Comment écrire Un Bon Email De Relance? Guide & Exemples

Si rédiger des mails de relance vous met mal à l’aise, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul(e)! On est tous faits pareils. Instinctivement, si on n’a pas de réponse, on n’a pas très envie d’insister, par peur du rejet, ou du conflit.

Mais en réalité, très peu de prospects répondent la première fois. Une étude de l’éditeur Iko System, basée sur l’analyse de ses données clients, a montré que le premier email de prospection recevait en moyenne un taux de réponse de 18%, le 4ème un taux de réponse de 13%…et le 6ème un taux de réponse de…27% ! Je serais quand même assez tenté de voir les réponses au 6ème mail, mais clairement plus on insiste, plus on obtient des retours

Une autre étude similaire, de Yesware cette fois, montre un taux de réponse de 30% au premier email. Ce taux diminue d’email en email, mais le dixième email affiche malgré tout un taux de réponse de 7%, ce qui est loin d’être négligeable.

Tout cela pour dire : il ne faut pas hésiter à relancer ses prospects, une fois, deux fois, trois fois, quatre fois, etc.

Encore faut-il le faire de manière intelligente. C’est l’objet de cet article.

Combien de temps attendre entre chaque email de relance ?

Il est n’est pas inutile de commencer par répondre à cette question. Ou en tous cas : tenter d’y répondre. Au-delà du contenu des emails de relance, le timing fait beaucoup. S’il ne fallait retenir qu’une chose de cet article, c’est qu’il faut relancer souvent, et beaucoup – sans pour autant spammer vos destinataires comme une brute.

La majorité des emails sont ouverts le jour de leur réception. Par ailleurs, quand un destinataire a l’intention de répondre à un email de prospection, il le fait en général le jour de son ouverture. Il est donc assez juste de supposer que si un contact ne vous répond pas le jour où vous envoyez l’email, il ne répondra jamais – sauf absence, congés, etc. Encore un enjeu où un outil comme Woodpecker facilite vraiment la vie.

Globalement, inutile d’attendre une réponse pendant 2 ou 3 jours. Voici les chiffres de l’étude de Yesware :

En règle générale, il est conseillé d’attendre deux ou trois jours pour envoyer le premier email de relance.

Ensuite, on allonge généralement le délai progressivement. Il n’y a pas de règle absolue, mais le principe, c’est celui-là. Par exemple :

• Premier email de relance à J+2
• Deuxième email de relance à J+4
• Troisième email de relance à J+7
• Quatrième email de relance à J+14
• Cinquième email de relance à J+30

Un point important: si votre relance arrive un Dimanche, vous avez à peu près aucune chance d’obtenir une réponse. C’est une relance pour rien. Et comme les week-ends représentent quand même 2 jours sur 7, ça fait que presque 30% de vos emails de relance ne servent à rien si vous n’évitez pas les week-ends. Là aussi, un logiciel de cold mailing comme Woodpecker… je suis lourd, je sais, mais vraiment, ça facilite beaucoup les choses.

Les différents types d’emails de relance

J’ai retenu trois catégories de relances pour simplifier:

• • Le poke. Nous utilisons ces emails de suivi pour repérer les prospects inactifs et les motiver à réagir ou à agir.
  • Le rappel. Ces emails rappellent aux prospects leurs points faibles et les solutions que nous leur avons proposées.
  • L’info supplémentaire. L’objectif de ces emails de suivi est d’éduquer les prospects et de leur expliquer pourquoi notre service fonctionnera pour eux.

#1 Le poke

Ces emails de suivis sont envoyés quelques jours ou une semaine après l’appel de vente. Leur but est de savoir si le prospect a réussi à discuter de votre offre avec le reste des décideurs, à explorer les informations que vous avez envoyées, etc. L’idée de cet email est de ne rien dire. Sa seule existence apporte la plus grande partie de la valeur.

Exemple 1
Bonjour {Prénom},
C’était un plaisir d’échanger avec vous le {Date},
Qu’avez-vous pensé de ma proposition? On y va?
Merci, à bientôt.

