CRM para asociaciones: preselección y guía de selección

Existe toda una gama de software CRM, cada uno diseñado para satisfacer necesidades muy específicas. Para las asociaciones, el software CRM debe ser ante todo fácil de usar y cubrir una amplia gama de necesidades, desde la gestión de contactos y comunicaciones hasta las cuotas de los socios.

Existen dos opciones para las asociaciones que buscan un software CRM. Por un lado, el software “todo en uno”, siempre que sea suficientemente flexible y se adapte bien a sus procesos. La mayoría de estos paquetes de software ofrecen funcionalidades avanzadas, como la edición de sitios web y la gestión del espacio de los afiliados, pero a precios que suben rápidamente.

Por otro lado, el software generalista, que se dirige a un público menos específico y ofrece funciones más limitadas o incluso inexistentes en materia de pago, precontabilidad o venta de entradas.

¿En qué consiste un buen CRM para una asociación?

Existen varios tipos de CRM, cada uno diseñado para usos diferentes en función del tipo de asociación a la que van destinados.

• Para las asociaciones pequeñas, cuyas principales necesidades son gestionar las afiliaciones, cobrar las suscripciones y gestionar el día a día de su organización, recomendamos CRM ligeros, asequibles y fáciles de usar. Los CRM todo en uno dedicados a las asociaciones, como Assoconnect, se adaptan bien a las necesidades de asociaciones de este tamaño.
• En el caso de las grandes asociaciones nacionales, que lanzan periódicamente campañas de recaudación de fondos, tienen una base de afiliados muy amplia, importantes necesidades de envío de correos electrónicos y muchos socios, las funciones de CRM deben ser más avanzadas, sobre todo para el envío de correos electrónicos. Soluciones como Brevo (ex-Sendinblue) o Hubspot permiten gestionar grandes bases de datos de contactos. Para quienes tengan necesidades específicas, como la gestión de campañas de recaudación de fondos, un software especializado como Kindful es una buena opción.

Las funciones de gestión de contactos, miembros y socios son importantes para centralizar los datos de contacto y garantizar la trazabilidad de todas las operaciones.

Funciones como la segmentación, la adición automática de comunicaciones (recibos automáticos, aniversarios, encuestas de satisfacción) o la evaluación del número de correos electrónicos enviados por contacto permiten una gestión más detallada de las comunicaciones con los afiliados.

Por último, los CRM deben responder a las necesidades de las asociaciones en materia de gestión de suscripciones y donaciones. Se trata principalmente de funciones de pago en línea, recibos fiscales para los miembros de la asociación y la creación de áreas dedicadas a los miembros.

Las soluciones presentadas en esta lista se dividen en dos categorías.

• Por un lado, está el software CRM todo en uno, que se adapta bien a las necesidades de las asociaciones, pero que puede ofrecer demasiadas funciones.
• Por otro lado, el software CRM general, que debe complementarse con integraciones y trabajos de adaptación.

Brevo (ex-Sendinblue) es una empresa francesa de software de envío de correos electrónicos que ha desarrollado un conjunto deherramientas de automatización del marketing y gestión de clientes potenciales. Pero Brevo también ofrece un software CRM integrado y una serie de funciones de automatización. Si las necesidades de su asociación son sencillas, puede centralizarlo todo en una única herramienta.

• Brevo es uno de los paquetes de software de marketing por correo electrónico más completos y asequibles del mercado. Ofrece todas las funciones de una herramienta de marketing: segmentación, gestión de contactos, automatización del marketing, envío de correos electrónicos, SMS y chat en directo. Brevo también ofrece informes precisos, la posibilidad de realizar un seguimiento del número de aperturas de enlaces y exportar fácilmente la lista de todos los que abren y hacen clic de cada campaña.
• Las tarifas de Brevo se basan en el número de correos electrónicos enviados, por lo que puedes pagar en función de tus necesidades. Las asociaciones se benefician de una tarifa especial.
• Brevo es una solución muy intuitiva, fácil de aprender y utilizar. El servicio de atención al cliente es muy eficaz para quienes necesiten ayuda para configurar el programa.
• Puedes crear y gestionar eventos para un máximo de 10 usuarios de forma gratuita.
• Brevo permite los pagos en línea, lo que resulta ideal para las donaciones a gran escala.

