Como elaborar uma Folha de Prospectiva Eficaz: Dicas e Exemplos

Imagem Fogos De Artifício

A folha de chumbo é a principal ferramenta de trabalho de suas equipes de vendas. Projetar uma boa folha de chumbo para facilitar o acesso a informações-chave e acelerar as interações de vendas pode melhorar significativamente o desempenho em toda uma organização.

Embora possa parecer um pouco longo e complexo, ao escolher as informações certas e usar as ferramentas certas, fazer boas folhas de chumbo pode ajudar sua estratégia de vendas a decolar.

O que é um arquivo de prospectos? Que dados devem ser incluídos e onde você pode encontrá-los? Que ferramentas você deve usar para construir e gerenciar seus arquivos de prospectos?

Explicamos tudo neste artigo.

Prospecto: Definição e usos

Tabela De Imagens

Folha de prospectiva: uma definição simples

Definição

Em seu uso mais comum, o arquivo de prospecto é um documento que contém todas as informações úteis para as equipes de vendas sobre um prospecto. O objetivo é fornecer uma visão geral de todas as informações disponíveis e acionáveis sobre um determinado prospecto durante as trocas de vendas.

Prospecto Ficha de prospecto VS

O arquivo de prospecto contém informações sobre um único prospecto, enquanto que em um arquivo de prospecto (ou cliente), você tem uma lista de informações sobre vários clientes que você classificou por critérios.

O importante é que existe uma noção de visualização e uso direto dos dados no caso do arquivo (e não do arquivo). O arquivo de prospectos é, portanto, :

  • Dados do arquivo de prospecção para um único prospecto
  • Mas também a formatação destes dados em um documento (geralmente uma página web em seu software CRM) para acessar as informações de forma rápida e fácil.

Atenção

Aqueles que lhe dizem que a folha de chumbo é uma ferramenta de marketing provavelmente não entenderam o conceito de visualização de dados.

Em marketing, quase nunca trabalhamos na escala de um prospecto ou cliente individual, trabalhamos apenas com segmentos (grupos de clientes ou prospects). No entanto, a noção de um arquivo de prospectos se refere claramente a um prospecto individual. É, portanto, uma ferramenta de vendas, não uma ferramenta de marketing. A distinção é fundamental.

O que faz uma boa folha de prospecção?

É claro que cada organização tem seus próprios critérios para avaliar uma boa folha de prospecção, mas há algumas coisas que são essenciais:

  • Acessibilidade dos dados: Não se trata simplesmente de listar todas as interações de seus potenciais clientes com sua empresa sem qualquer priorização, o que seria completamente estéril. Os dados devem ser estruturados, organizados e priorizados de forma a permitir aos leitores (SDRs & Account Managers) acesso rápido e fácil às informações.
  • A utilidade dos dados: Pode parecer óbvio, mas a folha de chumbo é usada por seus vendedores que fazem ligações telefônicas e enviam e-mails, e afogá-los em muitos dados inutilizáveis é contraproducente. Os dados incluídos na folha de chumbo devem ser cuidadosamente selecionados, e todos devem informar um comportamento ou ação.
  • Qualidade dos dados: Qualidade dos dados refere-se à capacidade de uma organização de ter e manter dados viáveis. Mais amplamente, os dados de qualidade incluem ser completos, precisos, consistentes, válidos e disponíveis. Nós lhe dizemos mais aqui: Qualidade de dados - Definição & melhores práticas no marketing B2B
  • Facilidade de atualização: Mesmo com a melhor qualidade de dados e processos de enriquecimento em seu CRM, você terá certamente problemas para atualizar os dados. Permitir que suas equipes de vendas atualizem o arquivo de um prospecto significa simplesmente que as informações coletadas manualmente não são perdidas.

Folha de prospecção: Que dados alimentá-la?

Exemplo de especificações CRM
Preparamos um Modelo de especificação CRM completo com um exemplo detalhado. O modelo é composto de 6 partes:
  • Apresentação do contexto
  • Apresentação do atual sistema CRM
  • Apresentação dos objetivos do projeto
  • Grelha de requisitos funcionais
  • Detalhes dos requisitos não-funcionais
  • Organização do projeto
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A primeira distinção fundamental a ser feita é entre o próprio prospecto - a pessoa, o ser humano - e a empresa que ele ou ela representa.

