Las mejores herramientas para gestionar sus correos electrónicos entrantes

En la mayoría de los casos, las bandejas de entrada centralizadas, como [email protected] o [email protected], siguen basándose en la asignación manual o semiautomática de las solicitudes. Sin embargo, existe una amplia gama de programas informáticos que pueden optimizar estos procesos y aumentar así la eficacia y el rendimiento. En este artículo, le ayudaremos a tomar la decisión correcta. Le presentamos siete de las mejores herramientas del mercado para gestionar sus correos electrónicos entrantes.

¿Qué es un buen software de gestión del correo electrónico entrante?

Gestión centralizada de la bandeja de entrada

La posibilidad de gestionar fácilmente direcciones de correo electrónico como [email protected] e [email protected] es una característica común de las herramientas de gestión del correo electrónico entrante.

Tener acceso a todas las bandejas de entrada compartidas en una ubicación central permite a su equipo responder más rápidamente y evitar que los correos electrónicos se pierdan.

La asignación de nuevos correos electrónicos a un agente específico permitirá que cada agente sepa de qué es responsable, evitando así respuestas duplicadas y correos electrónicos sin procesar.

Asignación automática de mensajes entrantes

¿Ha tenido alguna vez ese momento incómodo en el que se da cuenta de que dos personas de su equipo no sólo han contestado dos veces al mismo cliente, sino que le han dado información diferente?

Con el software de gestión del correo electrónico entrante, puede evitar este tipo de escenario asignando tickets a las diferentes personas que deben responder.

Para evitar confusiones, las entradas pueden asignarse mediante reglas de enrutamiento o pidiendo a los usuarios que se asignen manualmente a los correos electrónicos que se encuentran en la parte superior de la cola.

Respuestas automáticas

La mayoría de las herramientas de correo electrónico entrante permiten utilizar respuestas estandarizadas y en su mayoría automatizadas. Especialmente en el caso de las solicitudes más sencillas, pueden ayudar a su equipo a dar respuestas más rápidas para que puedan centrarse en la satisfacción del cliente.

De hecho, es mejor mantener todas las fuerzas presentes al responder a los correos electrónicos negativos. Las respuestas estandarizadas también ayudan a garantizar la coherencia en todo el equipo al utilizar respuestas ya validadas.

Almacenamiento de todas las comunicaciones

El uso de notas o de comunicaciones archivadas para incluir información importante directamente en cada correo electrónico no sólo ahorra tiempo, sino que es sencillamente esencial si quiere ofrecer respuestas personalizadas a sus clientes.

Toda la información relevante será visible para su equipo, simplificando todo el proceso. La mayoría de las herramientas de gestión del correo electrónico entrante permiten acceder a todos los intercambios ya realizados para que los demás miembros del equipo tengan el contexto completo.

A través de este almacenamiento de datos, también podrá ver los datos que aparecen en varios de sus archivos. Podrá deduplicar los datos de sus clientes.

Informes: fundamentales para optimizar sus procesos de venta

Aunque no todas las herramientas para la gestión de sus correos electrónicos entrantes ofrecen la funcionalidad de informes, es algo estupendo de tener.

El seguimiento de los tiempos de respuesta y el rendimiento del correo electrónico puede ayudarle a mantenerse centrado en su objetivo, a decidir si necesita más ayuda y a descubrir las áreas que debe mejorar para alcanzar su objetivo final de conseguir aún más clientes.

#1 FrontApp

Convierta su correo electrónico en un servicio de asistencia para ofrecer una atención al cliente aún más personalizada. Front reúne los correos electrónicos y los mensajes de todos los canales (correo electrónico, chat, redes sociales, SMS) en una bandeja de entrada colaborativa del equipo.

Responda 3 veces más rápido con flujos de trabajo automatizados, acceda a los datos de los clientes directamente en su bandeja de entrada y a un sólido análisis con funciones avanzadas de elaboración de informes. Ya sea en el PC o en la aplicación móvil de Front, el uso de este servicio es muy sencillo y nunca querrás estar sin él.

