Comment créer une belle signature d’email professionnelle

Laisser une bonne dernière impression est toujours difficile. Le faire à la fin d’un email l’est encore plus. C’est pourquoi nous cherchons toujours à améliorer notre signature d’email, en particulier lorsque nous changeons d’emploi, obtenons une promotion ou que nous avons un doute sur la qualité de notre signature actuelle.

Avoir une signature d’email de qualité attire l’attention de vos destinataires et fait plus professionnel. Si vous cherchez à améliorer votre signature d’email, cet article est fait pour vous. Nous allons vous présenter quelques exemples de signatures réussies afin de vous montrer ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter. Nous vous donnerons à la fin quelques outils pour personnaliser et optimiser facilement votre signature d’email professionnelle. Découvrez tous nos conseils.

#1 Limiter la signature d’email à 3 ou 4 lignes de texte

Il ne faut pas trop réfléchir, ne pas se prendre la tête. Votre signature d’email doit contenir trois éléments incontournables : votre prénom/nom, votre fonction (optionnel) et votre votre entreprise (avec un lien vers le site web) et enfin le numéro de téléphone. Ce n’est pas très compliqué au final. Voici un exemple :

Une fois que vous aurez ce format de base, vous avez plusieurs options d’enrichissement. Vous pouvez en choisir une ou deux pour donner plus de personnalité à votre signature d’email. Nous allons vous les présenter.

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Comment personnaliser sa signature d’email professionnelle : 3 exemples

Voici trois manières d’enrichir la signature d’email basique ci-dessus.

#1 Les liens vers vos comptes sociaux professionnels

Vous pouvez ajouter votre profil LinkedIn à votre signature, ou bien votre profil Twitter. Voici un exemple, celui de Loren Boyce, Directrice des Talents chez Yesware. Elle met en avant plusieurs comptes sociaux pour maximiser les chances d’entrer en relation avec les meilleurs candidats. Il est logique, étant donnée la fonction qu’elle assure au sein de son entreprise, de faire de tous ses réseaux sociaux des points de contact.

#2 Partager un produit ou des contenus

Vous avez créé un produit dont vous êtes fier et que vous voulez partager au monde entier ? Vous avez publié un article de blog qui met en avant votre expertise et vos compétences ? Pourquoi ne pas le partager dans votre signature d’email, comme le fait Aaron Ross dans cet exemple :

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#3 Un call-to-action

Par call-to-action, nous vous parler d’une ligne de texte qui incite vos destinataires à accomplir une action. Il peut s’agir de n’importe quelle action : réserver une démonstration, s’inscrire à un événement, téléchargement un livre blanc, etc. Voyez par comment Elise Musumano, de Yesware toujours, utilise sa signature d’email pour encourager les gens à visiter le blog de son entreprise :

Attention, lister tous vos numéros de téléphone, toutes vos adresses emails, tous vos réseaux sociaux est absolument à éviter. Plus vous mettrez de liens dans votre signature d’emails, moins il y a de chances que vos destinataires cliquent dessus. C’est un phénomène psychologique connu sous le nom de « paradoxe du choix » : plus on a de choix possible, moins on choisit. Voici un exemple de signature d’email à ne surtout pas reproduire (il s’agit d’un exemple fictif pour le coup !) :

15 lignes…Imaginez ce que cela doit être de lire cette signature sur un écran de mobile !

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Pourquoi il faut éviter de mettre son adresse email dans sa signature d’email

Indiquer son adresse email dans…sa signature d’email ? L’idée est absurde si l’on y réfléchit bien, déconcertante, mais pourtant si commune. C’est comme si un collègue qui vous présentait à quelqu’un disait « Salut Quentin, je te présente Yassine » et que Yassine répondait « Salut, Yassine, enchanté ». Mettre son email dans sa signature d’email revient à peu près au même. C’est inutile parce que l’adresse email de l’expéditeur est toujours affichée et que, par ailleurs, le destinataire a juste à cliquer sur « Répondre » s’il veut vous répondre. Utilisez l’espace de votre signature d’email pour ajouter des informations ou des éléments plus utiles : liens vers vos comptes sociaux, nom du blog de votre entreprise, portfolio, etc.