• La gestión de clientes potenciales puede ser un poco ligera si sus necesidades son específicas. Por ejemplo, no hay un sistema integrado de puntuación de clientes potenciales.
• No se puede crear un sitio web, pero Brevo ofrece la posibilidad de crear páginas de destino personalizadas.
• Las plantillas disponibles para crear páginas de aterrizaje son bastante anticuadas.

Brevo es gratuito hasta 300 correos electrónicos enviados al día con un número ilimitado de contactos. Pagará 49 euros al mes por 20.000 mensajes de correo electrónico al mes. El precio aumenta en función del número de correos electrónicos enviados al mes, sin límite en el número de contactos. La cuota mensual es de 369 euros por 500.000 correos electrónicos al mes.

Las asociaciones se benefician de un descuento del 20% sobre los precios de catálogo. Para beneficiarte de este servicio, tienes que ponerte en contacto con su equipo después de crear una cuenta gratuita. Le pedirán una serie de documentos para demostrar que es una asociación admisible.

Assoconnect es la solución ideal para las asociaciones que deseen centralizar las funciones de CRM y otras tareas administrativas. Se recomienda, por ejemplo, a las asociaciones que organizan muchas actividades de recaudación de fondos o gestionan un gran número de cuotas de afiliación.

• Assoconnect es un CRM especializado en la gestión de asociaciones, lo que lo convierte en una solución imprescindible en este top ten.
• Este software le permite centralizar toda la gestión de su asociación en una única herramienta, gracias a sus funciones de CRM, contabilidad, cobro de pagos en línea, comunicación y marketing.
• Es una herramienta sencilla y completa. Puede importar fácilmente sus contactos, segmentar su base de datos u obtener una visión general del historial de las interacciones de cada uno de sus miembros con su asociación.
• Assoconnect es una solución muy fácil de usar, con un tutorial claro y un servicio de atención al cliente muy atento.
• En el caso de las asociaciones con sucursales independientes, es posible descentralizar la gestión del CRM.
• Assoconnect también le permite abrir afiliaciones para personas jurídicas a través del CRM, y disponer de registros independientes para el resto de sus afiliados. La solución cumple el RGPD.

• Assoconnect no ofrece una herramienta de elaboración de informes.
• La herramienta no tiene integración nativa con herramientas de gestión de proyectos.

Assoconnect es gratuito para gestionar las inscripciones y aceptar los pagos. El primer paquete cuesta 24 euros al mes por 50 contactos. Pagarás 2.299 euros al mes por 5.000 contactos.

Hubspot es una herramienta CRM todo en uno que se encuentra entre los mejores software CRM del mercado. Su plan gratuito es muy potente y puede satisfacer una amplia gama de necesidades.

• Hubspot ofrece una completa suite CRM que combina las funcionalidades de un CRM clásico, un software CMS y excelentes funciones de automatización del marketing, generación de informes yautomatización.
• El CMS de Hubspot facilita la creación de un sitio web, de forma gratuita y sin codificación, gracias a una visión nativa de CRM que convierte a los visitantes en clientes potenciales.
• Esta solución ofrece informes muy avanzados, que pueden ser útiles para analizar el alcance de una campaña de donaciones o identificar perfiles de donantes habituales.

• La versión gratuita es muy limitada y los precios de las versiones de pago suben muy rápidamente, sobre todo si tienes muchos contactos.
• Las funciones de Hubspot son a veces demasiado avanzadas para asociaciones pequeñas con pocos miembros, que ya tienen un sitio web o que no hacen mucho marketing por correo electrónico.

La suite CRM te da acceso a todas las herramientas de Hubspot a un precio muy atractivo. Puedes elegir el número de contactos y usuarios que quieras, pero los precios suben bastante rápido. Hubspot también ofrece un servicio gratuito, pero con el logotipo de Hubspot estampado por todas partes.