Puedes utilizar Frontapp de forma gratuita durante 7 días. Los planes de pago empiezan por 9 dólares al mes. Con esta tarifa, puedes :

• Tener bandejas de entrada individuales
• Benefíciese de 3 canales de equipo (1 correo electrónico, 1 chat, 1 red social)
• Asignar y @mencionar
• Definir 3 reglas básicas

Si quieres funciones más avanzadas, como integraciones completas o informes, tendrás que optar por el plan Prime, de 49 dólares al mes por usuario.

Visite el sitio web de FrontApp

#2 OutPost

Outpost es una herramienta diseñada para equipos pequeños, para que pueda trabajar con bandejas de entrada generales, independientemente del proveedor de correo electrónico que utilice. El número de direcciones de correo electrónico conectadas es ilimitado (incluso si están alojadas en diferentes lugares (Gmail, Office 365, etc.)

La herramienta también incluye notas internas que pueden ayudar a sus compañeros a reducir el número de correos electrónicos enviados entre los representantes. Las alertas de Outpost le ayudarán a ver quién está trabajando en un correo electrónico, evitando que dos personas respondan al mismo mensaje.

Puede utilizar OutPost de forma gratuita durante 14 días. Si opta por la versión de pago, OutPost le costará 12,50 dólares al mes. Por este precio, puedes establecer asignaciones de correo electrónico, escribir notas internas, tener plantillas de respuesta o acceder a los análisis.

Visite el sitio web de OutPost

#3 eDesk

Con eDesk, los usuarios tienen una visibilidad instantánea del panorama general de sus operaciones de atención al cliente. La información sobre clientes, productos y envíos se actualiza constantemente para ofrecer a los agentes datos fiables.

Toda la información relevante del cliente se muestra en una pantalla completa, lo que permite a los agentes ofrecer una asistencia impecable y personalizada en todo momento. eDesk dirige los tickets, las llamadas y las consultas a los agentes que tienen las herramientas y la experiencia para responder rápidamente.

Si tiene un sitio de comercio electrónico, eDesk también es para usted. Ofrece un servicio de atención al cliente totalmente diseñado y adaptado al comercio electrónico. Proporciona a estas empresas una potente plataforma que les ayuda a centralizar y gestionar todas sus operaciones de asistencia, información, herramientas y demás.

En cuanto al precio, eDesk ofrece una prueba gratuita de 14 días. Los planes de pago empiezan a partir de 35€ al mes (facturación anual). Por este precio, obtendrá entradas y plantillas ilimitadas o asistencia por correo electrónico. Para obtener las funciones más interesantes, recomendamos el paquete “Profesional” a 69 euros al mes (cuota anual).

Visite el sitio web del eDesk

#4 MissiveApp

Missive es un cliente de correo electrónico con todas las funciones que le permite gestionar su correo electrónico entrante. La filosofía de la empresa es que “la parte del correo electrónico de la aplicación debe ser tan buena que los usuarios quieran poner todas sus cuentas de correo en ella”.

Con esto en mente, Missive muestra todas tus cuentas de correo electrónico, incluyendo las privadas, en un solo lugar. Missive es compatible con todas las configuraciones de correo electrónico para que puedas gestionar la bandeja de entrada del equipo, así como las cuentas de Facebook, Twitter e incluso los SMS desde un solo lugar. El pequeño inconveniente es que no tendrás acceso a la funcionalidad de informes.

Una ventaja importante es que puedes utilizar MissiveApp de forma gratuita y sin límites de tiempo. Aunque el almacenamiento de tu correo electrónico estará limitado a 15 días, es un buen punto de partida. Si quieres mejorar, puedes optar por el plan Starter a 10 dólares al mes (almacenamiento de tus correos electrónicos durante 6 meses) o el plan Productive a 15 dólares al mes (almacenamiento ilimitado en el tiempo).