Em seguida, podemos categorizar os dados de prospecção em 4 famílias principais:

1. Informações sobre a qualificação da empresa

O desafio é determinar se a empresa pertence ao seu ICP (Perfil de Cliente Ideal), ou seja, se é o tipo de organização na qual você deseja investir seus esforços de vendas e marketing, durante um determinado período de tempo.

Indo mais além

Nós lhe dizemos tudo sobre como criar um ICP (Perfil de Cliente Ideal) e a diferença entre ICP e Comprador Persona no marketing B2B.

Estas são as informações de qualificação razoavelmente padrão, tais como :

  • Número de funcionários
  • Receitas e resultados
  • Número de estabelecimentos e/ou franquias
  • Localização e tamanho dos escritórios
  • Conhecidos concorrentes, fornecedores, clientes, parceiros, etc. e seu status em relação a você.

Informações mais específicas ou sinais comerciais também podem ser adicionados, tais como :

  • Ferramentas utilizadas - por exemplo, CRM, ou CMS utilizado
  • Operações de capital (fusões, aquisições, captação de recursos, etc.)
  • Composição das equipes
  • Crescimento relativo das equipes

E você pode até mesmo definir seu KPI de acordo com um ponto de dados muito específico, como se você tem ou não um projeto de internacionalização, ou se você tem um número de telefone em seu website, ou se você recruta mais de 10 perfis técnicos diferentes, etc.

Estes dados de qualificação podem ser binários (Sim/Não) ou mais lineares. Por exemplo :

  • Menos de 1 milhão de euros de faturamento,
  • Entre 1 e 10 milhões de euros de faturamento,
  • Entre 10 e 50 milhões de euros de faturamento,
  • Mais de 50 milhões de euros em volume de negócios

Em todos os casos, é importante que o registro do cliente contenha o máximo de informações padronizadas possíveis para facilitar a leitura. Por exemplo, para o volume de negócios, utilizar intervalos para situar a empresa em vez de números exatos.

2. Informações transacionais

O histórico de vendas de uma organização alvo é fundamental para ajudar suas equipes de vendas a identificar as oportunidades certas.

Se for uma conta de cliente que existe há vários anos, o arquivo de prospecto (ou cliente) pode incluir o histórico de todas as compras feitas pela empresa, mas acima de tudo os vários elementos que permitem estruturar a conversa:

  • Categoria de produtos ou serviços adquiridos
  • Transações comerciais ou descontos aplicados às compras
  • Trocas com o serviço de suporte ao cliente

Não há necessidade de incluir todos os e-mails, telefone, chat, etc. O desafio é fornecer informações que possam ser acionadas. Por exemplo,

  • Data e natureza da última interação com o suporte ao cliente. Uma olhada rápida permitirá que sua equipe de vendas valide que o problema foi resolvido (ou não)
  • Compromissos ativos (subscrições, contratos em andamento, etc.)
  • Data e natureza do último pedido

3. Informações pessoais e de contato

Atenção

Os dados pessoais são estritamente regulamentados pela GDPR desde 2018, portanto, tenha cuidado para manter somente os dados pessoais de que você absolutamente precisa.

O sexo, orientação religiosa, última viagem, número de filhos, estado civil ou interesses de suas perspectivas não têm absolutamente nenhuma utilidade comercial.

Foco nos dados de contato (profissional), e no que pode ajudá-lo a vender.

Além disso, no caso de vendas complexas, uma empresa alvo tem vários prospectos (comitê de compras). A posição e o papel de cada prospecto no comitê de compras é obviamente um elemento fundamental do arquivo de prospectos. Reserve um tempo para estudar as seguintes informações:

  • Posição na empresa
  • Elementos como antiguidade, (suposto) peso na organização, etc., também podem ser muito valiosos, mesmo que sejam necessariamente deixados à apreciação qualitativa de cada indivíduo...
  • Relações e pontos em comum - ex-alunos da mesma escola, da mesma cidade, etc. Isto é geralmente referido como um "quebra-gelo" na prospecção
  • Histórico pessoal com a empresa (trabalhou lá, foi cliente em outra empresa, etc.)

4. Informações comportamentais

Isto se refere ao comportamento de seu prospecto individualmente (e não necessariamente em nome de sua empresa).