Inclure une image (et ne pas hésiter à utiliser des images en couleur)

C’est bien connu, les gens mémorisent plus facilement les images que les textes. Mais il y a des images que l’on retient plus que d’autres, celles qui montrent des visages souriants en font partie. Prenez ce beau paysage de montagne :

Ce paysage a beau être magnifique, vous l’oublierez dans 10 secondes. Par contre, il y a beaucoup plus de chances que vous vous souveniez de ce visage :

Des études scientifiques, donc très sérieuses, ont en effet montré que les images dont on se souvenait le plus étaient celles qui montraient des personnes. D’autres études ont montré que l’on retenait plus facilement les images en couleurs que celles en noir et blanc. Conclusion : n’hésitez pas à utiliser des photos en couleurs dans votre signature d’email pour vous démarquer et retenir l’attention de vos destinataires.

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Intégrer le « Envoyé depuis mon iPhone »

Une étude anglo-saxonne réalisée il y a quelques années a montré qu’ajouter un « Envoyé depuis mon iPhone » dans la signature de son email avait tendance à augmenter la crédibilité perçue des emails contenant des fautes d’orthographe. Ce que cette étude a montré par ailleurs, c’est que les emails bien rédigés, sans faute d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation renforçaient considérablement la crédibilité de l’expéditeur, indépendamment de la présence ou non de l’élément « Envoyé depuis mon iPhone ». Les destinataires sont donc beaucoup plus tolérants vis-à-vis des entorses à la langue quand il y a cette mention.

Les destinataires sont plus tolérants vis-à-vis des fautes lorsque l’email est rédigé depuis un mobile. N’hésitez donc pas personnaliser la signature des emails envoyés depuis votre appareil mobile. Vous n’êtes pas forcément obligé d’utiliser le classique « Envoyé depuis mon iPhone », vous pouvez créer votre propre signature d’email mobile. Voici quelques exemples originaux :

• iPhone. iTypos. iApologize.
• Envoyé depuis mon smartphone, pardonnez-moi les fautes d’orthographe
• Email envoyé par [Votre nom]. Typo envoyé par mon iPhone.
• Excusez-moi pour la tpyos, cet email est envoyé depuis mon iPhone.
• Envoyé depuis mon iPhone. Pardonnez la brièveté, la typo et le manque de nuance du message.

3 générateurs de signatures d’email à essayer

La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez même pas besoin d’intégrer toutes ces remarques et tous ces conseils pour créer votre nouvelle signature d’email professionnelle. Vous pouvez utiliser une application pour ça. Tout simplement. Nous en avons sélectionné 3. Nous vous invité à les tester.

#1 Weadvocacy

Weadvocacy est une solution de signature mail qui permet en quelques clics d’harmoniser l’ensemble des signatures emails des collaborateurs d’une entreprise. L’administrateur peut personnaliser très facilement les signature à l’aide d’un éditeur et d’une base de bibliothèques personnalisables.

La force de l’outil est surtout qu’il permet de créer des campagnes de communiscation(internes ou externes) qui apparaissent sous la forme de bannières en dessous des signatures.

#2 WiseStamp

WiseStamp est un générateur gratuit de signature d’email professionnelle qui s’intègre directement à votre client email et charge automatiquement de beaux designs et des signatures personnalisées dans votre fenêtre d’édition.

En utilisant WiseStamp, vous pouvez très facilement ajouter une photo, un flux RSS qui pousse votre dernier article de blog ou post social, etc.

#3 Newoldstamp

Si vous voulez une signature d’email unique, originale, alors nous vous conseillons d’utiliser Newoldstamp. Vous pouvez choisir parmi 18 templates de signature d’email, personnaliser le format, les couleurs, les polices, intégrer votre photo, vos liens vers vos réseaux sociaux, etc. Cet outil est vraiment très complet. Il est en revanche payant, et plutôt cher ($24 par an pour une signature…).

Si vous ne voulez pas utiliser ces générateurs, en raison de leur caractère payant par exemple, vous pouvez très bien créer votre signature manuellement. Vous trouverez sur internet les ressources pour :

• Créer une signature d’email dans Gmail
• Créer une signature d’email dans Outlook
• Créer une signature d’email dans Yahoo Mail!
• Créer une signature d’email dans Mail (Apple)

Vous avez maintenant toutes les clés en mains pour réaliser une signature d’email professionnelle classe et efficace. Plus qu’à trouver les adresses email de vos prospects et lancer vos campagnes de prospection!