Visite el sitio web de MissiveApp

#5 Hubspot CRM

Hubspot CRM es realmente uno de los mejores software de CRM del mercado. Al inscribirse en este CRM gratuito, obtendrá acceso a la herramienta de conversación, que incluye la posibilidad de conectar los alias de correo electrónico de su equipo a una bandeja de entrada compartida.

Al vincular sus alias de correo electrónico a la bandeja de entrada compartida, conectará a sus equipos de ventas, marketing y atención al cliente en un solo lugar para que puedan ver, gestionar y responder a todas las conversaciones sin “colisiones”. Como los correos electrónicos del equipo están integrados con el CRM gratuito de HubSpot, tendrán acceso inmediato a la información de contacto y podrán elaborar respuestas eficaces y personalizadas.

HubSpot también ofrece herramientas de productividad gratuitas que proporcionan rápidamente a tus clientes las respuestas que necesitan mediante plantillas, respuestas predefinidas y documentos, sin salir de tu bandeja de entrada. En resumen, una riqueza excepcional de funcionalidades disponibles de forma gratuita.

Visita el sitio web de Hubspot CRM

#6 Zendesk

Zendesk es más que un simple servicio de asistencia. Su CRM permite organizar los procesos, los flujos de trabajo y el seguimiento del compromiso de los clientes. El software por sí solo puede convertir sus enormes volúmenes de datos de soporte en un tesoro de pistas, oportunidades e información.

Zendesk le ayuda a consolidar estos datos y a aprovecharlos para construir o mantener relaciones a largo plazo con sus clientes. Zendesk es un conjunto completo de aplicaciones de soporte que puede adaptar a medida que crecen las necesidades de su negocio. Incluye un servicio de asistencia, un chat en directo, una base de conocimientos y un portal comunitario.

En cuanto a los precios, Zendesk ofrece una prueba gratuita (no se especifica la duración). Los planes de pago comienzan a partir de 5 euros al mes y por agente. Por este precio, tendrá acceso, entre otras cosas, al historial de interacciones o a las fichas de información de cada prospecto. Si desea funciones más avanzadas, como análisis e informes detallados, opte por la versión “Profesional”, de 49 euros al mes por agente. Se trata de un software CRM de primera línea con una versión gratuita.

Visita el sitio web de Zendesk

#7 Grupos de Google

Grupos deGoogle es un servicio centrado en la comunicación y la colaboración. Según Google, se trata de una herramienta con la que “puedes enviar un correo electrónico a todos los miembros de un grupo con una sola dirección, invitar a un grupo a un evento o compartir documentos con ese mismo grupo”.

También puede crear un foro en línea para debatir un tema popular o responder a preguntas sobre un producto. Estas son algunas de las principales características de Grupos de Google:

• Puede crear y utilizar listas de correo para enviar boletines a sus clientes o comunicados a todo su equipo.
• También puedes crear un foro en el que los miembros del grupo puedan interactuar entre sí. Suele estar dividido en temas, lo que ha llevado a algunos equipos a adaptarlo para compartir tareas.
• Grupos de Google no fue diseñado originalmente para ser una bandeja de entrada compartida, pero muchos equipos se están adaptando para utilizarlo con este fin. La bandeja de entrada colaborativa de Google consiste en un grupo en el que las personas pueden enviar correos electrónicos a un alias, y estos correos se distribuyen a un equipo. Por ejemplo, imagine que los clientes envían correos electrónicos a “[email protected]” pidiendo ayuda. Todas las personas de su equipo de atención al cliente recibirán estos correos electrónicos y podrán responder a ellos.

Si utilizas GSuite, Grupos de Google es una solución extremadamente fácil de usar. Sin embargo, no tendrá la profundidad funcional (sin informes, por ejemplo) en comparación con las otras herramientas de esta lista. Por último, Google Groups sólo funciona en Gsuite y cuesta 6 dólares al mes por usuario.

Visita el sitio web de Grupos de Google