Comment Concevoir Une Fiche Prospect Efficace : Conseils & Exemples

La fiche prospect, c’est l’outil de travail principal de vos équipes commerciales. Concevoir une bonne fiche prospect pour faciliter l’accès aux informations clés et accélérer les interactions commerciales permet un gain de performance considérable à l’échelle d’une organisation.

Si ça peut sembler un peu long et complexe, en choisissant les bonnes infos et en utilisant les bons outils, la réalisation de bonnes fiches prospects permet de faire décoller votre stratégie commerciale.

Qu’est-ce qu’une fiche prospect ? Quelles données pour l’alimenter et où les trouver ? Quels outils pour construire et gérer vos fiches prospects ?

On vous explique tout dans cet article.

Fiche prospect : Définition et usages

Fiche prospect : une définition simple

Fiche prospect VS fichier prospect

La fiche prospect, ce sont les informations sur un seul prospect alors que dans un fichier prospect (ou client), vous avez une liste d’informations de plusieurs clients que vous avez classées par critères.

Le point important, c’est qu’il y a une notion de visualisation et d’exploitation directe des données dans le cas de la fiche (et pas du fichier). La fiche prospect c’est donc :

• Les données du fichier prospect pour un seul prospect
• Mais aussi la mise en forme de ces données sur un document (généralement une page web sur votre logiciel CRM) pour accéder rapidement et facilement à l’information.

Qu’est-ce qui fait une bonne fiche prospect ?

Bien entendu, chaque organisation a ses critères pour évaluer une bonne fiche prospect, mais il y a cependant quelques incontournables à respecter :

• L’accessibilité des données : Il ne s’agit pas simplement de lister toutes les interactions de vos prospects avec votre entreprise sans aucune hiérarchisation, ce serait complètement stérile. La donnée doit être structurée, organisée, et hiérarchisée de façon à permettre aux lecteurs (SDRs & Account Managers) un accès rapide et facile à l’information.
• L’utilité des données : Ça peut paraître évident, mais la fiche prospect est exploitée par vos commerciaux qui enchaînent les coups de fil et les emails, et les noyer sous une quantité de données inexploitables est contre-productif. Les données incluses dans la fiche prospect doivent être sélectionnées soigneusement, et doivent toutes informer un comportement ou une action.
• La qualité des données : la Data Quality fait référence à la capacité d’une entreprise à avoir et entretenir des données viables. De façon plus large, des données de qualité doivent notamment être complètes, précises, cohérentes, valides et disponibles. On vous en dit plus ici : Data Quality – Définition & bonnes pratiques en marketing B2B
• La facilité de mise à jour : Même avec les meilleurs process de data quality et d’enrichissement de votre CRM, vous aurez nécessairement des problèmes de mise à jour des données. Permettre à vos équipes commerciales de mettre à jour la fiche d’un prospect simplement, c’est vous assurer que les informations collectées manuellement ne se perdent pas.

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Fiche prospect : Quelles données pour l’alimenter ?

La première distinction fondamentale à faire est entre le prospect lui-même – la personne, l’être humain – et l’entreprise qu’il ou elle représente.

Ensuite, on peut catégoriser les données prospect en 4 grandes familles :

1. Les informations de qualification de l’entreprise

L’enjeu est de déterminer si l’entreprise appartient à votre ICP (Ideal Customer Profile), c’est-à dire si c’est le type d’organisation sur laquelle vous souhaitez investir vos efforts commerciaux et marketing, sur un temps donné.

Ce sont les informations de qualification assez classiques comme :

• Nombre d’employés
• Revenus et résultats
• Nombre d’établissements et/ou de franchises
• Lieu et taille des bureaux
• Concurrents connus, fournisseurs, clients, partenaires etc. et leur statut par rapport à vous.

On peut aussi ajouter des informations plus particulières ou des signaux d’affaires comme :

• Outils utilisés – par exemple le CRM, ou le CMS utilisé
• Opérations capitalistiques ( fusions, acquisitions, levées de fonds, etc.)
• Composition des équipes
• Croissance relative des équipes

Et on peut même définir son ICP selon un point de donnée très particulier, comme par exemple l’existence ou non d’un projet d’internationalisation, ou bien la présence d’un numéro de téléphone sur le site internet, ou le recrutement de plus de 10 profils techniques différents, etc.

Ces données de qualification peuvent être binaires (Oui/Non) ou bien plus linéaires. Par exemple :

• Moins d’1M€ de CA,
• Entre 1 et 10M€ de CA,
• Entre 10 et 50M€ de CA,
• Plus de 50M€ de CA

Dans tous les cas, il est important que la fiche client présente autant que possible des informations standardisées pour permettre une lecture facile. Pour le chiffre d’affaires par exemple, utilisez des fourchettes pour situer l’entreprise plutôt que le chiffre exact.

