Crie um plano de prospecção em 6 etapas para aumentar suas vendas

A prospecção é a força vital de qualquer negócio.
No entanto, quantas start-ups e PMEs lançam seus negócios sem um plano de prospecção adequado?
Porque, sim, a prospecção precisa ser planejada, organizada e fazer parte de uma estratégia real.
Neste artigo, você verá como estruturar um plano de prospecção de A a Z. Quer você tenha uma equipe de um vendedor ou de várias dezenas, este guia lhe dará as ferramentas necessárias para criar uma máquina de prospecção eficaz e escalável.
Já se foi o tempo em que você atirava aleatoriamente na esperança de atingir o alvo.
Ao seguir essas seis etapas para criar seu plano de prospecção, você poderá implementar uma estratégia de prospecção que converte, mede e melhora continuamente.
Você está pronto para criar uma máquina de leads sólida?
Vamos começar!

Etapa 1: Defina seus objetivos de prospecção

Antes de mergulhar de cabeça na prospecção, reserve um tempo para definir claramente seus objetivos.
Essa é a base de qualquer plano de prospecção eficaz.
Sem objetivos precisos, você corre o risco de navegar às cegas, desperdiçando tempo e recursos.

Definir objetivos usando o método SMART

Seus objetivos de prospecção devem ser SMART, ou seja, específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e com prazo determinado:
Específicos, mensuráveis, atingíveis, realistase com prazo determinado.
Esqueça as intenções vagas como “Quero mais clientes”.
Em vez disso, busque objetivos concretos, como “Obter 20 compromissos qualificados por mês com tomadores de decisão de PMEs do setor de tecnologia nos próximos três meses”.

Aqui estão alguns exemplos de objetivos SMART para sua prospecção:

• Gerar 50 leads qualificados por mês via LinkedIn até o final do trimestre
• Aumentar a taxa de conversão de seus e-mails de prospecção de 2% para 5% em 2 meses
• 10 compromissos com clientes potenciais que correspondem ao seu KPI toda semana

Para cada objetivo, defina subobjetivos intermediários.
Por exemplo, se você pretende obter 50 leads qualificados por mês, estabeleça uma meta de 15 leads por semana.
Isso permitirá que você monitore seu progresso e ajuste sua estratégia ao longo do caminho, se necessário.

Alinhe seus objetivos de prospecção com seus objetivos gerais de vendas

Seus objetivos de prospecção não devem estar desconectados da realidade do seu negócio.
Eles devem fazer parte de sua estratégia geral de vendas.
É nesse ponto que muitas start-ups e PMEs erram: elas estabelecem metas de prospecção sem levar em conta sua capacidade real de gerenciar e converter os leads gerados.
Faça a você mesmo estas perguntas essenciais:

• Qual é a sua meta de vendas para o ano?
• Quantos novos clientes você precisa adquirir para atingir esse objetivo?
• Qual é a taxa média de conversão de leads em clientes?
• Qual é o valor médio de um cliente durante sua vida útil (LTV)?
• Quantos leads sua equipe de vendas pode gerenciar com eficiência?

A partir daí, você pode determinar quantos leads qualificados precisa gerar a cada mês, semana ou dia para atingir seus objetivos.
Aqui está um exemplo concreto: digamos que seu objetivo seja atingir um faturamento de 1 milhão de euros este ano.
Sua cesta de compras média é de € 10.000, portanto, você precisa de 100 novos clientes.
Se a sua taxa de conversão de leads/clientes for de 10%, isso significa que você precisa gerar 1.000 leads qualificados ao longo do ano, ou cerca de 83 por mês.
Não defina apenas metas quantitativas.
Inclua também objetivos qualitativos em seu plano de prospecção de vendas. Por exemplo:

• Melhore a qualificação de seus leads para aumentar sua taxa de conversão
• Reduzir o tempo médio entre o primeiro contato e a assinatura
• Aumentar a satisfação de seus clientes potenciais com o processo de vendas

Não tenha medo de ser ambicioso, mas seja realista.
Metas fáceis demais não levarão você a se destacar, enquanto metas inatingíveis correm o risco de desmotivar sua equipe.

