Notre avis sur Zoho Projects

Pour ceux qui cherchent un logiciel de gestion de projet flexible et abordable, Zoho Projects est la solution idéale. On y retrouve toutes les fonctionnalités attendues d’une solution de gestion de projet tout en bénéficiant des avantages de l’écosystème Zoho. En effet, le vrai plus de Zoho Projects, c’est la très large marketplace d’intégrations.

Zoho Projects reste cependant un peu limité dans ses fonctions de time tracking et de gestion des ressources. On vous en dit plus dans cet article!

Mon avis sur Zoho Projects en résumé

• Rapport qualité prix : non seulement Zoho Projects fait partie des logiciels de gestion de projet gratuits, mais même ses plans proposent un rapport qualité-prix assez imbattable pour les fonctionnalités proposées, avec un tarif vraiment bas (et d’autant plus en annuel).
• Ecosystème Zoho : c’est le vrai atout – Zoho Projects est inclus dans tout l’écosystème Zoho (on le voit dans les intégrations notamment : CRM, Invoice, People, Docs, Mail…) – pour les gens qui veulent centraliser et simplifier avec l’utilisation d’un seul outil ou presque c’est idéal!

• Manque de profondeur fonctionnelle : c’est le pendant du bon rapport qualité prix – on va moins loin que d’autres logiciels de gestion de projet sur beaucoup de points (time tracking et gestion des ressources notamment) – donc ce n’est pas adapté pour des structures qui ont des gros besoins (et des projets complexes).

Zoho Projects : Aperçu des fonctionnalités

Avant toute chose, il faut spécifier que Zoho Projects présente l’immense avantage d’être disponible en français, contrairement à certains logiciels de gestion de projet.

Gestion et planification des tâches

Quand vous vous connectez, vous accédez à votre tableau de bord personnalisé qui vous montre un instantané de vos projets, des statuts des tâches ou des budgets qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez ajouter un widget “État des tâches” qui affiche à la fois un graphique circulaire et un nombre brut de tâches ouvertes et fermées. 

Vous pouvez ensuite créer vos projets sur Zoho Projects: contrairement à d’autres logiciels, pas de modèle préexistant ici, vous pouvez tout personnaliser. Zoho Projects va très loin dans le détail des tâches: en plus des dates de début et de fin, vous pouvez indiquer combien d’heures par jour une personne doit y consacrer.

Pour les plans payants, les tâches sont aussi dotées de minuteurs intégrés, et vous pouvez indiquer si le temps passé est facturable ou non. Si plusieurs personnes travaillent sur une même tâche, elles peuvent rentrer un pourcentage d’achèvement.

Zoho Projects vous permet de définir des dépendances de tâches, qui sont plus faciles à créer à partir d’un diagramme de Gantt: vous pouvez aussi les relier grâce à une ligne pour éviter des conflits entre les tâches.

Comme souvent les logiciels de planification, Zoho Projects propose plusieurs formes différentes de gestion des tâches, des listes de tâches standardes aux tableaux Kanban, sans oublier les diagrammes de Gantt.

Chaque tâche a des paramètres de priorité ainsi que des dépendances pour vous aider à décider quelles tâches vous devez accomplir en premier.

Une fonctionnalité clé de Zoho Projects est un rapport de gestion des ressources (pour Premium et Enterprise uniquement) qui vous permet de voir la charge de travail des membres de votre équipe sous forme de frise chronologique.

Contrairement à un tableau classique des logiciels de gestion de projet, des barres de différentes couleurs vous permettent de visualiser pour indiquer quand une personne n’est pas affectée à une tâche ou au contraire est affectée à trop de tâches.

Dans la section Suivi du temps, vous pouvez définir vos heures de travail et saisir vos jours de congés.

Communication et collaboration

Zoho Projects offre de nombreux outils de communication et de collaboration, que vous pouvez choisir de garder ou non lors de la configuration initiale, si par exemple votre équipe utilise déjà une application de messagerie autre et que vous ne souhaitez pas qu’il y ait confusion.

Dans le cas inverse, Zoho Projects propose un outil de messagerie instantanée qui permet d’échanger directement sur les projets en cours. Pour les communications asynchrones, vous avez des forums mais aussi des mises à jour de statuts pour informer vos collègues de ce sur quoi vous travaillez.

Il existe une fonction “flux d’activités” qui vous permet de voir toutes les activités d’un projet dans l’ordre chronologique inverse. Niveau collaboration, les tableaux de bord d’équipe permettent de voir directement où en est chacun dans l’avancement de ses tâches.

L’intégration avec Zoho Meeting est également très pratique pour éviter de passer par des applications tierces. Dans les petits plus de Zoho, il y a aussi le fait que les notifications soient interactives: vous pouvez commenter directement les tâches depuis la boîte de notification.

Le partage de documents est hyper simple, que ce soit à partir des sections de commentaires des tâches ou dans la zone de stockage centralisée dans le menu de gauche.