2. Les informations transactionnelles

L’historique commercial d’une organisation cible est fondamental pour aider vos équipes commerciales à identifier les bonnes opportunités.

S’il s’agit d’un compte client depuis plusieurs années, la fiche prospect (ou client) pourra inclure l’historique de tous les achats réalisés par l’entreprise, mais surtout les différents éléments qui permettent de structurer la conversation :

• Catégorie des produits ou services achetés
• Opérations commerciales ou réductions appliquées sur les achats
• Échanges avec le service de support client

Inutile d’inclure toutes les communications email, téléphoniques, chat, etc. L’enjeu est d’apporter des informations actionnables. Par exemple,

• Date et nature de la dernière interaction avec le support client. Un rapide coup d’oeil permettra à vos équipes commerciales de valider que le problème a été résolu (ou pas)
• Engagements actifs (abonnements, contrats en cours, etc.)
• Date et nature de la dernière commande

3. Les informations personnelles et de contact

Concentrez-vous sur les données de contact (professionnel), et sur ce qui peut vous aider à vendre.

Par ailleurs, dans le cas de ventes complexes, une entreprise cible a plusieurs prospects (comité d’achat). La position et le rôle de chaque prospect dans le comité d’achat est évidemment un élément fondamental de la fiche prospect. Prenez le temps d’étudier les informations suivantes :

• Poste et position dans l’entreprise
• Des éléments comme l’ancienneté, le poids (supposé) dans l’organisation, etc. peuvent aussi être très précieux, même si ils sont nécessairement laissés à l’appréciation qualitative de chacun…
• Relations en commun et points communs – alumni de la même école, originaire de la même ville, etc. C’est ce qu’on appelle généralement un “icebreaker” en prospection
• Historique personnel avec l’entreprise (y a travaillé, était client dans une autre entreprise, etc.)

4. Les informations comportementales

On fait ici référence au comportement de votre prospect individuellement (et pas nécessairement au nom de son entreprise).

C’est ici qu’on peut inclure toutes les informations de réactivité à vos campagnes de prospection, à vos campagnes d’email marketing, les pages web visitées sur votre site web, les intérêts déclarés, les livres blancs ou ressources téléchargées, etc.

Où trouver les données pour alimenter votre fiche prospect ?

1. Commencez par les données que vos prospects vous donnent de leur plein gré

Deux raisons à cela :

• A priori, si la relation commerciale est sérieuse, elles seront justes, et jugées utiles à la relation commerciale par le prospect – donc elles sont fondamentales pour vous.
• La façon la plus simple et la moins chère d’obtenir une information est toujours de demander.

Oubliez tous les trucs de pseudo growth hackers qui vous apprennent à récupérer le statut marital du grand père de vos prospects. Ça ne sert à rien, c’est invasif, et souvent ça coûte plus cher que de demander un numéro de téléphone portable.

Pour obtenir des données sur vos prospects, commencez par connecter vos formulaires de collecte à votre logiciel CRM.

Mais surtout, il faut envisager la collecte de données comme un process récurrent, et pas uniquement à la création d’un nouveau lead. Rien ne vous empêche de proposer une mise à jour de la ressource que vos prospects ont téléchargée en échange de quelques informations supplémentaires par exemple.

2. Exploitez les données accessibles publiquement

Là aussi, on ne vous dit pas de devenir expert en cyberharcèlement. Des outils simples comme Linkedin sont des sources hyper riches en information :

• Jetez un œil à l’historique professionnel de votre prospect. Où a-t-il (ou elle) travaillé avant, dans quels types d’équipes ? Quel ADN ? Plutôt grands groupes ou plutôt petites structures ? Plutôt opérationnel ou stratégique ? Plutôt commercial ou plutôt ingénieur ?
• Parcourez le fil d’activité de votre prospect : les trois derniers posts et les trois dernières interactions vous en diront très long sur les centres d’intérêt actuels de votre prospect.

Vous pouvez aussi faire une recherche simple sur Google du nom de votre prospect (avec le nom de l’entreprise si le nom est trop commun) pour dénicher des mentions dans la presse ou un profil professionnel de consultant indépendant par exemple. Autant d’éléments vraiment structurants pour mieux comprendre votre prospect.

3. Enrichissez vos données avec des sources de données externes.

On ne va pas s’épancher trop longtemps ici sur ce (vaste) sujet. Sachez que (presque) tout s’obtient, mais que ça a toujours un coût.

L’enjeu est donc non seulement d’obtenir les bonnes informations, mais surtout de les obtenir au bon moment.

Par exemple, obtenir la liste des outils utilisés pour toutes vos bases de prospects vous coûterait beaucoup trop cher, mais ça ne vous est véritablement utile que pour qualifier 10% de vos prospects.