Etapa 2: Identifique e segmente seu grupo-alvo

Você definiu seus objetivos – muito bem!
Agora você precisa descobrir exatamente quem será seu alvo.
A prospecção eficaz é, acima de tudo, uma prospecção direcionada.

Crie seu perfil de cliente ideal (ICP)

O ICP (Ideal Customer Profile) é a carteira de identidade da empresa ideal para a qual você deseja vender.
Não se trata de uma pessoa, mas de uma organização que obtém o máximo valor de seu produto ou serviço.
Para definir seu KPI, faça a você mesmo estas perguntas:

• Em que setor a empresa atua?
• Qual é o tamanho da empresa (número de funcionários, faturamento)?
• Onde você está localizado geograficamente?
• Quais são seus principais desafios e objetivos?
• Qual é o seu nível de maturidade tecnológica?

Desenvolva suas buyer personas

Depois que você tiver definido seu KPI, entre em mais detalhes criando suas buyer personas.
Esses são perfis típicos dos tomadores de decisão em seu KPI.
Para ajudar você a entender a diferença com o KPI e a relação entre os dois, preparamos um artigo sobre o assunto: KPI vs. Buyer Personas.

Para cada buyer persona, detalhe :

• Sua posição e responsabilidades
• Objetivos profissionais e pessoais
• Seus principais desafios diários
• Seus critérios de decisão de compra
• Suas fontes de informação favoritas

Não hesite em criar várias personas.
Em uma empresa, várias pessoas podem estar envolvidas no processo de compra.

Segmentar sua base de clientes potenciais

Agora que você tem seu KPI e suas buyer personas, é hora de segmentar sua base de clientes potenciais.
A segmentação permitirá que você adapte sua abordagem a cada grupo para maximizar suas chances de conversão.
Aqui estão alguns critérios clássicos de segmentação, que ainda são a base para o B2B:

• Tamanho da empresa (VSE, SME, ETI, Key Account)
• O setor empresarial
• Localização geográfica
• O nível de maturidade de sua oferta
• Potencial de receita

Etapa 3: Escolha seus canais de prospecção

Agora você sabe quem é o seu alvo.
A próxima etapa é determinar como você pode alcançá-los de forma eficaz.
É nesse ponto que os canais de prospecção entram em ação.

Avaliar os diferentes canais

Há muitos canais de prospecção diferentes, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens:

• A prospecção telefônica oferece uma troca direta e personalizada com seus clientes em potencial, mesmo que às vezes possa ser percebida como intrusiva se não for tratada adequadamente.
  Para evitar que você caia nessa armadilha, descubra as chaves para uma prospecção telefônica bem-sucedida.
• A prospecção por e-mailtem a vantagem de ser barata e fácil de automatizar, mas pode sofrer com baixas taxas de abertura em caixas de entrada sobrecarregadas.
• A venda socialespecialmente por meio do LinkedIn, estabeleceu-se como um excelente meio de fazer networking e estabelecer sua experiência.
  Mas lembre-se de que essa abordagem leva tempo para que você crie uma presença on-line confiável.
• As feiras e os eventos oferecem a oportunidade de conhecer um grande número de clientes em potencial qualificados em um curto espaço de tempo, mas podem ser caros e consumir muito tempo.
• Finalmenteo inbound marketing atrai clientes em potencial que já estão interessados em sua área de especialização, mas pode levar algum tempo para que você veja os resultados.

