Las 15 mejores plataformas de colaboración

Según un estudio de 2021 realizado por Wakefield para Slack, el 79% de los usuarios afirma que su plataforma de colaboración es muy importante para su trabajo.

Pero cuando hablamos de plataformas colaborativas, nos referimos a herramientas de gestión de proyectos, comunicación y edición de documentos.

Aunque este tipo de solución ofrece un verdadero valor añadido a los equipos que buscan estructurarse y mejorar sus comunicaciones (tanto internas como externas), las plataformas disponibles en el mercado no tienen todas las mismas funcionalidades y, por tanto, no todas responden a las mismas necesidades.

Por eso hemos dividido nuestras 15 plataformas de colaboración favoritas en tres secciones, en función de las necesidades de su organización: herramientas de gestión de proyectos, herramientas de comunicación y herramientas de edición de documentos.

¿Por qué elegir una plataforma colaborativa?

La comunicación corporativa siempre ha sido un verdadero quebradero de cabeza. Pero Covid19 y el teletrabajo generalizado han propiciado la aparición de soluciones digitales innovadoras para compensar la ausencia de reuniones e intercambios cara a cara.

Las plataformas colaborativas pretenden reducir el uso del correo electrónico y la proliferación de reuniones centralizando la comunicación para que sea más rápida y eficaz. Desde 2019, plataformas como Slack, MS Teams y Google Workspace se han ido abriendo paso en el día a día de los empleados de las empresas.

Aunque la situación se ha normalizado, muchas organizaciones siguen utilizando estas herramientas. El estudio realizado para Slack en 2021 informa de que el 78 % de los responsables de la toma de decisiones de TI afirman que seguirán utilizando este software.

De hecho, las plataformas colaborativas responden a una necesidad muy arraigada de centralizar los intercambios dentro de las empresas, que las redes sociales corporativas, muy en boga hace diez años, no conseguían satisfacer.

¿Cómo elegir la plataforma de colaboración adecuada?

La tendencia de los últimos meses ha sido hacia el sistema operativo (SO) de trabajo. El paralelismo debe establecerse con lo que en el mundo del software se conoce como Sistema Operativo: Windows, Mac OS, Linux, Chrome OS, etc. Es la base sobre la que se construye e instala el resto del software.

El sueño sería un software que aglutinara todas las comunicaciones, la gestión de proyectos y los documentos de una empresa: un espacio de trabajo digital.

Pero la idea de que una sola herramienta pueda de repente hacer eficientes todas sus comunicaciones empresariales es un poco exagerada.

En la vida real, lo mejor es detallar sus necesidades en relación con sus problemas internos existentes, para encontrar la herramienta que le proporcione las mejores soluciones:

• Integrar a nuevos miembros en su equipo de proyecto es un verdadero quebradero de cabeza? Las plataformas especializadas en gestión de proyectos(Monday, Wrike) son las que necesitas.
• ¿Tiene problemas para centralizar todos sus datos? Recurrir a plataformas dedicadas a la gestión interna de documentos(Notion, Google Drive).
• ¿No encuentra el camino entre las conversaciones procedentes de sus diferentes canales de comunicación? La solución ideal sería una plataforma dedicada a mejorar sus intercambios (Slack, Microsoft Teams).

Las 5 mejores plataformas de colaboración para gestionar mejor los proyectos

#1 Monday: El líder indiscutible en gestión de proyectos

En Salesdorado, consideramos que Monday es el líder en gestión de proyectos: es un software excelente que ofrece una amplia gama de funciones (integraciones, herramientas de planificación, etc.), incluidas funciones avanzadas de colaboración.

Monday ofrece un panel de control colaborativo, con funciones bastante avanzadas, como la posibilidad de mostrar la programación de todo tu equipo durante un periodo de tiempo definido (también es un muy buen software de seguimiento del tiempo).

La versión gratuita de Monday Projects permite el uso de herramientas de brainstorming y planificación por parte de 2 colaboradores, y hasta 1000 tareas.

La versión de pago, a partir de 9 euros/mes/usuario, permite beneficiarse de un número ilimitado de visitantes gratuitos, tareas y proyectos ilimitados, así como de varias vistas del proyecto en formato Kanban, tablero o calendario.

#2 Clickup: El aspirante de moda de Silicon Valley

Cuando se trata deherramientas gratuitas de gestión de proyectos, Clickup es una de las mejores soluciones del mercado: el plan gratuito ofrece funciones bastante avanzadas (integraciones, automatizaciones, etc.) para un número ilimitado de proyectos y usuarios.

Y lo mejor de todo es que Clickup también ofrece magníficas funciones de colaboración: pizarras interactivas, mensajería instantánea, software Gantt para mostrar las dependencias entre distintos proyectos, por nombrar sólo algunas.

El plan gratuito es funcionalmente muy avanzado, pero está limitado a 100 MB de almacenamiento. Después, son 5 $/mes/usuario para el primer plan de pago.

#3 Wrike: La gran máquina integral

Wrike es un paquete de software de gestión de proyectos que ha lanzado recientemente una serie de funciones avanzadas de colaboración, ideales para proyectos complejos en los que participan varios equipos diferentes.