Le plus gros sujet de l’enrichissement de données est vraiment dans la construction d’un flux d’enrichissement progressif pour n’investir que dans les bonnes fiches prospects.

Les outils pour construire votre fiche prospect

Un logiciel CRM conçu pour les commerciaux

Optez pour une option qui valorise l’accès à l’information pour vos commerciaux.

Si vous êtes moins de 20 dans votre équipe commerciale, évitez les options plus lourdes et à l’expérience utilisateur beaucoup moins travaillée comme Hubspot ou Salesforce.

Chez Salesdorado, on recommande généralement Pipedrive pour les cycles de vente de plus de 3 mois et noCRM pour les cycles de vente de moins de 3 mois.

Zoho CRM a aussi développé une fonctionnalité spécifiquement pour optimiser la fiche prospect (ou fiche client) : Zoho Canvas

Des outils de capture de leads

La plupart des logiciels CRM permettent de mettre en place des formulaires de collecte de leads assez avancés et gèrent ça plutôt bien.

Mais vous pouvez avoir des besoins plus spécifiques ou plus avancés, et faire appel à des outils spécifiquement conçus pour récolter des données. Voici quelques exemples :

• Typeform : Pour concevoir des formulaires de collecte au design professionnel et avec des questions conditionnelles en quelques minutes. Certains préfèrent Jotform, qu’on trouve un peu plus complexe, et pas vraiment plus performant.
• Papercups ou Intercom : Le live chat est un moyen puissant de collecter des leads directement depuis votre site internet.

• Optinmonster : Pour mettre en place des campagnes de pop-ups, et autres dispositifs de capture de leads sur un site web. Il y a beaucoup d’outils sur le marché, Optinmonster est leader, d’assez loin.
• Outgrow : On peut utiliser des outils comme Outgrow pour construire des quizz, ou des outils d’estimation qui permettent de récolter des leads. Assez efficace, et très facile d’obtenir un résultat très quali.

Des outils pour assurer la plomberie

Il vous faudra un outil pour assurer la plomberie entre tous ces outils et votre logiciel CRM.

Integromat est une alternative (beaucoup plus performante) à Zapier pour gérer tous vos flux de données.

Il existe des outils beaucoup plus avancés comme Segment ou Octolis sur ce sujet, mais c’est généralement réservé à des opérations commerciales et marketing plus complexes.

Des outils d’enrichissement de données

Ici il y a deux grands types d’outils :

• Certains outils vous permettent d’obtenir des données que vous pourriez par ailleurs obtenir manuellement, en allant sur le site de vos prospects, sur LinkedIn, etc.

C’est le cas de Captain data par exemple, qui est un outil hyper complet pour récupérer plein de données et les envoyer dans votre logiciel CRM (ou ailleurs). PhantomBuster permet de faire le même genre de choses, mais plutôt plus lentement, et c’est plus cher.

• D’autres outils comme Societeinfo vous donnent accès à un ensemble de données plus difficiles d’accès (infogreffe, SIREN, etc.) et à des données de contact direct. Vous pouvez aussi regarder du côté d’Apollo.io ou Clearbit pour les marchés non francophones.

5 exemples de fiches prospects sur les logiciels CRM leader du marché

Exemple d’une fiche prospect complète sur Pipedrive

Sur Pipedrive, l’interface propose de voir vos champs personnalisés en un coup d’œil sur la barre de gauche. En haut, vous pouvez ajouter une note, un rappel, ou l’envoi d’un email en un clin d’œil, et vous avez la liste de tous les événements passés juste en dessous.

Exemple d’une fiche prospect complète sur Hubspot

La fiche client est à peu près la même, avec toutes les informations dans la colonne de gauche, et le résumé de vos interactions avec le client accessible depuis la barre du haut. Son icône profil en haut à gauche vous permet de programmer rendez-vous, appels, ou d’envoyer des mails.

Exemple d’une fiche prospect personnalisée avec Zoho Canvas

Sur Zoho Canvas, vous retrouvez aussi toutes les informations client à gauche mais aussi celle de l’agent qui s’en charge. L’interface assez intuitive met plutôt l’accent sur les informations clés du client plutôt que sur les interactions.

Une fiche prospect sur Salesforce

La fiche prospect sur Salesforce peut apparaître à première vue plus difficile à lire mais elle permet grâce à une frise de situer le client dans votre cycle de ventes, de la prospection à la conversion. De haut en bas, on retrouve également toutes les informations sur le client ainsi que toute son activité.

Une fiche prospect sur FreshWorks CRM

Sur FreshWorks CRM, vous avez toutes les informations client au centre, suivies de vos conversations récentes avec lui. C’est la colonne de droite qui vous permet d’y ajouter des notes ou des rappels.