Exemple 2
Bonjour {Prénom},
Je n’ai pas eu de retour de votre part pour l’instant, comment vous souhaitez qu’on avance ?
Merci, à  bientôt,

Exemple 3
Bonjour {Prénom},
Following-up.
Merci, à bientôt.

Exemple 4
Bonjour {Prénom},
Tout va bien? Est-ce que vous avez {Prochaine étape à laquelle il s’est engagé} ?

Les principales exigences auxquelles doivent satisfaire les pokes sont les suivantes :

• • • Soyez bref, n’ajoutez pas d’informations sur le produit ;
    • Être fréquent (envoyer des poke une fois tous les 2 à 5 jours) ;
    • Si les prochaines étapes ne sont pas claires, re-clarifiez bien ce que vous attendez de votre prospect pour avancer.

#2 Le rappel

L’objectif de ces emails est semblable à celui des “pokes”, mais les rappels doivent être personnalisés pour répondre aux besoins du client et aborder les accords conclus par chaque partie dans le cadre d’un appel commercial.

Votre capacité à personnaliser un modèle de rappel dépend de la qualité de votre qualification. Si vous êtes au clair sur les besoins, les freins, et les conditions pour réaliser la vente, vous aurez tout pour construire des mails de rappel qui cartonnent.

J’ai rassemblé quelques exemples 👇

Exemple
Bonjour {Prénom},
Je retiens que {Point 1} et {Point 2} sont les plus douloureux pour vos process de XYZ aujourd’hui. {Nom du produit / service} vous permettrait de {Bénéfice Point 1} et {Bénéfice Point 2} grâce à X, Y et Z.
Pour avancer, le mieux serait de caler un rendez-vous d’une petite 1/2 heure la semaine prochaine. Est-ce que Mardi à 15h vous convient?
Merci, à bientôt.

Si vous n’obtenez pas de réponse après trois rappels, vous pouvez utiliser d’autres canaux comme LinkedIn, le téléphone ou l’info supplémentaire comme expliqué ci-dessous.

#3 L’info supplémentaire

Habituellement, ces emails n’obtiennent pas beaucoup de réponses, mais si nous envoyons des informations pour aider notre prospect sans rien demander en retour, l’effet sera exactement inverse. En tant que commercial, vous savez ce dont vos prospects ont besoin. Disons que le prospect A a besoin de nouveaux leads et de nouveaux canaux de vente.

Vous pouvez y répondre avec un message générique “Voici les informations sur nos services qui peuvent vous aider avec les canaux qui vous intéressent, passons un coup de fil” OU vous pouvez écrire “Je sais que vous cherchez de nouveaux canaux de vente en ce moment, j’espère que cet article vous donnera quelques conseils. Prenez soin de vous”.

Dans ce dernier cas, les prospects examineront les documents que vous avez fournis et vous remercieront, vous et votre entreprise, d’avoir communiqué des informations précieuses.

Il n’est même pas nécessaire que ce soit votre contenu. Vous pouvez utiliser des vidéos, des articles de blog et du contenu provenant d’autres sources, à condition qu’ils soient intéressants et qu’ils correspondent aux points sensibles de vos prospects.

Exemple 1
Bonjour {Prénom},
On organise un webinar jeudi prochain au sujet de {sujet webinar}, j’ai pensé à vous!
Ce sera sur Zoom le {date & heure}. Voici le lien pour vous inscrire : {lien}.
Merci!

Exemple 2
Bonjour {Prénom},

Je viens de tomber sur cet article qui détaille comment le COVID-19 peut impacter les ventes en B2B. Ça m’a fait penser à notre échange de l’autre jour.
Merci, à bientôt.

Exemple 3
Bonjour {Prénom},
J’ai retrouvé ce témoignage d’un de nos clients qui était dans une situation très proche de la vôtre, assez en ligne avec ce qu’on s’est dit Mardi.
{Lien Article}
Merci, à bientôt.

Pensez à bien préparer vos séquences d’emails pour vous assurer qu’elle donne les meilleurs résultats.

