Trello VS Notion

Notion VS Trello: ce qu’en disent leurs clients

Dernière mise à jour le: 12-06-2023	Trello	Notion
	4.4 ( 13517 avis )	4.7 ( 5261 avis )
	4.6 ( 23141 avis )	4.8 ( 2155 avis )
	4 ( 2755 avis )	4.4 ( 621 avis )

Trello 

• Dans l’ensemble, les utilisateurs trouvent que Trello est ergonomique et facile à prendre en main et que les templates proposés sont très utiles. Ils apprécient aussi les fonctionnalités de partage des tâches et de ressources qui facilitent le travail d’équipe et permettent d’avoir une vue d’ensemble du projet pour chaque membre de l’équipe.

• Certains utilisateurs trouvent que la gestion des tâches n’est pas optimale, surtout pour la phase opérationnelle des projets. Certains regrettent aussi que tout ce qui n’est pas sauvegardé avant de fermer l’application soit perdu.

Notion

• La grande majorité des utilisateurs apprécie la flexibilité de l’outil et ses fonctionnalités de personnalisation.

• Certains utilisateurs ont des difficultés à mettre au point des rappels pour les tâches récurrentes et trouvent que l’outil n’est pas idéal pour collaborer sur un projet.

Trello VS Notion: Périmètre fonctionnel

#1 Gestion de projets linéaires & vue kanban

Trello est très performant sur la gestion de projets linéaires. Il propose des fonctionnalités très puissantes, notamment de personnalisation des tableaux de bord et d’automatisation des workflow.

Trello permet de créer facilement des templates et de personnaliser l’interface avec différentes vues : calendrier, timeline, dashboard, workspace, etc. C’est un très bon outil si vous gérez vos projets grâce à des tableaux Kanban. Mais si vous procédez autrement, on vous recommande plutôt Notion, qui est plus flexible et répondra mieux à vos besoins.

Notion propose aussi une vue Kanban et des cartes détaillées que l’on peut assigner avec des deadlines. C’est une solution beaucoup plus flexible que Trello, qui offre beaucoup de possibilités de personnalisation, de création de tableaux Kanban ou de tableaux plus simples, de listes, etc. Puisque c’est un outil très flexible, son utilisation est plus complexe et chronophage.

#2 Collaboration et communication

Trello propose des fonctionnalités de collaboration et de communication très intéressantes. Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications aux membres de votre équipe dès qu’une action les concerne ou assigner des tâches spécifiques aux membres de votre équipe. Trello permet aussi à plusieurs membres de travailler en simultané sur un même espace de travail.

Les fonctionnalités de collaboration de Notion sont moins ergonomiques. Cette solution est plus complexe à utiliser, et les utilisateurs peuvent avoir du mal à assigner clairement des tâches et à s’y retrouver dans les notifications.

#3 Édition de documents et espace de travail

Notion a été pensé pour éditer et partager des contenus et offre donc de nombreuses possibilités d’édition de documents. Vous pouvez personnaliser intégralement vos notes, créer des tableaux Kanban, des tableaux simples, des listes, etc.

Notion permet aussi de décider, pour chaque bloc de texte, de son importance et de sa présentation, s’il s’agira d’un simple texte, d’un titre, d’une liste à puce, d’une légende, d’une citation, d’une liste de tâche ou même d’une nouvelle page.

Cet outil propose également de nombreux templates qui s’adaptent à la majorité des utilisations et des secteurs pour gagner du temps (template de feuille de route, gestion de projet Agile, tableau de bord, template de CRM commercial, etc.).

Enfin, vous pouvez créer des Wikis, c’est-à-dire des ressources en ligne auxquelles plusieurs personnes peuvent contribuer et auxquelles tous les membres de l’équipe peuvent consulter. C’est très utile pour partager des connaissances plus efficacement.

En matière d’édition de documents, Trello est moins intuitif que Notion. Dans la majorité des cas, on a une colonne “Ressources” avec des cartes contenant des liens externes ou des checklists. Trello offre aussi la possibilité d’ajouter un power-up, comme Evernote.

