Top 20 Des Meilleurs Logiciels De Cold Mailing

On distingue trois familles d’outils favorisant le cold mailing:

• Les outils de “mail merge”: des plugins Google Sheets et de micro-outils qui ne gèrent “que” l’envoi d’emails personnalisés et le reporting (léger).
• Les extensions Gmail ou Outlook qui apportent quelques fonctionnalités supplémentaires :envoyer plus tard, envoyer une séquence…
• Les “pure players” comme Woodpecker ou Lemlist. Des outils de prospection plus ambitieux, disposant d’une interface dédiée à vos campagnes de prospection.

Dans cet article, on vous propose notre avis sur 10 acteurs du marché, afin de vous aider à définir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Qu’est-ce qui fait un bon outil de cold mailing?

Le mythe de l’impact de ces outils sur la délivrabilité

L’ensemble de ces outils utilise votre compte Gmail ou Gsuite, votre domaine, vos signatures techniques et vos données de prospection. Les quatre principaux facteurs de la délivrabilité email sont ainsi en dehors de leur champ d’action.

Les technologies utilisées par chacun de ces outils ont un impact très léger sur les performances de vos campagnes email.

Lemlist a bien développé une fonctionnalité (Lemwarm) pour vous faciliter la vie quand vous créez un nouveau compte mail de prospection. Mais l’intérêt principal de la fonctionnalité est de « pré-chauffer » une adresse email, qui n’a aucun historique. Si vous savez ce que vous faites, vous pouvez exploiter l’historique d’une adresse email existante, active et réactive. Cela présente plus d’avantages que de risques d’endommager votre réputation. Dans ce cas, il est inutile de se tourner vers un outil type Lemwarm.

Surtout, le principe de “pré-chauffer” une adresse mail en envoyant et en ouvrant des emails revient à une sorte de “pod” que vous pouvez mettre en place vous même, ou en utilisant des outils gratuits de pré-chauffe comme celui de Gmass.

Les fonctionnalités d’automatisation

L’utilité principale des outils de cold mailing est d’envoyer des emails en fonction d’un ensemble de règles préétablies. Or, la fonctionnalité « mail merge » est aujourd’hui vieille de 20 ans. Elle n’apporte plus aucune valeur.

On peut écrire (voire trouver) un script Google Sheets qui fait exactement ça en 3 lignes. Ces scripts présentent les mêmes possibilités et fonctionnalités qu’un outil payant. De même, certains logiciels, comme YAAM ou PigeonMail le font gratuitement, pour 50 mails et 600 mails par jour.

En revanche, mettre en place des séquences, avec des conditions pour continuer ou interrompre les séquences en fonction des réponses qui sont faites (voire d’actions prises en dehors des emails, comme la visite de votre site web), c’est un peu devenu le coeur du sujet. Soyez donc attentifs aux deux éléments qui font un process d’automatisation:

1. Input: Qu’est-ce que le logiciel est capable de détecter? Visites sur le site web, réponses aux emails, est-ce que les données sont fiables, etc.
2. Output: Quels canaux est-ce que le logiciel vous permet d’exploiter. Pouvez-vous par exemple faire suite à un email sur Linkedin? Attention quand même avec le multicanal, à n’utiliser qu’en “dernier recours”, sur des campagnes, des messages, et des audiences éprouvées & validées.

Le reporting & les A/B test

L’A/B Testing facilite l’optimisation continue de ses emails (objet et contenu). Pour chaque campagne, on analyse les données qui remontent. Taux d’ouverture, taux de clics, et taux de réponses… Ces indications sont importantes, mais moins que le taux de réponses positives.

En fonction des résultats obtenus, il faut ajuster sa stratégie. L’objectif est de réaliser des campagnes tests, de les analyser et de les retravailler pour finalement obtenir de meilleures statistiques.

La gestion des contacts

Les outils de cold mailing ne s’occupent pas vraiment de ce sujet. Pour autant, la gestion des contacts reste essentielle. Le risque d’avoir un problème de dernière minute, lié à sa base de données est très présent.

Une liste parfaite, bien nettoyée et prête à être utilisée n’existe pas. C’est pourquoi il est préférable de trouver un outil permettant de la mettre à jour. Travailler ses contact, en ajouter un, en supprimer un… Cela doit être possible en quelques clics seulement.