La suite CRM inicial tiene un precio de 50 euros al mes para 2 usuarios (Sales Hub) y 1.000 contactos (Marketing Hub). Si mantiene 2 usuarios, añada 49 euros/mes por cada 1.000 contactos adicionales.

También puedes optar sólo por la suite CRM Marketing de Hubspot, desde 20 euros/mes por 1.000 contactos, más 20 euros/mes por cada 1.000 contactos adicionales. Pero ojo, la automatización del marketing es prácticamente inexistente en el plan más ligero de Hubspot, y el precio de entrada para acceder a ella (plan Pro) es de 880 euros/mes. Está muy lejos de los precios de Brevo.

Personify (Wild Apricot) es un CRM todo en uno que te permite gestionar tus miembros y tu base de datos.

• Personify ofrece funciones de pago en línea, gestión de eventos y creación de campañas por correo electrónico. También puedes crear un sitio web fácilmente sin necesidad de codificar.
• Este programa ofrece plantillas de sitios web que pueden personalizarse con su logotipo y colores. Puede integrarlo fácilmente en su sitio web actual.
• La inscripción de nuevos miembros es más fácil gracias a un formulario en línea y a la opción de pagar directamente en línea.
• Personify también facilita la planificación de eventos. Puede crear eventos rápidamente, automatizar su promoción, personalizar los formularios de inscripción y realizar un seguimiento de los pagos.

• El servicio de atención al cliente no es muy receptivo.
• En ocasiones, la solución carece de flexibilidad a la hora de personalizar el sitio web.
• Es una herramienta bastante anticuada y las actualizaciones son escasas.

Personify ofrece un plan inicial desde 60 $/mes para 100 contactos. Pagarás 440 dólares al mes por 5.000 contactos.

Ohme es una herramienta que ofrece las características clásicas de un CRM: centralización de tus contactos y conexión con tus otros programas de gestión. Es una solución útil si ya utilizas varios paquetes de software y quieres conservarlos.

• Ohme ofrece integraciones API con una amplia gama de software: Hello Asso para tus campañas de recaudación de fondos, Mailchimp para tus boletines y Weezevent para la venta de entradas.
• Ohme no limita el número de usuarios o contactos, ya que el precio se basa en el presupuesto de la asociación y no en el número de contactos o usuarios.
• La gestión de los recibos fiscales para los donantes es excelente.

• Ohme se especializa principalmente en la gestión de contactos, por lo que necesitarás otro software para tus otras necesidades.

Ohme ofrece un plan gratuito para 1 usuario y 150 contactos. El primer plan cuesta 24 euros al mes y luego el precio depende del presupuesto anual de la asociación.

Salesforce NPSP es un CRM adaptado a organizaciones sin ánimo de lucro. Esta solución ofrece 10 suscripciones gratuitas, sujetas a requisitos, que pueden interesar a las asociaciones que deseen crear un CRM pero no estén seguras de qué solución adoptar.

• Salesforce es uno de los líderes del mercado de CRM. Esta herramienta ofrece una excelente profundidad funcional y puede adaptarse a diversas necesidades.
• Esta herramienta ofrece funciones de elaboración de informes muy potentes, gracias en particular a su herramienta de IA, Einstein Analytics. Por ejemplo, puede identificar a sus donantes habituales y evaluar el rendimiento de sus campañas de donación.
• Salesforce es la mejor solución en términos de integración, especialmente con las herramientas de gestión. Es uno de los mayores mercados de aplicaciones de terceros, gracias a su plataforma SalesforceAppExchange, que proporciona acceso a más de 5.000 aplicaciones. No dude en informarse sobre las mejores aplicaciones de AppExchange.

• Salesforce es un CRM muy orientado a las ventas, lo que no siempre satisface necesariamente las necesidades de las asociaciones.
• Familiarizarse con la herramienta es complejo y lleva tiempo, y puede requerir los servicios de un . Las plantillas o soluciones prefabricadas son escasas.
• Es una solución menos asequible que otras herramientas del mercado, a pesar de que las 10 primeras licencias son gratuitas.

Salesforce es gratuito para un máximo de 10 usuarios. Aparte de eso, cuesta 60 dólares al mes por usuario.