Aqui você pode incluir todas as informações sobre a capacidade de resposta a suas campanhas de prospecção, campanhas dee-mail marketing, páginas web visitadas em seu website, interesses declarados, white papers ou recursos baixados, etc.

Onde você pode encontrar os dados para seu arquivo de prospectos?

Exemplo de especificações CRM
Preparamos um Modelo de especificação CRM completo com um exemplo detalhado. O modelo é composto de 6 partes:
  • Apresentação do contexto
  • Apresentação do atual sistema CRM
  • Apresentação dos objetivos do projeto
  • Grelha de requisitos funcionais
  • Detalhes dos requisitos não-funcionais
  • Organização do projeto
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1. Comece com os dados que seus prospectos lhe dão voluntariamente

Há duas razões para isso:

  • A priori, se a relação comercial for séria, elas serão justas e consideradas úteis à relação comercial pelo prospecto - portanto, são fundamentais para você.
  • A maneira mais fácil e mais barata de obter informações é sempre perguntar.

Esqueça todos os truques de pseudocrescimento dos hackers que lhe ensinam como obter o estado civil do avô de seus potenciais clientes. É inútil, invasivo, e muitas vezes custa mais do que pedir um número de telefone celular.

Para obter dados sobre seus prospectos, comece conectando seus formulários de coleta ao seu software de CRM.

Mais importante, você deve pensar na coleta de dados como um processo recorrente, e não apenas quando uma nova pista é criada. Não há nada que o impeça de oferecer uma atualização do recurso que seus prospectos baixaram em troca de algumas informações adicionais, por exemplo.

2. Usar dados disponíveis publicamente

Mais uma vez, não estamos lhe dizendo para se tornar um especialista em cyberbullying. Ferramentas simples como o Linkedin são fontes de informação muito ricas:

  • Dê uma olhada no histórico de trabalho de seu potencial cliente. Onde ele (ou ela) já trabalhou antes, em que tipo de equipes? Que tipo de DNA? Ele ou ela é mais de um grande grupo ou de uma pequena organização? Mais operacional ou estratégico? Mais de um vendedor ou engenheiro?
  • Navegue pelo feed de suas atividades: os três últimos postos e as três últimas interações lhe dirão muito sobre os interesses atuais de seu potencial cliente.

Você também pode fazer uma simples busca no Google do nome de seu potencial cliente (com o nome da empresa se o nome for muito comum) para encontrar menções na imprensa ou um perfil profissional de um consultor independente, por exemplo. Todos estes são elementos realmente estruturantes para entender melhor sua perspectiva.

3. Enriqueça seus dados com fontes de dados externas.

Não entraremos aqui em muitos detalhes sobre este (vasto) assunto. Você deve saber que (quase) tudo pode ser obtido, mas que isso sempre tem um custo.

O desafio, portanto, não é apenas obter as informações corretas, mas acima de tudo, obtê-las no momento certo.

Por exemplo, obter a lista de ferramentas utilizadas para todas as suas bases de leads custaria muito, mas só é realmente útil para qualificar 10% de seus leads.

O maior problema no enriquecimento de dados é realmente construir um fluxo de enriquecimento progressivo para investir apenas nos leads certos.

Ferramentas para construir seu arquivo de prospectos

Software CRM projetado para os vendedores

Tela De Transmissão Canalizada

Escolha uma opção que melhore o acesso à informação para sua equipe de vendas.

Se você tiver menos de 20 pessoas em sua equipe de vendas, evite opções mais pesadas com uma experiência de usuário muito menos polida, como Hubspot ou Salesforce.

Na Salesdorado, geralmente recomendamos Pipedrive para ciclos de vendas de mais de 3 meses e noCRM para ciclos de vendas de menos de 3 meses.

OZoho CRM também desenvolveu um recurso específico para otimizar o registro de prospectos (ou clientes): Zoho Canvas

Ferramentas de captura de chumbo

Tela Optinmonster

A maioria dos softwares de CRM permite a criação de formulários de coleta de chumbo bastante avançados e lida muito bem com isso.