Les intégrations

Un outil de cold mailing doit proposer des intégrations. Il doit s’intégrer à plusieurs logiciels afin de coller à l’ensemble de ses process. En amont, l’intégration CRM permet la génération de leads ou encore l’enrichissement de données.

En aval, elles permettent de développer une stratégie de scoring. Les intégrations permettent également le nurturing des leads ou encore le reportings et l’enrichissement de son CRM. Un constat valable pour les équipes inbound et outbound.

Apollo VS Woodpecker VS YAAM: Notre avis sur les leaders des outils de cold mailing

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Woodpecker: le plus intuitif

Née en 2015, Woodpecker est axée « Customer first ». Sa très forte croissance n’a pas entaché cette vision. Aujourd’hui encore, le support client est excellent. L’entreprise a réussi à garder un ADN simple, un produit et une interface ergonomique. Un outil qu’on apprécie beaucoup !

En termes d’automatisation, Woodpecker est l’un des leaders du marché. L’intelligence artificielle comprend très bien les emails reçus. Elle est capable de proposer et de relancer une séquence, sur les emails de vacances par exemple.

La fonctionnalité reporting de Woodpecker est extrêmement claire. L’utilisateur a accès à l’ensemble des données qui l’intéresse. L’un des meilleurs dashboard de l’ensemble des CRM et logiciels cold mailing, selon nous.

Woodpecker propose un tableau “Excel” éditable. Une technique simple et efficace, pour retravailler ses contacts. Vous modifiez vos données, en ajoutez ou en supprimez en quelques clics.

L’outil propose de nombreuses intégrations CRM. Pipedrive, Hubspot, Salesforce, les outils ne manquent pas et permettent d’utiliser WoodPecker sur un ensemble de logiciels et donc, de renforcer sa stratégie.

Emelia: une alternative intéressante aussi made in France

Récemment créé par l’agence Bridgers, Emelia est un outil simple mais efficace. Il reste moins ambitieux que certains concurrents. Cela se ressent d’ailleurs sur le prix. En somme, Emelia connaît nos attentes et nous permet d’y répondre vite et simplement.

Pour découvrir l’outil, un essai gratuit est disponible. L’abonnement lui est à 15 euros par mois. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 adresses mails, afin de maximiser vos chances de convertir.

Mailshake: un vétéran sur le sujet

À l’origine, Mailshake était un outil d’email marketing. En 2017, il devient un logiciel de cold mailing. Complet, l’outil propose de nombreuses fonctionnalités. Module de lead scoring, téléphonie intégrée, et beaucoup d’intégrations : il s’agit d’une valeur sûre.

Pour profiter de MailShake, deux solutions : le plan « Email Outreach » et le plan « Sales Engagement ». Le premier, est le plan basique. Il est proposé à 59 dollars par mois et par utilisateur. Le second, plus complet, est proposé à 99 dollars par mois et par utilisateur.

YAAM: restera toujours indispensable

Yet Another Mail Merge fonctionne simplement. La base de contact est sur un Google spreadsheet. Le template mail est un brouillon disponible sur Gmail ou Gsuite. L’utilisateur personnalise ensuite l’ensemble des champs dynamiques, ajoute des CC ou BCC etc…

L’outil propose un reporting assez basique. Il informe plutôt sur la santé de la campagne que sur les performances. YAAM offre 50 emails gratuits par jour. En revanche, concernant les automatisations, le logiciel est assez léger (Salesforce, Hubspot et Copper).

YAAM propose une formule complète, à 40 dollars l’année. Vous pouvez envoyer à peu près autant d’emails que vous le souhaitez sans jamais vous poser la question du volume. Un outil efficace et indispensable, notamment pour les petites campagnes.

Pigeon mail: puissant & prometteur

PigeonMail est une extension Google sheets, qui utilise votre compte Gmail ou Gsuite afin d’envoyer des mails. Via Gmail, vous pouvez envoyer jusqu’à 600 mails / jour. Ce chiffre grimpe à 2.100 pour un compte Gsuite.

Actuellement en version bêta, Gmass promet de belles fonctionnalités, comme le séquençage d’emails. La question du prix n’a pas encore été étudiée à ce stade.