Adote uma abordagem multicanal

A abordagem multicanal, que envolve a mobilização de vários canais em seus esforços de prospecção, aumenta as chances de você alcançar seus clientes potenciais onde eles são mais receptivos.
Aqui está um exemplo de uma sequência multicanal:

• Dia 1: Conexão com o LinkedIn + mensagem personalizada
• Dia 3: E-mail de apresentação
• Dia 5: Chamada telefônica
• Dia 7: Envio de conteúdo valioso por e-mail
• Dia 10: Chamada de acompanhamento

Adapte seus canais às suas metas

Nem todos os canais funcionam da mesma forma para todos os alvos.
Use suas buyer personas para determinar os canais mais relevantes para cada segmento. Por exemplo:

• As jovens empresas iniciantes geralmente são mais receptivas às redes sociais
• Contas importantes podem exigir uma abordagem mais formal, combinando e-mails e chamadas telefônicas.
• Às vezes, é mais fácil entrar em contato com as profissões liberais por telefone

Teste diferentes combinações de canais e meça os resultados.
Com o tempo, você poderá identificar as sequências mais eficazes para cada segmento do seu público-alvo.
E não se esqueça: seja qual for o canal que você escolher, a qualidade da sua mensagem é fundamental.
Certifique-se sempre de que você está agregando valor ao seu cliente potencial, em vez de simplesmente vender seu produto ou serviço.
A escolha dos canais é uma etapa fundamental na construção de um plano de prospecção.
Ela deve ser bem pensada e alinhada com seus objetivos, sua meta e seus recursos.
Obviamente, não hesite em fazer experiências e ajustar sua abordagem de acordo com os resultados obtidos.
A cultura de testes deve estar no centro de sua estratégia de prospecção.

Etapa 4: Crie sua sequência de prospecção

Agora que você identificou seus alvos e escolheu seus canais, é hora de estruturar sua abordagem criando o que é conhecido como sequência de prospecção.
Esse é um elemento-chave do seu plano de prospecção.
Uma boa sequência permite que você interaja com seus clientes potenciais de forma coerente e relevante.
Ela aumenta suas chances de conversão.

Defina o número e a frequência dos pontos de contato

A primeira etapa é determinar quantas vezes e com que frequência você entrará em contato com seus clientes potenciais.
Não existe uma regra de ouro, mas aqui estão algumas diretrizes:

• Procure obter entre 6 e 12 pontos de contato durante um período de 3 a 4 semanas.
• No início, você deve espaçar as interações de 2 a 3 dias e, depois, aumentar gradualmente o intervalo.
• Ajuste a frequência de acordo com as reações de seus clientes potenciais.

Desenvolva conteúdo valioso para cada interação

Cada ponto de contato da sua sequência deve agregar valor ao seu cliente potencial.
Portanto, não repita seu discurso de vendas todas as vezes.
Pelo contrário, varie sua abordagem. Por exemplo:

1. Primeiro contato: Apresente-se brevemente e explique por que você está entrando em contato conosco.
2. Segundo contato: você compartilha conteúdo relevante (estudo de caso, white paper, artigo de blog) relacionado aos desafios do seu cliente potencial.
3. Terceiro contato: Você propõe uma chamada de descoberta para entender as necessidades específicas do cliente potencial.
4. Próximos contatos : Você alterna entre compartilhar conteúdo, pedir feedback e oferecer propostas de valor personalizadas.

Automatize determinados estágios de sua sequência

A automação pode aumentar muito a eficácia de sua prospecção, desde que seja usada de forma inteligente.
Entre os elementos clássicos que você pode automatizar:

• Envio de e-mails de acompanhamento
• Lembretes de chamadas a serem feitas
• Atualizar o status dos clientes potenciais em seu CRM
• Envio de conteúdo personalizado com base nas ações do cliente potencial

Mas tome cuidado para não automatizar demais.
As principais interações, como chamadas de descoberta ou respostas a perguntas específicas, devem permanecer pessoais.