¿Qué marca la diferencia? Funciones de seguridad muy avanzadas para un paquete de software que sigue siendo bastante fácil de aprender, y funciones de planificación bastante avanzadas.

Wrike ofrece un plan gratuito que es funcionalmente profundo, pero limitado a 2 GB de almacenamiento por cuenta, a continuación, un primer plan a 9,8 $/mes/usuario con más funciones de integración y automatización, y un plan Business a 24,80 $/mes/usuario.

#4 Basecamp: El único software de tarifa plana del mercado

Basecamp es un veterano de la gestión de proyectos y, como tal, ofrece multitud de funciones de colaboración muy prácticas tanto para equipos pequeños como grandes.

Entre sus principales funciones se incluyen herramientas avanzadas de mensajería instantánea para sesiones de brainstorming, así como check-ins automáticos que envían preguntas a tu personal del tipo “¿Cómo va la campaña de marketing?”.

El plan gratuito de Basecamp está limitado a 3 proyectos, 20 usuarios y 1 Gb de almacenamiento. Basecamp es único en el sentido de que sólo hay un plan de pago por uso de 99 dólares al mes para acceder a todas las funciones del software, sin límites de usuarios o proyectos.

#5 Trabajo en equipo: ideal para agencias y empresas de servicios

Teamwork es la plataforma de colaboración ideal para agencias y empresas de servicios. Puedes llevar fácilmente un seguimiento de los proyectos de los distintos miembros de tu equipo y planificar juntos las tareas a realizar.

¿El que más? Su aplicación de mensajería instantánea es adecuada tanto para la colaboración interna como externa. Basecamp también ofrece un espacio en el que puedes compartir tus ideas y pedir opiniones a otros miembros de tu equipo.

La versión gratuita de Teamwork está limitada a 5 usuarios, pero permite utilizar todas las herramientas básicas de colaboración. Para desbloquear este límite, puedes pasar a la versión de pago de 10 euros al mes.

Las 5 mejores herramientas de colaboración para gestionar mejor los documentos

#1 Notion: El líder innovador que dinamiza sus documentos

Notion es una de nuestras plataformas de colaboración favoritas. Y por una buena razón: elimina por completo la noción de documento estático. Se crea un espacio de trabajo, se gestionan las reglas de acceso y se construye una verdadera arquitectura navegable para acceder a una página o tabla determinada (el equivalente de un documento).

Se trata de un paquete de software modular, todo en uno, realmente ideal para reunir toda la información de su empresa en un mismo espacio de trabajo colaborativo, con la posibilidad de que varias personas trabajen en sus documentos, calendarios, tablas Kanban, etc.

Sin embargo, su versión gratuita ha sido diseñada como una herramienta individual, con un número ilimitado de páginas y bloques, pero que sólo puedes compartir con un máximo de 5 usuarios.

Si buscas una plataforma colaborativa por encima de todo, te recomendamos la versión de pago a partir de 4 dólares al mes, que te da acceso a espacios de trabajo colaborativos y a un número ilimitado de invitados.

#2 Google Drive: Compartir documentos de forma eficaz dentro del paquete de Google

Google Drive es, obviamente, la herramienta de colaboración esencial a la hora de editar documentos. Es una herramienta extremadamente sencilla e intuitiva que te permite compartir y modificar todo tipo de documentos en tiempo real con otros miembros de tu equipo.

La verdadera ventaja de Google Drive es que forma parte del paquete de Google y, como tal, se integra a la perfección con muchas de las herramientas que ya utilizas, desde Gmail hasta Google Calendar.

La segunda ventaja es su precio, ya que la suite de Google es gratuita y te da acceso a todas sus herramientas.

#3 Microsoft 365: Ideal para los fans del paquete Office

Microsoft 365 es el equivalente de Google Drive para los usuarios del paquete Office. En cuanto a la colaboración, esta herramienta basada en la nube te permite editar documentos con otros miembros de tu equipo, desde tu ordenador o desde su aplicación móvil.

La verdadera ventaja es la integración con Microsoft Teams, laherramienta de videoconferencia que te permite compartir todos estos documentos colaborativos durante tus reuniones.

La lista de precios es un poco compleja de entender, pero en general, para las empresas, el 1er plan ronda los 5 euros/mes y da acceso a todas las herramientas de la suite de Microsoft.

#4 Miro: La pizarra virtual colaborativa que hará las delicias de habituales y novatos

Miro no es la más clásica de las plataformas de colaboración. Ofrece una pizarra en la que varias personas pueden trabajar simultáneamente: pueden añadir archivos e imágenes, dibujar, fijar notas, etc.

La verdadera ventaja, aparte de su atractivo diseño, es la posibilidad de realizar llamadas a través de Miro con el displayboard delante, de modo que puedes comentar con tus compañeros la diversa información que aparece en el displayboard.