Trello VS Notion: Intégrations & Philosophie

En termes de philosophie et d’intégrations, Trello et Notion sont très proches.

Trello propose des intégrations avec la majorité des outils de gestion de projet ainsi que des Power-Ups qui fonctionnent comme des add-ons et ajoutent des fonctionnalités à votre logiciel. Il y a deux types de power-ups. Ceux qui vous permettent d’accéder aux fonctionnalités clés de vos autres outils directement depuis Trello. Par exemple, Google Drive, ou Slack. Concrètement, vous pouvez faire des recherches dans Google drive directement depuis Trello et y ajouter vos fichiers.

La deuxième catégorie de power-ups permet d’ajouter des fonctionnalités. C’est le cas d’Assista, le time tracking bot de Trello, qui vous aide à gérer votre temps et celui de votre équipe. Vous pouvez aussi profiter de différents templates de tableaux de bord de CRM commerciaux ou de calendriers de contenus.

Notion propose plutôt un écosystème d’intégrations très ouvert via son API et des add-ons développés par des agences et des indépendants. Ces outils permettent à Notion de gagner en flexibilité et d’offrir des possibilités plus importantes à ses utilisateurs.

Vous pouvez l’intégrer à vos canaux de communication quotidiens (Slack, Zoom, etc), avec d’autres logiciels de gestion de projet (Asana, Trello, Jira, etc.) et à des outils de communication interne et de collaboration (Dropbox, Onedrive, Google Drive). Vous pouvez aussi connecter vos Google Forms à Notion grâce à Google Forms to Notion ainsi que Google Analytics et Facebook Pixel grâce à Notionlytics.

Trello VS Notion: Tarifs

Solution	Trello	Notion
Prix d'entrée	Gratuit jusqu'à 10 tableaux – utilisateurs illimités	Gratuit jusqu'à 10 invités
Tarif pour 3 utilisateurs (usage léger)	$18 / mois (plan Standard)	$30 / mois (plan Plus)
Tarif pour 10 utilisateurs (usage un peu plus avancé)	125$ / mois (plan Premium)	$100 / mois (plan Plus)
Tarif pour 50 utilisateurs (usage relativement avancé)	875$ / mois (plan Enterprise) – engagement annuel	$900 / mois (plan Business)

Notion propose un plan gratuit, sans limite d’utilisateurs et dont l’historique de la page est limité à 7 jours. Le nombre de blocs est limité lorsqu’il y a plusieurs utilisateurs, ce qui limite le contenu qui peut être ajouté. Ce n’est donc pas la solution idéale pour ceux qui travaillent en équipe ou qui travaillent sur des projets de long terme.

• Le plan Plus, à 10$/utilisateur/mois propose un historique limité à 30 jours, ce qui est vite limitant si vous menez des projets de long terme. Cette formule ne permet pas non plus d’avoir accès aux espaces d’équipes.
• Le plan Business, à 18$/utilisateur/mois, permet de créer des espaces d’équipe privé et de bénéficier jusqu’à 90 jours d’historique.
• Le prix du plan entreprise est officiellement sur demande,  mais il coûte 25$/utilisateur/mois selon Revpilots. Il permet d’avoir un nombre d’utilisateurs illimité et inclut un SSO.

Notion propose de nombreux add-ons payants, par exemple l’IA de Notion, qui permet d’extraire des résumés ou des informations ou de réécrire vos documents pour plus de clarté pour 10$/utilisateur/mois.

Trello propose un plan gratuit qui permet aux utilisateurs de créer un nombre illimité de cartes et de listes personnalisées. Chaque équipe est limitée à 10 tableaux. Dans les faits, l’automatisation est assez faible et vous ne disposez que 10Mo d’espace de stockage par fichier.