Exemplo de uma sequência de prospecção B2B:

• Dia 1: E-mail introdutório personalizado
• Dia 3: Conexão com o LinkedIn + mensagem personalizada
• Dia 5: Ligação telefônica (se não atender, deixe uma mensagem de voz)
• Dia 8: E-mail com compartilhamento de conteúdo relevante (estudo de caso, white paper)
• Dia 11: Acompanhamento telefônico
• Dia 15: E-mail propondo uma reunião de descoberta
• Dia 20: Lembrete final pelo LinkedIn ou por e-mail

Não se esqueça de que uma sequência de prospecção não é imutável.
Você precisa experimentar diferentes abordagens, analisar os resultados e fazer ajustes contínuos.
O segredo é encontrar o equilíbrio certo entre persistência e respeito pelo cliente potencial.
Uma sequência de prospecção bem elaborada permite que você se mantenha na mente de seus clientes potenciais durante todo o ciclo de vendas.
Ela estrutura sua abordagem, garante um acompanhamento consistente e aumenta as chances de você transformar seus leads em clientes.
Reserve um tempo para projetá-la cuidadosamente e não hesite em refiná-la com o tempo em função de seus resultados.

Etapa 5: Prepare seus recursos e ferramentas

Você definiu seus objetivos, identificou suas metas, escolheu seus canais e criou sua sequência de prospecção.
Muito bem!
Mas antes de você mergulhar de cabeça, ainda falta uma etapa crucial: usar as ferramentas de prospecção certas e os recursos certos.
Essa é a chave para uma prospecção eficaz e escalável.

Crie seu banco de dados de clientes em potencial

Seu banco de dados é o coração da sua estratégia de prospecção.
Sem leads qualificados, até mesmo a melhor sequência do mundo será inútil.
Veja como você pode fazer isso:

1. Identifique suas fontes de dados: LinkedIn Sales Navigator, bancos de dados setoriais, diretórios profissionais, etc.
2. Enriqueça seus dados: Use ferramentas como a Clearbit para adicionar informações relevantes (e-mail, telefone, cargo exato) aos contatos do seu banco de dados.
3. Limpe seu banco de dados regularmente: exclua duplicatas, atualize informações obsoletas.
   Um banco de dados limpo garante uma prospecção eficaz.

Selecione as ferramentas certas

As ferramentas certas podem fazer a diferença entre uma prospecção tediosa e uma máquina bem lubrificada.
Aqui estão as essenciais:

• O CRM, que é o cockpit de sua prospecção. HubSpot, Pipedrive ou Salesforce são excelentes opções, dependendo de suas necessidades e tamanho.

• Ferramentas de automação de vendas, para gerenciar suas sequências de prospecção. Lemlist, Outreach e Reply.io são boas opções.
• Ferramentas de assinatura de e-mail, para assinaturas profissionais e rastreadas.
  Se você estiver interessado, comparamos os principais softwares de assinatura eletrônica.
• Ferramentas de agendamento de compromissos para facilitar a vida de seus clientes potenciais.
• Ferramentas de enriquecimento de dados, para preencher as informações que faltam sobre seus clientes potenciais.

Uma palavra de cautela: certifique-se de que todas as suas ferramentas se integrem bem umas às outras.
O objetivo é ter um fluxo de trabalho fluido, não gastar seu tempo fazendo malabarismos com diferentes plataformas.

Crie seus próprios scripts e modelos de mensagens

Ter modelos prontos para uso poupará a você um tempo precioso.
Com isso em mente, você pode preparar

1. De roteiros de chamadasO objetivo desses roteiros não é recitá-los palavra por palavra, mas fornecer uma estrutura a ser seguida.
2. De modelos de e-mailpara cada estágio de sua sequência de prospecção.
3. Mensagens do LinkedIn, para suas solicitações de conexão e acompanhamento (descubra como fazer uma prospecção bem-sucedida no LinkedIn).
4. Uma apresentação da sua empresa, por exemplo, um documento PDF claro e conciso que você pode enviar aos clientes em potencial interessados.