Time Tracking

Comme tout logiciel de time-tracking, Zoho Projects propose un minuteur intégré à chaque tâche (avec des limites de temps au cas où vous oublierez de l’éteindre). Vous pouvez enregistrer ce temps comme facturable ou non.

Pour suivre votre productivité, vous avez accès à des rapports dédiés. Les administrateurs peuvent gérer les autorisations des employés, notamment en ce qui concerne l’enregistrement d’heures déjà passées et le nombre maximum d’heures enregistrées.

Sur cette fonction de time-tracking, Zoho Projects va cependant bien moins loin que d’autres logiciels, bien qu’il propose les outils essentiels.

Les avis des clients sur Zoho Projects

Dans l’ensemble, les clients jugent que Zoho Projects est un logiciel extrêmement complet pour la gestion de projet, en particulier au niveau de la collaboration et de la communication. Zoho Projects récolte également beaucoup d’avis positifs sur les nombreuses intégrations rendues possibles par la suite Zoho. Dans les points faibles, ces différentes intégrations complexifient parfois l’onboarding de Zoho Projects qui n’est pas toujours intuitif à utiliser, ce que déplorent ses utilisateurs.

Le support client chez Zoho Projects

Le support client chez Zoho Projects n’est pas révolutionnaire mais il est très complet et surtout, il est disponible dans plus de 20 langues, dont le français, ce qui est assez rare.

Il offre de nombreuses ressources, que ce soit pour les utilisateurs de Zoho Projects mais aussi pour les développeurs. Parmi ces ressources, on trouve:

• Des ressources écrites pour l’onboarding, des FAQs pour résoudre les problèmes les plus courants
• Un forum et une communauté assez active d’utilisateurs de Zoho Projects
• Des tutoriels vidéos et des études de cas pour apprendre à vous servir de Zoho Projects
• Des vidéos YouTube et Webinaires avec des experts de Zoho Projects
• Une boussole de la productivité : c’est un outil qui vous oriente pour améliorer la productivité, de la gestion de projet et la collaboration à la culture du lieu de travail et au comportement organisationnel.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans tout cela, il reste une adresse mail à contacter sur le site. Pour les développeurs, Zoho Projects met à disposition un guide API pour comprendre et intégrer le service Zoho Projects avec des applications tierces ainsi qu’un guide pour créer vos propres extensions.

La marketplace d’intégrations Zoho Projects

Un des points forts de Zoho Projects, c’est de faire partie de la suite Zoho, d’où l’importante marketplace d’intégrations.

• Zoho apps: accès à tout l’écosystème Zoho, de l’outil de vidéoconférence Zoho Meetings à Zoho Books ou Zoho Invoice
• Gestion de documents: Zoho Projects fonctionne aussi avec la suite Google dont les applications de gestion de documents comme Google Drive, mais aussi Dropbox, Onedrive, Box, etc.
• Messagerie: pour la communication, Zoho Projects s’intègre à toutes vos applications de messagerie, que ce soit Slack, Gmail, Teams.

Zoho Projects : les tarifs

Niveau tarifs, Zoho Projects propose 3 plans, qui sont tous les trois assez abordables au vu de la profondeur fonctionnelle offerte:

• Plan gratuit jusqu’à 3 utilisateurs et 2 projets, avec un espace de stockage limité, ce plan est plutôt réservé à un usage personnel ou pour découvrir l’outil. Cela reste un très bon outil de gestion de projet gratuit, mais si vous avez besoin de plus d’utilisateurs, on vous recommande plutôt Asana.
• Plan Premium: 5€/utilisateur/mois. Disponible pour 50 utilisateurs et 20 projets, il permet d’accéder aux diagrammes de Gantt, des tâches récurrentes, des intégrations plus avancées (comme Zoho Accounting). C’est le plan idéal pour les TPE/PME.
• Plan Entreprise: 10€/utilisateur/mois. Sans limites d’utilisateurs ni de projets, ce plan vous donne accès à des fonctions personnalisées comme les dépendances de tâches ou un domaine spécifique à l’entreprise.

Les principales alternatives à Zoho Projects

Zoho Projects présente bien des avantages à certains égards, mais si vous hésitez, il existe cependant de nombreuses alternatives:

• Des mastodontes de la gestion de projet et donc des logiciels plus polyvalents fonctionnellement (notamment en termes de time tracking, de gestion des ressources, etc.) : Monday, Wrike, Clickup, Asana
• Des logiciels de gestion de projet très poussés niveau collaboration et communication: des plateformes collaboratives comme Trello ou Notion
• De la gestion de projet spécialisée dans un secteur ou dans un type de projet: Teamwork pour les agences et entreprises de services, Jira pour la gestion de projets agiles, Airtable pour les inconditionnels d’Excel, Basecamp pour les organisations full-remote