Kindful es un software CRM que responde perfectamente a las necesidades de las asociaciones especializadas en la gestión de campañas de donativos. Esta herramienta se utiliza para gestionar a los donantes y sus datos.

• Kindful facilita la realización de donaciones desde tu sitio web sin costes de transacción y la gestión de tu base de datos de donantes.
• La herramienta automatiza sus interacciones con los donantes. Por ejemplo, puede automatizar el envío de recibos y notas de agradecimiento.
• Kindful te permite medir el compromiso de los donantes utilizando plantillas ya preparadas.
• El servicio de atención al cliente es muy receptivo.
• Kindful no limita el número de usuarios y se integra con una amplia gama de software, incluidas herramientas de recaudación de fondos como Classy y Fundraising Report Card.

• Kindful ofrece una personalización del correo electrónico bastante limitada.
• Esta herramienta se adapta mal a la gestión de una base de afiliados y sigue estando muy especializada en donaciones.
• La fórmula más barata, a partir de 119 dólares por 1.000 contactos, es elevada en comparación con las demás soluciones de este top ten.

Kindful ofrece un paquete inicial a partir de 119 dólares al mes para 1.000 contactos. 239 al mes por 5.000 contactos.

Monday es, ante todo, una herramienta de gestión de proyectos, pero también ofrece funciones de CRM, lo que proporciona una experiencia de usuario inigualable y un alto grado de flexibilidad.

Es el software ideal para las asociaciones que se centran en la gestión de proyectos, y satisface perfectamente las necesidades cotidianas. Por ejemplo, la gestión de los horarios de los voluntarios. Monday también puede adaptarse a organizaciones con procesos específicos.

• Monday es una plataforma de gestión de proyectos integral y flexible que se adapta a multitud de procesos.
• Es una herramienta muy flexible que ofrece una amplia gama de opciones de personalización.
• Monday puede integrarse con sus herramientas de trabajo tradicionales, cuya lista encontrará aquí.

• Monday no ofrece las funciones de elaboración de informes específicas de CRM (informes generados automáticamente), sino que permite a cualquier usuario crear el informe específico que necesite.
• Esta solución no permite crear un sitio web.
• No existen funciones específicas para organizar campañas de donativos, a diferencia de otras soluciones de este top ten.

Monday es gratis hasta 10 usuarios, después la tarifa sube a 57,6 euros/año/usuario adicional. Cuesta 576 euros al año para 20 usuarios. La cuota anual para 50 usuarios es de 2.304 euros.

Neon CRM es un paquete de software todo en uno basado en la nube para asociaciones, que les permite planificar eventos, gestionar afiliaciones y animar a los donantes.

• Neon CRM ofrece una buena funcionalidad de gestión de socios. Por ejemplo, puede automatizar la renovación de afiliaciones o la promoción y gestión de eventos reservados a los afiliados, y ofrecer un descuento en función del nivel de afiliación.
• La herramienta también puede utilizarse para crear campañas de correo electrónico automatizadas.
• Basta con crear un sitio web y ofrecer opciones de pago en línea.
• El número de usuarios y correos electrónicos es ilimitado para cada versión.

• La solución no es muy intuitiva y algunas funciones son difíciles de implementar.

El primer precio es de 99 dólares al mes. En segundo lugar, los precios dependen del volumen de negocios de la asociación.

Hivebrite es una herramienta dedicada a la gestión de una comunidad de miembros, con varios niveles, que se adapta bien a las necesidades de las asociaciones. Es una buena opción si su asociación se mueve principalmente por las cuotas de los miembros.

• Hivebrite ofrece una amplia gama de funciones: gestión de socios, informes de datos, gestión de eventos, pago en línea, etc.
• Esta solución es altamente personalizable. Por ejemplo, puedes elegir si tu red está abierta a todo el mundo o sólo es accesible por invitación. También puede personalizar los perfiles de los miembros o diseñar la herramienta con su logotipo y colores.

• Hivebrite ofrece funciones de elaboración de informes, pero su personalización es limitada.
• Las posibilidades de integración son limitadas.

Los precios de Hivebrite están disponibles previa solicitud.