SalesHandy: Plugin léger et costaud

SalesHandy est un outil puissant, destiné aux professionnels expérimentés, maîtrisant la prospection email. Il permet d’envoyer beaucoup de mails, plus rapidement, sans avoir à optimiser les autres aspects de sa prospection.

Un outil efficace et fonctionnel, qui surprend par son prix. Abordable, il est proposé à partir de 6 euros par mois et par utilisateur. Une version gratuite existe, pour le découvrir. Deux autres plans, le plan « Plus » et le plan « Enterprise » sont proposés à 16 et 40 euros par mois.

Gmass: Puissant, simple, et pas cher

Gmass se démarque par son approche simple et efficace. Accessible, l’outil responsabilise l’utilisateur. Il n’y a pas d’étapes 1, 2 ou 3 à suivre. À cela, s’ajoutent des micro-outils gratuits, comme « Lemwarm ». Gmass se concentre sur les véritables fonctionnalités email.

L’algorithme développé détecte le nom et prénom dans les adresses mails. Un moyen de faciliter la capture des champs et d’accélérer l’enrichissement de sa base de données. En revanche, Gmass ne propose que peu d’intégrations. Tout se fait via Google spreadhseets.

De même, l’outil ne propose aucun fichier CSV. Un avantage comparé à Lemlist ou Woodpecker qui forcent l’upload CSV. Un logiciel disponible à partir de 20 dollars par mois et par utilisateur. Un tarif qui offre l’accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’outil. Sans limite d’utilisation.

Mixmax: Un peu plus avancé, et un peu plus cher

MixMax est une extension Gmail. Contrairement à d’autres, l’outil apporte certaines fonctionnalités “commerciales”. On peut intégrer un calendrier dans ses emails, pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne.

Un outil complet, qui prend l’utilisateur par la main. On note toutefois que ces fonctionnalités, bien que nombreuses, restent moins structurantes qu’une bonne liste de contacts. L’outil permet toutefois d’aller loin.

Il est possible de découvrir MixMax par une version gratuite. Elle permet de suivre jusqu’à 100 emails par mois. La version payante débute à partir de 9 dollars par mois et par utilisateur.

Waalaxy: l’acteur du cross-canal

À l’origine Prospectin (devenu Waalaxy) était un outil de prospection sur Linkedin. Des fonctionnalités autour de l’email ont ensuite été ajoutées. Cela permet d’outrepasser la limite des 100 invitations LinkedIn par jour. Un outil léger, mais à considérer si Linkedin représente une part importante de votre stratégie de prospection.

Un essai gratuit est proposé, permettant de découvrir l’outil avant de faire son choix. Trois formules existent, la version “Business”, la version “Avancée” et la version “Pro”.

Lemlist: made in France

Lemlist est une solution française. Elle a fait le buzz en apportant énormément de contenu sur la question de la prospection. Efficace et désormais incontournable, l’outil reste un peu moins efficace que ce qui a été longtemps présenté.

Il s’agit d’un logiciel qui propose de nombreuses automatisations. L’utilisateur peut customer ses emails avec un « one-liner » unique pour chacun de ses prospects.

La fonctionnalité reporting elle, est solide. Pour autant, la présence de nombreux émojis dérange. Cela rend la lecture de ses statistiques, un peu désagréable.

La partie gestion des contacts est un peu légère. Certaines fonctionnalités « gadget », comme les photos ou vidéos personnalisées, semblent de trop. Elles apportent de la valeur, mais on aurait préféré la mise à disposition d’un outil de scoring ou d’un moteur de segmentation.

Lemlist propose de nombreuses intégrations, comme Salesforce, Hubspot ou encore Pipedrive. Une API est également disponible. Un outil disponible à partir de 59 dollars par mois. Un essai gratuit de 14 jours est possible.

Pour nettoyer vos bases d’emails

Pour s’assurer que vos emails arrivent bien dans la boîte de réception de vos prospects, les outils de nettoyage de listes d’emails sont probablement votre meilleure chance d’y parvenir. Afin de garder une bonne délivrablité, vous devez maintenir un faible taux de rebond et tout faire pour éviter les adresses pièges.