Quelques conseils à garder en tête

• • • Répartissez vos suivis en catégories. Chaque email de suivi sert un objectif particulier. Pour en tirer le maximum de valeur, sachez quand envoyer un poke et comment accélérer vos résultats avec “l’info supplémentaire”.
    • Établissez un calendrier pour chaque type de suivi. Tous les types de suivi ont une cadence particulière. Certains peuvent être envoyés plus fréquemment que d’autres, mais pour en être sûr, vous devez être très attentif à votre calendrier.
    • Obtenez des données utiles grâce à la communication. Votre appel de vente est l’occasion d’obtenir des informations utiles qui seront ensuite intégrées dans vos rappels. C’est pourquoi vous devez établir un plan pour votre conversation et noter les questions les plus importantes pour votre prospect.
    • Partagez et soignez. En étant utile sans attendre de récompense, vous offrez une expérience rafraîchissante à vos prospects. N’ayez pas peur de prendre votre temps pour élaborer un email pertinent et valorisant qui attirera certainement l’attention de votre prospect. Ce ne sera pas une conclusion immédiate, mais il convaincra vos prospects de rester et d’augmenter leurs attentes positives.

Structure d’un mail de relance réussi

Vous savez maintenant pourquoi il est important de relancer ses prospects et combien de temps vous devez attendre entre chaque relance par email. Venons-en au coeur du sujet : comment rédiger les emails de relance ? Nous allons vous donner quatre conseils, assortis d’exemples d’emails (que vous pourrez utiliser pour éditer vos templates d’emails de relance).

Mais, avant tout, il faut que vous sachiez clairement ce que vous recherchez, quels sont vos objectifs à travers ces emails de relance. Un email de prospection en général, et un email de relance en particulier, peut avoir plusieurs objectifs : obtenir des informations sur le prospect, planifier un rendez-vous, vendre…C’est à vous de déterminer cet objectif. Après, évidemment, cet objectif peut varier d’une campagne à l’autre, et même d’un email de relance à l’autre. Mais lorsque vous concevez un email, vous devez avoir l’objectif bien en tête.

#1 En début d’email, contextualisez le message

Vous devez commencer par rafraîchir la mémoire de votre prospect, en lui rappelant le contenu de votre premier email ou de votre première interaction avec lui. Même si le prospect a complètement oublié le premier email ou le premier coup de téléphone, il y a plus de chances qu’il réagisse positivement à la relance si vous lui rappelez qu’il a déjà entendu parler de vous.

Exemples :

• • • “Je voulais vous relancer concernant l’email que je vous avais envoyé [Date] à propos de [Sujet du premier email]”.
    • “Je voulais revenir vers vous concernant l’email que je vous avais envoyé [Date] à propos de [Sujet du premier email]”.
    • “Je voulais revenir vers vous pour vous demander ce que vous aviez pensé de [Sujet du premier email]”.
    • “Cela peut vous paraître un peu bizarre, mais je sais que vous avez lu mon premier email”. (plus audacieux…).

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#2 Expliquez à votre prospect pourquoi vous le relancez

Vous devez ensuite expliquer à votre prospect les raisons de votre relance, de manière à la fois directe et concise. Allez droit au but : dites à votre prospect ce que vous attendez de lui. Si cela n’a pas changé depuis le dernier email que vous lui avez envoyé, rappelez-lui.

Voici quelques exemples :

• • • “Je pense que [Nom de votre produit] pourrait vraiment vous aider à [Une des missions du prospect] plus efficacement. J’aimerais beaucoup pouvoir échanger avec vous pour en discuter et vérifier si je me trompe ou non”.
    • “Je pense que [Nom de votre produit] pourrait vraiment vous aider et je me demandais si vous seriez intéressé pour l’essayer pendant un mois (gratuitement, bien entendu).”
    • “Nous venons de lancer [Nom de votre produit], et je pense qu’il pourrait faire une grande différence pour [Une des missions du prospect]. Vous trouverez ci-dessous un lien vers une ressource qui vous en apprendra plus sur le produit que nous proposons. Mais l’idéal serait que nous discutions ensemble de vos besoins actuels pour que je puisse vous montrer concrètement comment vous pourriez utiliser [Nom de votre produit].”

#3 Intégrez un “call-to-action”

Vous devez tout faire pour inciter votre prospect à vous répondre, à faire ce que vous voulez de lui. Par exemple, si vous voulez planifier un rendez-vous avec lui, proposez-lui une date et un horaire (et également un lieu, s’il s’agit d’un rendez-vous en face à face).

