Kanban: Méthode, Principes, et outils

Fonctionnalité essentielle des logiciels de gestion de projet, la méthode Kanban permet de visualiser les tâches et étapes d’un projet sous forme d’un tableau plus ou moins avancé, dont la version la plus basique propose des colonnes “à faire”, “en cours”, et “terminé”.

Grâce aux tableaux Kanban, vous pouvez visualiser et gérer le flux de travail, améliorer la collaboration en rendant les processus explicites, et mettre en place des boucles de rétroaction.

Cette fonctionnalité est donc présente dans la plupart des logiciels de gestion de projet. Mais tous ne la proposent pas avec la même profondeur fonctionnelle.

Dans cet article, on vous détaille tout ce qu’il faut savoir sur la méthode et les logiciels Kanban !

La méthode Kanban : Définition, principes et avantages

Qu’est ce que la méthode Kanban ?

Kanban est une méthode de gestion des flux de travail qui vise à améliorer l’efficacité des organisations. Elle permet de visualiser le travail et d’en améliorer la performance en continu.

L’origine de la méthode est japonaise. Elle vient des usines Toyota qui ont développé dans les années 1950 une nouvelle organisation du travail en flux tendu.

Appliquée aux organisations qui vendent des services, elle vise à permettre la visualisation des tâches et étapes sous forme de Kanban (”tableau visuel” en japonais).

Les principes clés de la méthode Kanban

La méthode Kanban fonctionne selon 3 grands principes clés :

• Les besoins et attentes du client avant tout : Le client doit être au centre de votre organisation et être le destinataire final des améliorations internes que vous mettez en œuvre.
• Gestion et contrôle du travail, et pas des agents : En améliorant votre gestion du travail, vos agents vont gagner en autonomie et s’organiser le plus efficacement par eux-mêmes.
• Amélioration continue et régulière du système de services proposé : Le service proposé à vos clients doit toujours évoluer et s’améliorer. Vous devez donc examiner régulièrement votre offre de service et vos politiques de gestion du travail en interne.

Les avantages de la méthode Kanban

Les principes clés de la méthode Kanban se déclinent en bonnes pratiques à mettre en œuvre pour une bonne gestion de votre flux de travail.

• Visualiser le flux de travail : Le Kanban se divise en colonnes (vos étapes de travail) et en cartes (vos éléments de travail). Il faut d’abord identifier toutes les étapes pour arriver à un produit livrable. Une fois la tâche réalisée, vous déplacez la carte dans la colonne suivante.
• Limiter les travaux en cours : Un nombre trop important de tâches à gérer en même temps, c’est l’assurance d’une perte de temps et d’efficacité. Il faut fixer un nombre maximum d’éléments de travail par étapes identifiées.
• Gérer le flux : Il ne faut pas surcharger une colonne par rapport à une autre. Le déplacement des cartes entre les colonnes doit se faire à un rythme prévisible et durable.
• Rendre les politiques de processus explicites : Votre processus de travail doit être défini et compris par tous. En définissant un objectif commun, chacun peut agir en autonomie pour y arriver.
• Mettre en place des boucles de rétroaction (ou cadences) : elles garantissent une réponse adéquate au changement en mobilisant les parties prenantes. Une cadence peut être une réunion quotidienne de l’équipe Kanban pour faire le point sur les processus.
• Améliorer en collaboration : Tous les membres de votre organisation doivent prendre part aux changements à mettre en œuvre, pour en garantir l’acceptation et l’efficacité.

Les logiciels de Kanban : Fonctionnalités clé et fonctionnement

En plus de permettre un accès à distance aux données internes à tous vos agents, et d’être plus sécurisés qu’une méthode papier, les logiciels de Kanban permettent une amélioration en continu de la gestion de votre flux de travail.

Regroupement des informations : Les informations sont centralisées et classées selon les outils Kanban à disposition.

• Swimlanes : Ce sont des rangées au sein des cartes qui apportent un autre niveau d’information sur les éléments de travail en cours.
• Classes de service : C’est un outil qui permet de classer les éléments de travail selon leur priorité ou leur urgence dans la réalisation.
• Sous-tâches : Subdiviser les tâches en plusieurs tâches à réaliser afin de la compléter.

Mise à jour des statuts en temps réel : Aucun besoin de synchronisation – tout se met à jour automatiquement sur les tableaux de tous les membres de l’équipe.

• Statuts : Cet outil définit l’état d’avancement d’une tâche au sein de sa swimlane (à faire, en cours ou achevé).
• Sous-statuts : Certains logiciels offrent la possibilité d’ajouter des sous-statuts aux tâches en cours.

Analyse des flux : Les outils des logiciels Kanban font du reporting en temps réel de vos données.

• Dépendances entre les tâches : Il permet de définir et de suivre les relations complexes entre les tâches au sein des projets.
• Méthode des mesures Agile exploitables : Améliorer la prévisibilité pour assurer un rythme continu du travail des équipes.
• Délai d’exécution et durée de cycle : Le premier correspond au temps nécessaire pour réaliser un produit à partir de la demande du client. Le second est la durée avant l’achèvement du produit à partir du début du processus de travail en interne.