La versión gratuita de Miro es bastante interesante, ya que no tiene límite de usuarios. Sin embargo, sólo ofrece 3 marcadores, a diferencia del primer plan de pago de 8 $/mes/miembro, que ofrece un número ilimitado de marcadores, así como funciones de personalización de marcadores más avanzadas.

#5 Canva: La galería de plantillas colaborativas ideal para los equipos de comunicación

Canva es una herramienta de creación de documentos muy conocida por sus bonitas presentaciones, pero también por sus potentes funciones de gestión de plantillas.

Es ideal para que un equipo de comunicación gestione todo lo que producen los demás equipos: puede proporcionarles fácilmente las plantillas y directrices gráficas adecuadas.

En cuanto a los precios, la versión gratuita de Canva es bastante avanzada pero limitada en cuanto a los diseños que ofrece. A los equipos les conviene optar por la versión de pago, a partir de 109,99 euros/año/persona, que desbloquea todos los límites del plan gratuito.

Las 5 mejores herramientas de colaboración para mejorar la comunicación

#1 Slack: El software esencial para una comunicación fluida

Cuando se piensa en herramientas de comunicación empresarial, es difícil no mencionar Slack. Esta plataforma colaborativa es muy popular, y con razón: simplifica los intercambios con sus equipos dividiéndolos en diferentes canales en función del tema.

Slack es superintuitivo: las integraciones con Google Drive permiten arrastrar y soltar documentos, y Slack también integra aplicaciones web como Trello.

Pero la mayor fortaleza de Slack es su popularidad entre las comunidades de desarrolladores, que han creado un enorme número de aplicaciones para mejorar la experiencia Slack. Un uso muy clásico es el Slackbot: se trata de un robot que envía automáticamente un mensaje en Slack cuando se cumplen determinadas condiciones. Por ejemplo, para notificar a sus equipos de ventas (o incluso directamente a la persona adecuada) cuando se rellena un formulario en su sitio web, o para notificar a sus equipos de atención al cliente cada vez que se publica una reseña de un cliente en una plataforma pública como Google Maps o Trustpilot.

En cuanto a los precios, la versión gratuita es ideal para equipos pequeños con funciones de comunicación bastante básicas. Si no, tendrás que pasarte a los planes de pago, a partir de 6,25 euros/persona/mes, para desbloquear todos los límites de usuarios.

#2 Microsoft Teams: comunicación atractiva y simplificada dentro del paquete Office

Microsoft Teams ofrece una gran alternativa a Slack para los fans del paquete Office. Se trata de una sólida herramienta de comunicación que se integrará con todas sus aplicaciones, desde Word hasta Skype Empresarial, sin olvidar Microsoft 365.

Se trata, pues, de una herramienta todo en uno, que se distingue de sus competidores por una opción de videoconferencia muy convincente, que puede iniciarse directamente desde el chat.

La versión gratuita de Microsoft Teams es muy adecuada como herramienta de comunicación interna, pero si además quieres aprovechar las ventajas de una verdadera herramienta de videoconferencia, entonces el paquete de pago, desde 4 dólares/mes/usuario, es más adecuado porque desbloquea todos los límites de tiempo y usuarios.

Telar #3: ideal para resolver problemas internos en un tiempo récord

En Salesdorado, utilizamos mucho laextensión chrome Loom para resolver nuestros problemas internos de forma muy eficiente. Esta herramienta te permite grabar vídeos desde tu ordenador y luego compartirlos a través de un simple enlace.

Es la herramienta ideal para fomentar la formación a distancia y transmitir información muy rápidamente mediante un simple vídeo.

En cuanto a los precios, Loom ofrece una versión freemium limitada a 25 usuarios, 100 vídeos y un máximo de 5 minutos por vídeo. Entonces tendrás que optar por el plan de pago, a 8 dólares al mes.

#4 tl;dv : La grabadora de reuniones que le ahorra un tiempo precioso

Tl;dv es una útil extensión de Chrome que graba y transcribe tus reuniones de google meet & zoom y te permite añadir notas.

Entre sus principales funciones se incluye la posibilidad de marcar la hora de los momentos importantes de la reunión en directo y compartir al instante resúmenes totalmente contextualizados con tu equipo para que puedan ponerse al día en cuestión de minutos.

La ventaja de esta herramienta es que la versión gratuita es muy completa. También ofrecen una versión premium a 20 $/mes/usuario, que da acceso a funciones de grabación muy avanzadas, pero que no son necesariamente necesarias para equipos pequeños.

#5 Claap: El nuevo chico del barrio que hará que tus comunicaciones sean cristalinas

Claap es una start-up francesa que ha lanzado su herramienta de colaboración remota: se trata de una inteligente mezcla entre Slack y Loom, y la herramienta se basa en la comunicación empresarial asíncrona.

En resumen, se trata de una plataforma colaborativa en la que compartes vídeos grabados de tu trabajo con tu equipo, y todos pueden anotarlos y responder con otro vídeo de forma asíncrona. La idea es ir mucho más allá de las conversaciones escritas o las videollamadas.

El plan gratuito es muy completo, pero los vídeos están limitados a 15 minutos. Las versiones de pago cuestan a partir de 10 $/mes/usuario.