Outlook: programa el envío de correos electrónicos directamente desde el CRM.
• Herramientas de productividad limitadas (como la programación de correos electrónicos, tickets y planificación de reuniones).
• Acceso a seguimiento de correos electrónicos y plantillas: recibe notificaciones en tiempo real cuando se abran tus correos o se consulten enlaces.
• Acceso a integraciones de terceros a través del App Marketplace.
• Formularios para captar clientes potenciales en todo tu sitio web.
• Chat en vivo y chatbots básicos integrados en tu sitio web.

Por ejemplo, en cuanto a las herramientas de gestión de ventas, estarás limitado a 15 minutos de llamadas/usuario/mes, un solo canal de ventas, sin automatización de correos electrónicos (y con la marca HubSpot en los correos).

La oferta realmente interesante de HubSpot es el plan Starter CRM Suite, que incluye las 5 herramientas de HubSpot (automatización de marketing, CRM de ventas, helpdesk, CMS y operaciones) por 50 €/mes para 2 usuarios. Actualmente, es una de las ofertas más competitivas del mercado, con un precio atractivo dada la amplitud funcional que ofrece.

Tarifas CRM HubSpot

El enfoque freemium de HubSpot CRM permite que las funciones básicas de CRM sean gratuitas, mientras que las funciones avanzadas están disponibles mediante suscripción, según tus necesidades.

Es muy interesante poder elegir los complementos que necesitas, sin tener que asumir grandes costes iniciales por funciones que quizá no utilizarías.

Para profundizar en la gestión de las relaciones con los clientes, HubSpot ofrece tres paquetes de pago por uso:

• Sales Hub Starter: desde 15 €/mes (o 20 € si se factura mensualmente) para 1 usuario. Incluye 8 horas de llamadas a través de la herramienta, seguimiento ilimitado de correos electrónicos, 1.000 plantillas de correo, 1.000 enlaces a reuniones personales y de equipo, 10 cuadros de mando y 2 pipelines de transacciones.
• Profesional: desde 1.185 €/mes (facturados anualmente) para 5 usuarios de pago. Ofrece hasta 100 presupuestos por transacción con firma electrónica, 100 bandejas de entrada, 25 cuadros de mando y 15 pipelines de ventas.
• Enterprise: Desde 4.783 €/mes (facturados anualmente) para 10 usuarios de pago. Incluye 33 horas de llamadas, 50 cuadros de mando, 50 pipelines de ventas y hasta 1.000 flujos de trabajo de automatización para gestionar todo tu equipo.

Costes de formación HubSpot

Los CRM más conocidos suelen ser intuitivos y requieren poca formación para el uso básico de sus funciones. Sin embargo, HubSpot cuenta con un completo centro de recursos, HubSpot Academy, donde los usuarios pueden realizar cursos detallados —con vídeos, diapositivas descargables y ejercicios prácticos— y obtener certificaciones.

Actualmente, HubSpot ofrece 11 certificaciones que pueden obtenerse tras realizar un curso gratuito disponible en francés, si deseas certificar tus conocimientos en HubSpot.

Muchas agencias asociadas a HubSpot, como Markentive e Invox, también ofrecen formaciones, dirigidas tanto a equipos novatos como a expertos que quieran profundizar sus conocimientos en CRM.

Costes de integración de HubSpot

Hay varias formas de implementar HubSpot: puedes hacerlo a través de una agencia, directamente con el editor o hacerlo tú mismo.

Si decides hacerlo a través de una agencia certificada, HubSpot cuenta con varias agencias asociadas que pueden ayudarte a integrar el software. HubSpot les otorga cinco insignias diferentes según su nivel: Partner, Gold, Platinum, Diamond y Elite.

Esto garantiza una amplia experiencia y una asistencia realmente personalizada, aunque a un coste considerable: la implementación a través de una agencia suele empezar en 1.000 €.

HubSpot también ofrece su propia integración remota: por ejemplo, para implementar el Marketing Hub, el coste es de 2.760 € para un plan profesional y 5.500 € para el plan enterprise. Puedes consultar un ejemplo de su plan de incorporación para Marketing Hub.

Otra opción es integrar la herramienta tú mismo: HubSpot ofrece varios cursos gratuitos en HubSpot Academy que te pueden guiar durante el proceso de implementación. Es una solución más económica, pero que requiere tiempo y un buen conocimiento de tus necesidades y de la herramienta.

Los 5 productos de la suite HubSpot

La suite HubSpot incluye cinco productos principales:

• Marketing Hub: El producto más conocido de HubSpot, y probablemente uno de los paquetes de automatización de marketing más completos del mercado.
• Sales Hub: El CRM de ventas, famoso por su plan gratuito.
• Service Hub: El software de atención al cliente de HubSpot, que compite con herramientas líderes como Zendesk.
• CMS Hub: HubSpot también ofrece un CMS (Sistema de Gestión de Contenidos) que permite crear y gestionar sitios web de diversa complejidad. Aunque no es el mejor CMS del mercado, su integración nativa con el CRM y las herramientas de automatización de marketing lo convierte en una opción muy eficaz para maximizar el rendimiento.
• Operations Hub: Un complemento para las otras herramientas de la suite, que facilita la fluidez entre ellas. Además, permite automatizar la puntuación de leads, la atribución de clientes y garantiza una mejor calidad de los datos.