Intégrations : Les logiciels permettent d’intégrer vos tableaux Kanban à votre boîte email, à votre CRM ou à d’autres logiciels utilisés par votre équipe. Certains logiciels supportent en plus d’autres méthodes Agile d’organisation du travail (par exemple Monday ou Jira).

Automatisation des règles de gestion du travail : Vous pouvez choisir des combinaisons d’actions à réaliser (du type Si-Alors) pour déclencher des rappels, changer automatiquement une carte de colonne ou bloquer une carte en attendant la réalisation d’une tâche.

Top 10 des meilleurs logiciels de Kanban

#1 Trello: Le leader incontesté du Kanban

Directement construit autour de la méthode des tableaux Kanban, Trello est le logiciel de gestion de projet leader dans ce domaine.

Dédié aux processus linéaires simples, Trello propose une vue Kanban très pratique avec une syntaxe Markup et la possibilité de créer des templates à beaucoup de niveaux sur les cartes – ce qui permet de gagner beaucoup de temps.

Cependant cet outil n’est pas le plus adapté au process complexes : il impose la vue Kanban sans réelle possibilité de personnalisation. L’affichage de l’état ou de la priorité des tâches est aussi limité, ce qui empêche d’avoir une vue d’ensemble sur le projet.

Trello est vite limité pour les équipes ayant besoin de gérer des dépendances entre les tâches, et ayant besoin de plus de communication : l’outil ne permet de communiquer que par des commentaires au sein des tâches, et grâce aux notifications.

Niveau tarif, Trello propose un plan gratuit très généreux, avec des fonctionnalités d’automatisation, pas de limite d’utilisateurs, et pas de limite du nombre de cartes. La seule limite, c’est le nombre de tableaux qu’on peut avoir, et certaines fonctionnalités.

Trello propose différentes version payantes qui lèvent les limites de la version gratuite : une version Standard à 6 dollars par mois par utilisateurs, une version Premium à 12,50 dollars par mois, et une version Entreprise à 17,50 dollars par mois.

#2 Monday: La méthode Kanban, par le leader des outils de gestion de projet

Monday est le logiciel leader dans le domaine de la gestion de projet. C’est une solution ultra flexible, parfaite pour les entreprises qui recherchent un outil de gestion de projets et de documents complet.

Monday est l’une des alternatives à Trello les plus crédibles en termes de logiciel de planification gratuit. Très complet, il n’est pas construit autour de la méthode Kanban, et propose de nombreuses autres fonctionnalités : calendrier, diagramme de Gantt…

Monday propose un plan gratuit jusqu’à 5 utilisateurs puis un plan basique à 8 euros/utilisateur/mois qui déverrouille le nombre d’utilisateurs. Mais il faudra passer au plan Standard pour avoir accès aux automatisations, intégrations et différentes vues.

#3 Jira software : un des logiciels les plus profonds, avec des fonctionnalités très avancées

Développé par les éditeurs de logiciel Atlassian, Jira est un logiciel spécialisé dans la gestion de projet des équipes Agile. Il offre notamment des fonctions de reporting très avancées.

Jira propose plusieurs outils de gestion de projets, comme les Scrum et les Kanban. Jira guide ses utilisateurs dans le processus de création de ces tableaux, qui sont très personnalisables et s’adaptent aux différents flux de travail.

Les tableaux Kanban profitent des fonctions de reporting de Jira :

• Le diagramme de flux cumulatif permet de suivre les problèmes et les blocages au sein d’un tableau Kanban
• Les cartes de contrôle déterminent les performances futures des cycles sur un tableau Kanban

Jira propose 4 plans différents. Le plan gratuit est limité à 10 utilisateurs, mais il permet d’avoir accès à la plupart des fonctions, dont les tableaux Scrum et Kanban.

Les plans standard ($7,50/mois/utilisateur), Premium ($14,50/mois/utilisateur) et Entreprise permettent ensuite d’augmenter le nombre d’utilisateurs et d’accéder à des fonctionnalités plus avancées et à un support plus important.

#4 ProofHub : Un outil visuel et personnalisable avec des fonctions avancées

ProofHub est un logiciel de gestion de projet visuel et personnalisable. Complet, il propose une vue Kanban, mais aussi des diagrammes de Gantt, des tableaux, des vues par tâches…

ProofHub dispose d’un système de tableau Kanban assez classique, qui permet notamment d’indiquer le pourcentage de progression des tâches d’une étape à l’autre grâce à son logiciel de suivi des tâches.

Proof Hub propose une essai gratuit, et deux versions payantes avec un nombre d’utilisateurs illimité : une version “Essential” à 50 dollars par mois et une Version “Ultimate control” à 99 dollars par mois.

#5 SwiftKanban : Le logiciel accessible et complet, idéal pour les petites à moyennes équipes

SwiftKanban est un logiciel développé autour de la méthode Kanban par la société Digité. Facile d’accès, il est idéal pour les petites et moyennes équipes.

SwiftKanban propose des tableaux Kanban personnels, d’équipes, et d’entreprise. Il propose aussi un système de mesures prédictives, des feuilles de route, ainsi qu’un “moteur de similarité” alimenté par intelligence artificielle, pour éviter de créer des cartes en double.