Les adresses emails de type hard bounces et les spam-traps sont très dangereuses en matière de délivrabilité email. Il faut les fuire comme la peste. Les outils suivants vous permettent de nettoyer vos listes d’adresses e-mail pour enlever ces “mauvaises adresses” avant d’envoyer vos campagnes email. Après avoir téléchargé votre fichier CSV, ces outils vous permettent d’obtenir des résultats qui contiennent généralement pour chaque adresse email un état final (par exemple, livrable, non livrable, risqué, inconnu) et une raison (courriel non valide, adresse invalide, adresse d’appel, délai d’attente, etc.).

Découvrez notre comparatif des 10 meilleurs outils de nettoyage d’adresses email pour vous aider à faire le bon choix.

Voici quelques uns des outils à essayer:

ZeroBounce

ZeroBounce valide également les adresses IP et vérifie les données démographiques des principaux destinataires. Cela permet au système de compléter les informations manquantes telles que le nom, le sexe, le lieu et d’autres détails du destinataire, pour autant qu’une adresse IP enregistrée soit détectée.

Entrez le nombre de vérifications que vous souhaitez et obtenez directement votre prix :  de $20 pour 2500 à $1590 pour 1000000.

Essayer Zerobounce gratuitement

Debounce.io

Debounce.io se distingue par la quantité et la qualité de ses intégrations. L’outil se branche à la plupart des logiciels emailing, logiciels CRM, mais aussi aux principaux éditeurs de landing page & de formulaires du marché.

L’intérêt? Vous pouvez mettre la validation de vos adresses email en pilote automatique. Debounce propose même de valider en temps réel l’adresse email dans vos formulaires pour n’obtenir que des adresses valides.

En termes de tarification, c’est aussi un des outils les moins chers du marché.

Prix :

• 100 crédits gratuits
• Pour valider 5000 emails: $10
• Pour valider 10 000 emails: $15
• Pour valider 100 000 emails: $90

Debounce

Kickbox

Cet outil est capable de vérifier et valider des millions d’adresses email par jour. Il vous permet de séparer rapidement les adresses présentant des risques de celles qui sont de qualité, protégeant ainsi votre réputation.

Les prix sont fonctions du nombre de vérifications, de $5 pour 500 à 1000000 pour $4000.

Site internet

DataValidation

Datavalidation est une référence en matière de nettoyage de listes d’emails. Mais l’outil va encore plus loin, en retournant pour chaque email testé un score de qualité, évalué en fonction de la réactivité de l’adresse email (fréquence à laquelle l’adresse ouvre & clique sur des emails reçus).

En termes de tarification, la qualité a un prix, mais l’outil reste tout à fait abordable. Surtout, vous ne payez que pour les crédits consommés. Le coût réel peut donc souvent être inférieur à celui d’autres solutions.

Prix :

• 500 crédits gratuits
• Pour valider 1000 emails: $7
• Pour valider 10 000 emails: $50
• Pour valider 100 000 emails: $300

Datavalidation

Bounceless

Bounceless offre un outil de nettoyage d’emails à la fois classique et puissant, depuis la vérification syntaxique jusqu’à la requête SMTP. Cette plateforme se différencie des autres outils avec une très belle interface utilisateur ainsi qu’une intégration de Mailchimp.

Ici aussi, le prix est fixé par vérification : de $19 pour 2500 à $1899 pour 2000000.

Commencer gratuitement avec Bounceless

Verifalia

Verifalia est un outil de nettoyage d’adresses email assez complet. Sa force réside dans le fait qu’ils ont développé un service de vérification et de validation basé sur le web permettant de télécharger et vérifier des listes d’adresses email assez simplement.

Prix :

• Free : Gratuit, 25 vérifications par jour, 1 seul utilisateur.
• Starter : 7,90€/mois pour 250 vérifications par jour, pour 5 utilisateurs.
• Professional : 43€/mois pour 1250 vérifications par jour, pour 100 utilisateurs.
• Enterprise : 176€/mois pour 6250 vérifications par jour, pour 1000 utilisateurs.
• Ultimate : 439€/mois pour 25000 vérifications par jour, pour 5000 utilisateurs.

Essayer Verifalia gratuitement

Pour enrichir vos données B2B

Pour cibler plus efficacement et personnaliser vos emailings, l’enrichissement de vos données clients est une technique très efficace. À partir d’un e-mail, vous pouvez obtenir de nombreuses informations très utiles : nom complet, titre d’emploi, profils sociaux, etc. La plupart des outils d’enrichissement des données sont disponibles via API, et ils utilisent le nom de domaine ou l’adresse email comme point de départ.