• Le plan Standard, à 6$/mois/utilisateur, permet de bénéficier de tableaux illimités, de listes de contrôle avancées et de champs personnalisés. Ce plan offre aussi un stockage illimité jusqu’à 250Mo par fichier. Dans les faits vous n’avez pas d’accès aux différentes vues (timeline, calendar, dashboard, workspace, map, table, etc), ce qui est limitant pour gérer des projets complexes nécessitant plus qu’une vue Kanban.
• Le plan Premium, à 12,5$/mois/utilisateur, permet de bénéficier de différentes vues, d’un espace de travail illimité, de fonctionnalités d’administration et de sécurité plus élevées, etc. Il offre également une version d’essai gratuite.
• Le plan Entreprise, à 21$ /mois/utilisateur, propose un prix dégressif à partir de 50 utilisateurs. Ce plan inclut un SSO.

Trello permet, pour chaque plan, d’inclure le SSO grâce à Atlassian Access. C’est un abonnement séparé que votre entreprise peut activer pour tous vos produits Atlassian et qui commence à 4 $/mois/utilisateur.

Pourquoi on a choisi Notion chez Salesdorado

Il y a un peu plus d’un an, chez Salesdorado, on est passé de Trello à Notion pour nos process de rédaction.

Au début, la motivation venait surtout du fait qu’un board trello utilisé de façon assez intense, ça devient très vite assez bordélique. En l’occurrence, on s’en servait pour le process de rédaction, et on sortait entre trois et quatre articles par semaine à l’époque, avec un pool de 4 ou 5 rédacteurs. Ça fait vite beaucoup de cartes et de templates, et le suivi devenait assez compliqué.

Par exemple, pour facturer à la fin du mois, il nous était impossible d’avoir une vision claire du nombre de cartes assignées à chaque rédacteur. Il nous fallait compter les cartes à la main, en vérifiant les dates et la personne à qui elles avaient été assignées.

Notre deuxième motivation a été la documentation. Nous n’avons pas beaucoup de process et documentation interne, mais suffisamment pour que les listes de 3000 mots en markup sur Trello deviennent assez cauchemardesques. Sur Trello, on ne pouvait pas ajouter des screenshots dans le corps du texte comme sur Notion par exemple. C’était assez compliqué, difficile à mettre à jour, et globalement assez peu utilisé des rédacteurs.

Le troisième point important, c’est qu’on a un process en amont du process de rédaction: recherche de mots clés, recherches initiales sur un sujet pour trouver un angle, des sources intéressantes, des illustrations éventuelles, etc. Ce process là fonctionne super bien en tableau, mais pas du tout en kanban. Il est très difficile d’avoir une vue d’ensemble des sujets à venir avec une liste “Next up” en début de kanban. On ne distingue pas clairement les informations et il faut cliquer sur chaque carte pour les voir, alors qu’un tableau est plus efficace.

Sur Notion, on a créé une base de données unique, mais les statuts “To brief” et “Idea” sont dans une vue tableau, alors que les statuts opérationnels – une fois que ça part en rédaction – sont dans un kanban. Et on a aussi une vue en liste groupée par mois et par rédacteur pour la facturation. De ce côté là Notion est imbattable.

On a donc beaucoup gagné en efficacité sur ces trois aspects grâce à Notion, mais la perte de performance sur le kanban et la vue d’ensemble sur pipeline est quand même assez importante.

Les nouveaux rédacteurs ont du mal à comprendre Notion est construit, ils se retrouvent souvent sur le tableau au lieu du kanban (on peut pas faire un lien vers une vue en particulier à ma connaissance …), et ont tendance à rater certaines notifications. Autant de sujets que je n’ai jamais eus avec Trello.

Un autre gros défaut de Notion c’est sur les templates. C’est tout ou rien. Soit on prend un template de carte dans son ensemble, soit on prend rien. En pratique, c’est vraiment pas top pour faire des briefs ou certains passages sont toujours un peu structurés pareil mais où chaque article est quand même unique.

Comment passer de Trello à Notion

Si vous utilisez Trello depuis de nombreuses années, vous ne souhaitez sûrement pas passer des heures à basculer toutes vos données sur Notion. Notion propose d’importer toutes vos données depuis Trello.

Pour cela, il suffit de créer un compte sur Notion puis de cliquer sur « Import » et de sélectionner Trello dans la liste des outils. Vous devrez ensuite vous connecter à votre compte Trello, ouvrir la fenêtre Notion qui s’ouvre, et choisir le tableau Trello à importer dans Notion.