Mas você pode ter necessidades mais específicas ou avançadas, e usar ferramentas especificamente projetadas para coletar dados. Aqui estão alguns exemplos:

  • Forma de letra: Para projetar formulários de coleta desenhados profissionalmente com perguntas condicionais em poucos minutos. Alguns preferem Jotform, que consideramos um pouco mais complexo, e não realmente mais poderoso.
  • Papercups ou Intercomunicadores: O bate-papo ao vivo é uma maneira poderosa de coletar leads diretamente de seu website.

Opinião do Salesdorado

Recomendamos muito o Papercups, que é imbatível em termos de custo-benefício. A Intercom é antes a líder no campo, mas com um preço líder ...

  • Optinmonster: Para montar campanhas pop-up, e outros dispositivos de captura de chumbo em um site. Existem muitas ferramentas no mercado, Optinmonster é de longe o líder.
  • Outgrow: Você pode usar ferramentas como o Outgrow para construir questionários, ou ferramentas de estimativa para coletar leads. Muito eficiente, e muito fácil de obter um resultado muito qualitativo.

Ferramentas para encanamento

Tela Integromat

Você precisará de uma ferramenta para preencher a lacuna entre todas essas ferramentas e seu software de CRM.

O Integromat é uma alternativa (muito mais poderosa) ao Zapier para gerenciar todos os seus fluxos de dados.

Existem ferramentas muito mais avançadas como a Segment ou Octolis sobre este assunto, mas isto é geralmente reservado para operações de vendas e marketing mais complexas.

Ferramentas de enriquecimento de dados

Informações Sobre A Sociedade

Aqui há dois tipos principais de ferramentas:

  • Algumas ferramentas permitem que você obtenha dados que de outra forma poderia obter manualmente, indo aos websites de seus potenciais clientes, LinkedIn, etc.

Este é o caso do Capitão Data, por exemplo, que é uma ferramenta muito completa para obter muitos dados e enviá-los para seu software de CRM (ou em outro lugar). O PhantomBuster permite que você faça o mesmo tipo de coisas, mas mais lentamente, e é mais caro.

  • Outras ferramentas como o Societeinfo dão acesso a um conjunto de dados mais difícil (infogreffe, SIREN, etc.) e a dados de contato direto. Você também pode olhar oApollo.io ou Clearbit para os mercados não francófonos.

5 exemplos de fichas de liderança em software CRM líder de mercado

Exemplo de especificações CRM
Preparamos um Modelo de especificação CRM completo com um exemplo detalhado. O modelo é composto de 6 partes:
  • Apresentação do contexto
  • Apresentação do atual sistema CRM
  • Apresentação dos objetivos do projeto
  • Grelha de requisitos funcionais
  • Detalhes dos requisitos não-funcionais
  • Organização do projeto
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Exemplo de um arquivo de prospecto completo sobre Pipedrive

Folha De Prospectos Do Pipedrive

No Pipedrive, a interface oferece para ver seus campos personalizados com um olhar na barra à esquerda. Na parte superior, você pode adicionar uma nota, lembrete ou e-mail num relance, e você tem uma lista de todos os eventos passados logo abaixo.

Exemplo de um arquivo completo de prospectos no Hubspot

Folha De Prospecto Do Ponto Central

O registro do cliente é muito semelhante, com todas as informações na coluna da esquerda, e um resumo de suas interações com o cliente acessível na barra superior. Seu ícone de perfil no canto superior esquerdo permite agendar compromissos, chamadas ou enviar e-mails.

Exemplo de uma folha de prospecto personalizada com Zoho Canvas

Folha De Prospecto Do Zoho

Na tela Zoho Canvas você também encontra todas as informações do cliente no lado esquerdo, mas também as informações do agente. A interface bastante intuitiva se concentra nas informações-chave do cliente e não nas interações.

Um registro de prospecto na Salesforce

Folha De Chumbo Da Salesforce

A folha de chumbo da Salesforce pode parecer mais difícil de ler à primeira vista, mas permite situar o cliente em seu ciclo de vendas, desde a prospecção até a conversão, graças a uma linha de tempo. De cima para baixo, você também pode encontrar todas as informações sobre o cliente, assim como toda sua atividade.

Um registro de prospecto no CRM FreshWorks

Folha De Prospecto De Produtos Frescos

No CRM da FreshWorks, você tem todas as informações de seus clientes no centro, seguidas de suas recentes conversas com eles. A coluna da direita é onde você pode adicionar notas ou lembretes.

Interações do leitor

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