Retrouvez comment trouver plus d’informations sur vos clients et prospects pour enrichir votre base de données et personnaliser vos emails.

Les meilleurs outils pour fusionner des fichiers CSV

Lorsque vous travaillez avec des fichiers CSV, en particulier des fichiers volumineux, il arrive souvent d’avoir besoin de fusionner deux gros fichiers CSV, et ce n’est pas forcément simple à faire sur Excel. Cela se fait assez facilement en ligne de commande, mais pour eux que l’écran noir effraie, il y a des outils simples et gratuits, ou presque, pour fusionner des fichiers CSV.

Les meilleurs outils pour convertir des fichiers CSV

On a souvent besoin de convertir un fichier CSV en un fichier XLS, XML ou SQL. Parfois, c’est encore plus simple, on peut avoir besoin uniquement de changer seulement le délimiteur, pour passer de la virgule (le délimiteur  international) au point-virgule (utilisé en France) par exemple, mais ce n’est pas forcément facile à faire sur Excel ou Notepad, surtout si le fichier pèse lourd. Nous avons répertorié les meilleurs outils pour convertir votre fichier CSV en un autre document.

Combien de mails de prospection par jour?

 

La plupart des filtres SPAM se basent sur les moyennes mobiles. Ils regardent le nombre d’emails envoyés au cours des 30 derniers jours et mesurent la différence avec le nombre d’emails envoyés aujourd’hui.

Le nombre de mails que vous pouvez envoyer par jour dépend donc du nombre de mails que vous avez envoyé au cours des X derniers jours. Cela a deux conséquences:

• Si vous débutez de 0, il faut augmenter peu à peu son volume de mails envoyés par jour
• Il est possible d’envoyer autant de mails que souhaité, sans passer en SPAM, à condition d’en avoir envoyé un certain nombre au cours des X derniers jours

C’est le principe des outils de “warm-up”. Dans la vraie vie cependant, il vous faudra être terriblement efficace si vous comptez qualifier des centaines de prospects par jour. La plupart des gens envoient entre 50 et 200 mails / jour avec une phase de warm-up entre 14 et 21 jours.

Comment envoyer une campagne mailing prospection?

L’objectif d’une campagne mailing prospection est de se rapprocher de comportements naturels. C’est pourquoi il faut respecter quelques règles. Il est recommandé d’envoyer ses emails à des horaires de bureau. Les outils cités permettent de définir des plages horaires d’envoi ou d’envoyer des emails séquencés, dans le même thread.

Si vous souhaitez conserver le même objet, il suffit d’ajouter « RE : » à son premier email. Enfin, envoyez un seul email à la fois. Il s’agit de l’une des grandes différences entre ces outils et des logiciels de newsletter, comme MailChimp ou Sendinblue.

Ceux-là fonctionnent par campagne. Ils indiquent donc dans les signatures de vos mails, à quelle campagne il appartient. Une particularité comprise par Gmail qui classe ces emails dans la catégorie « Promotion ». Les outils présentés envoient eux, un seul mail à la fois.

Comment faire un mail de prospection?

Il existe de nombreux contenus sur la question. On vous recommande fortement de jeter un œil à notre bible du cold emailing en B2B avant de vous lancer. Pour être clair et succinct, il faut travailler :

1. Votre cible
2. Votre message

Le reste, c’est du bonus.

Comment relancer un prospect par email ?

En matière de prospection email, les relances figurent sur la liste des points les plus importants. Lorsqu’elles sont utilisées proprement, les relances permettraient de tripler le taux d’ouverture. Pour être efficaces, elles doivent répondre à certains critères :

• Nombreuses
• Systématiques (il ne faut pas les oublier)
• Bien travaillées
• Non culpabilisantes pour le prospect

Les outils cités ci-dessus, automatisent les relances. Il s’agit d’un des facteurs de leur succès. Préparées à l’avance, elles permettent de gagner du temps et d’améliorer ses statistiques. De fait, on ne rédige plus un seul email, mais bien des séquences de 5 ou 6 mails, voire plus.