Forme sua equipe

Se você tiver a sorte de ter uma equipe de vendas, certifique-se de que ela esteja familiarizada com todas as ferramentas e recursos que você implementou.
Organize sessões de treinamento e crie um guia de práticas recomendadas.
Lembre-se de que a preparação é a chave para uma prospecção bem-sucedida.
Invista tempo na implementação de seus recursos e ferramentas e você colherá os frutos rapidamente.
Lembre-se: um bom vendedor passa mais tempo se preparando do que prospectando!

Etapa 6: Meça e otimize seu desempenho

Você chegou lá!
Seu plano de prospecção de vendas está pronto, seu pessoal de vendas está a postos e os primeiros resultados estão começando a aparecer.
Mas não descanse sobre os louros: a chave para uma prospecção eficaz a longo prazo é a medição e a otimização contínuas.

Defina seus KPIs de prospecção

Sem indicadores claros, é impossível saber se seus esforços estão dando frutos.
Aqui estão os KPIs essenciais que você deve monitorar:

1. Taxa de resposta: quantos clientes potenciais respondem às suas solicitações?
2. Taxa de qualificação: quantas das respostas realmente correspondem ao seu KPI?
3. Taxa de conversão de consultas: Quantos clientes potenciais qualificados aceitam um compromisso?
4. Taxa de conversão de oportunidades: quantos compromissos se transformam em oportunidades de vendas?
5. Custo por lead qualificado Quanto custa para você adquirir um lead qualificado?

Estabeleça um monitoramento regular

A medição só faz sentido se for regular.
Estabeleça rotinas de monitoramento:

1. Diariamente: número de contatos feitos, respostas recebidas.
2. Semanalmente: taxa de resposta, número de agendamentos feitos.
3. Mensalmente: taxa de conversão, custo por lead, análise de tendências.

Use painéis visuais em seu CRM para ter uma visão geral em um piscar de olhos.
Um plano completo de prospecção começa com o planejamento das ações e termina com a análise delas.

Iterar e melhorar continuamente seu plano

A prospecção não é uma ciência exata.
O que funciona hoje pode não funcionar amanhã.
É por isso que você precisa adotar uma abordagem de melhoria contínua.
Em seu plano de prospecção:

1. Teste abordagens diferentes: varie seus ganchos, seus canais, seus horários de contato.
2. Analise o que funciona (e o que não funciona): identifique as práticas recomendadas de seus melhores vendedores.
3. Treine sua equipe de forma contínua: compartilhe resultados e práticas recomendadas em reuniões regulares.

Ouça seus clientes potenciais e clientes

Por fim, não se esqueça da fonte mais valiosa de informações: seus clientes potenciais e os próprios clientes.
Peça regularmente a eles um feedback sobre seu processo de prospecção.
Do que você gostou?
O que os incomodou?
O feedback deles é uma mina de ouro para otimizar sua abordagem.

Conclusão

E aí está o que você precisa!
Agora você tem todas as chaves necessárias para elaborar um plano de prospecção digno desse nome.
Desde a definição dos objetivos até a otimização do desempenho, a identificação das metas e a criação da sequência, você tem todos os ingredientes necessários para transformar sua prospecção em uma verdadeira máquina de geração de leads qualificados.
Lembre-se: um bom plano de prospecção nunca é estático.
Ele evolui, se adapta e melhora com o tempo.
Não tenha medo de experimentar, de tentar novas abordagens, de questionar seus hábitos.
A chave para o sucesso está em sua capacidade de se adaptar rapidamente ao feedback do mercado.
Por fim, lembre-se sempre de que por trás de cada cliente potencial há um ser humano.
É claro que ferramentas, processos e KPIs são essenciais.
Mas nunca se esqueça da importância da empatia, da escuta e da personalização em sua abordagem de vendas.
Tendemos a nos esquecer disso com muita frequência, especialmente nos canais digitais!