Swift Kanban existe en version gratuite : la version “Team”, qui propose l’utilisation de 3 tableaux Kanban pour 10 utilisateurs maximum, avec 5 types de cartes standard, et 5 types de cartes personnalisables.

Le plan “Group” à 7 dollars/mois/utilisateurs ouvre l’accès à 20 tableaux pour 50 utilisateurs, et à 10 types de cartes personnalisables. La version “Enterprise” ouvre l’accès pour 15 dollars/mois à un nombre illimité d’utilisateurs, de tableaux, et de types de cartes.

#6 Kanbanize : Idéal pour les grandes entreprises qui ont besoin de visibilité à long terme

Kanbanize est un logiciel de gestion de projets organisé autour de la méthode Kanban. Très complet et flexible, il est idéal pour les grandes entreprises ayant besoin d’une vision à long terme, notamment grâce à ses fonctionnalités de prévision de projet.

L’outil est doté de nombreuses autres fonctionnalités, comme un module d’analyse, le time tracking, la chronologie du projet, l’automatisation des flux de travail, les rapports automatiques, et la gestion des dépendances… Il dispose de nombreuses intégrations.

Kanbanize existe en version standard gratuite et déjà très complète, avec un accès illimité aux tableaux Kanban et aux espaces de travail, mais une limite à 1000 utilisateurs.

La version entreprise, pour laquelle il faut contacter Kanbanize pour connaître son prix, lève la limite d’utilisateurs et permet d’accéder aux fonctionnalités et offres de support les plus avancées.

#7 Teamhood : Un outil très personnalisable, axé sur la collaboration en interne

Pensé en grande partie autour de la méthode Kanban, Teamhood est un outil facile à prendre en main et à utiliser, axé sur la collaboration interne.

Il propose de nombreuses fonctionnalités liées à la méthode Kanban, comme les swimlanes, et même les sous-swimlanes, les classes de services, les statuts et sous-statuts. Il possède aussi une gestion des dépendances entres les tâches simple, mais puissante.

Les tableaux Kanban sont accessibles sur Teamhood dès la version gratuite. Les versions “Professional” (à 12 euros/mois), “Premium”, (à 15 euros/mois), et “Enterprise” proposent des fonctions avancés de collaboration et d’intégration.

#8 SmartSheet : Pour les inconditionnels du spreadsheet qui ont besoin de fonctionnalités avancées de collaboration

Smartsheet est un logiciel de gestion de projet conçu autour des spreadsheets. Conçu pour stimuler la collaboration notamment grâce au partage de fichiers collaboratifs, il est donc idéal pour ceux qui souhaitent collaborer autour des spreadsheets.

La fonctionnalité Kanban de Smartsheet combine efficacement l’efficacité d’une feuille de calcul, avec la gestion visuelle de la chronologie. Elle profite des grandes fonctionnalités de collaboration de l’outil.

Smartsheet propose un essai gratuit, et se décline en version Pro (à 7 euros par mois) en version Affaire (28 euros par mois), et en version Entreprise, pour laquelle il faut contacter Smartsheet.

#9 Microsoft Project : Pour les utilisateurs de la suite Microsoft, sans besoins fonctionnels étendus

Microsoft Projet est lié aux autres produits de la suite Microsoft, notamment Teams, ce qui est idéal pour la communication. Il conviendra bien aux habitués de la suite Microsoft, s’ils n’ont pas de besoins fonctionnels étendus et pas besoin de vision à long terme.

Microsoft project n’est pas pensé autour de la méthode Kanban et ne dispose donc pas de fonctionnalités très avancées dans ce domaine, mais propose de nombreuses autres fonctionnalités, comme les diagrammes de Gantt, les rapports, les feuilles de route…

Les tableaux Kanban sont accessibles dès le Plan 1 de Microsoft Project, à 8,40 euros /mois/utilisateurs. Les plans 2 (à 25,30 euros/mois) et 3 (à 46,40 euros/mois) offrent des fonctionnalités plus avancées, notamment de gestion des ressources et de support client.

#10 Asana : Idéal pour ceux qui ont besoin de visualisations claires avant tout

Asana est un logiciel de gestion de projet très complet. Il propose les vues en tableau Kanban, mais aussi les listes, diagrammes de Gantt et calendrier… Contrairement à Trello, Asana fait communiquer les différentes vues (tableau Kanban, listes, calendrier, et chronologie).

Asana est très personnalisable, notamment au niveau Kanban : vous pouvez personnaliser les tâches et les hiérarchiser selon leur état d’avancement (en attente, en cours, en attente d’approbation) ou leur degré de priorité (faible, moyenne, élevée) .

La version gratuite d’Asana propose déjà les tableaux Kanban. Limitée à 15 utilisateurs, elle est bien complète, avec un nombre illimité de projets, et un accès à toutes les vues et intégrations.

A partir de 10,99 euros/utilisateur/mois, les versions payantes d’Asana proposent des fonctionnalités avancées, notamment d’automatisation et de reporting, mais sont plus chères que celles des concurrents.