Exemples :

• • • “Est-ce que 14h30 mercredi prochain vous irait ?”
    • “Etes-vous la bonne personne à qui parler de cela ? Si ce n’est pas le cas, pourriez-vous m’indiquer l’identité de la personne à contacter ?”
    • “Si vous êtes intéressé pour obtenir davantage d’informations, répondez-vous seulement: “Oui”. Je vous enverrai des éléments de documentation”.

#4 Soignez la conclusion de votre email de relance

Vous devez conclure d’une manière qui soit naturelle et sur un ton sympathique. La conclusion est quelque chose de très personnelle. N’hésitez pas à vous écarter des exemples ci-dessous.

Exemples :

• • • Dites-moi ce que vous en pensez ! [Votre nom]
    • Si vous avez la moindre question, n’hésite pas. [Votre nom]
    • On en reparle très vite ? [Votre nom]
    • J’espère avoir de vos nouvelles prochainement. [Votre nom]

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Quelques exemples de mails de relance prospect

Pour terminer, et parce que les illustrations valent toujours mieux que n’importe quelles explications, voici quelques exemples d’emails de relance prospect.

Email de relance – Exemple #1

 

Bonjour [Nom du prospect],Puis-je vous appeler rapidement [Date] à [Heure] ?

Bien à vous,

[Votre nom]
PS : Je pense que cet article vous intéressera: [Lien]

Email de relance – Exemple #2

 

Bonjour [Nom du prospect],

Je n’ai pas de nouvelle de vous depuis la semaine dernière, lorsque je vous ai contacté pour obtenir les coordonnées de la personne en charge de [Rôle] dans votre entreprise.

Pourriez-vous m’indiquer à quelle personne m’adresser ?

Merci d’avance,

[Votre nom]

Email de relance – Exemple #3

 

Bonjour [Nom du prospect]

je vous ai contacté il y a quelque temps pour évoquer la stratégie de prospection commerciale de [Nom de l’entreprise du prospect]. Je suppose que vous ne m’avez pas répondu pour l’une de ces trois raisons :

• Cela ne vous intéresse pas.
• Vous avez trouvé une autre solution pour [Action liée à la prospection commerciale].
• Vous êtes un super-héros dans votre deuxième vie et avez été trop occupé à résoudre des crimes pour me répondre.

Si l’une de ces raisons est la bonne, je pense que nous devrions entrer en contact.

Merci,

[Votre nom]

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Email de relance – Exemple #4

 

Bonjour [Nom du prospect],J’ai essayé de vous contacter pour savoir s’il n’y avait pas un rapprochement possible entre notre expertise et vos objectifs en matière de [Challenge, Activité].

Si vous n’êtes pas intéressé ou qu’une autre personne serait mieux habilitée à me répondre, je vous invite à me le faire savoir.

Est-ce que cela vous intéresserait d’échanger 5 à 10 minutes ensemble pour identifier les éventuels  partenariats possibles entre nos deux sociétés ?

Si non, qui me recommanderiez-vous de contacter ?

Merci à vous,

[Votre nom]

Email de relance – Exemple #5

 

Bonjour [Nom du prospect],Ce message fait suite à l’email que je vous ai envoyé [Date]. Aucun membre de votre équipe ne m’a recontacté depuis. Si vous êtes intéressé pour échanger ensemble, je vous invite à me communiquer les dates qui vous arrangeraient.

Si non, quelle est la personne la plus adéquate pour parler de ces sujets ?

Merci pour votre aide,

[Votre nom]

Email de relance – Exemple #6

 

Bonjour [Nom du prospect]J’ai essayé de vous joindre par téléphone et vous ai laissé un message sur le répondeur. J’aimerais parler de [Sujet] avec vous. Je vous invite à me recontacter au [Numéro de téléphone] ou à m’envoyer un petit message su vous en avez l’occasion.

Merci !

[Votre nom]

Et voilà ! Evidemment, faire du copié-collé n’aurait aucun sens. Mais nous espérons que ces exemples vous aideront à optimiser vos emails de relance prospect. C’était en tous le but :