Crea un Plan de Prospección en 6 pasos para impulsar tus ventas

La prospección es la savia de cualquier negocio.
Sin embargo, ¿cuántas empresas de nueva creación y PYME lanzan su negocio sin un plan de prospección adecuado?
Porque sí, la prospección debe planificarse, organizarse y formar parte de una verdadera estrategia.
Este artículo examina cómo estructurar un plan de prospección de la A a la Z. Tanto si tienes un equipo de un vendedor como de varias docenas, esta guía te dará las herramientas que necesitas para construir una máquina de prospección eficaz y escalable.
Se acabaron los días en que disparabas al azar con la esperanza de dar en el blanco.
Siguiendo estos 6 pasos para construir tu plan de prospección, podrás poner en marcha una estrategia de prospección que convierta, mida y mejore continuamente.
¿Preparado para construir una sólida máquina de prospectar?
¡Empecemos!

Paso 1: Define tus objetivos de prospección

Antes de lanzarte de cabeza a la prospección, tómate tu tiempo para definir claramente tus objetivos.
Esta es la base de cualquier plan de prospección eficaz.
Sin objetivos precisos, corres el riesgo de navegar a ciegas, perdiendo tiempo y recursos.

Establece objetivos utilizando el método SMART

Tus objetivos de prospección deben ser SMART, es decir :
Específicos, Mensurables, Alcanzables, Realistasy Limitados en el tiempo.
Olvídate de intenciones vagas como “Quiero más clientes”.
En su lugar, persigue objetivos concretos como “Obtener 20 citas cualificadas al mes con responsables de la toma de decisiones de PYMES del sector tecnológico en los próximos 3 meses”.

Aquí tienes algunos ejemplos de objetivos SMART para tu prospección:

• Generar 50 clientes potenciales cualificados al mes a través de LinkedIn al final del trimestre
• Aumenta la tasa de conversión de tus correos electrónicos de prospección del 2% al 5% en 2 meses
• 10 citas con clientes potenciales que coincidan con tu KPI cada semana

Para cada objetivo, fíjate subobjetivos intermedios.
Por ejemplo, si quieres conseguir 50 clientes potenciales cualificados al mes, márcate un objetivo de 15 clientes potenciales a la semana.
Esto te permitirá controlar tus progresos y ajustar tu estrategia sobre la marcha si es necesario.

Alinea tus objetivos de prospección con tus objetivos generales de venta

Tus objetivos de prospección no deben estar desconectados de la realidad de tu negocio.
Deben formar parte de tu estrategia global de ventas.
Aquí es donde muchas empresas de nueva creación y PYME se equivocan: fijan objetivos de prospección sin tener en cuenta su capacidad real de gestionar y convertir los clientes potenciales generados.
Hazte estas preguntas esenciales:

• ¿Cuál es tu objetivo de ventas para el año?
• ¿Cuántos clientes nuevos necesitas adquirir para conseguirlo?
• ¿Cuál es tu tasa media de conversión de cliente potencial a cliente?
• ¿Cuál es el valor medio de un cliente a lo largo de su vida (LTV)?
• ¿Cuántos clientes potenciales puede gestionar eficazmente tu equipo de ventas?

A partir de ahí, puedes determinar cuántos clientes potenciales cualificados necesitas generar cada mes, semana o día para alcanzar tus objetivos.
Un ejemplo concreto: Supongamos que tu objetivo es facturar 1 millón de euros este año.
Tu cesta de la compra media es de 10.000 euros, así que necesitas 100 clientes nuevos.
Si tu tasa de conversión de clientes potenciales/clientes es del 10%, eso significa que necesitas generar 1.000 clientes potenciales cualificados a lo largo del año, o unos 83 al mes.
No te limites a fijar objetivos cuantitativos.
Incluye también objetivos cualitativos en tu plan de prospección de ventas. Por ejemplo:

• Mejora la cualificación de tus clientes potenciales para aumentar tu tasa de conversión
• Reducir el tiempo medio entre el primer contacto y la firma
• Aumenta la satisfacción de tus clientes potenciales con tu proceso de venta

No tengas miedo de ser ambicioso, pero sé realista.
Los objetivos demasiado fáciles no te empujarán a superarte, mientras que los objetivos inalcanzables corren el riesgo de desmotivar a tu equipo.

Paso 2: Identifica y segmenta tu grupo objetivo

Has definido tus objetivos: ¡bien hecho!
Ahora tienes que determinar exactamente a quién vas a dirigirte.
Una prospección eficaz es, ante todo, una prospección selectiva.

Crea tu Perfil del Cliente Ideal (PCI)

El ICP (Perfil del Cliente Ideal) es el carné de identidad de la empresa ideal a la que quieres vender.
No es una persona, sino una organización que obtiene el máximo valor de tu producto o servicio.
Para definir tu ICP, hazte estas preguntas:

• ¿En qué sector opera esta empresa?
• ¿Cuál es su tamaño (número de empleados, volumen de negocio)?
• ¿Dónde se encuentra geográficamente?
• ¿Cuáles son sus principales retos y objetivos?
• ¿Cuál es su nivel de madurez tecnológica?

Desarrolla tus buyer personas

Una vez que hayas definido tu KPI, entra en más detalles creando tus buyer personas.
Se trata de los perfiles típicos de los responsables de la toma de decisiones dentro de tu KPI.
Para ayudarte a entender la diferencia con los KPI y la relación entre ambos, hemos preparado un artículo sobre el tema: KPI vs Buyer Personas.

Para cada buyer persona, detalla :

• Su cargo y responsabilidades
• Objetivos profesionales y personales
• Sus principales retos diarios
• Sus criterios de decisión de compra
• Sus fuentes de información favoritas

No dudes en crear varias personas.
En una empresa, varias personas pueden intervenir en el proceso de compra.

Segmenta tu base de clientes potenciales

Ahora que tienes tus KPI y tus buyer personas, es hora de segmentar tu base de clientes potenciales.
La segmentación te permitirá adaptar tu enfoque a cada grupo para maximizar tus posibilidades de conversión.
He aquí algunos criterios clásicos de segmentación, que siguen siendo la base del B2B:

• Tamaño de la empresa (VSE, PYME, ETI, Grandes Cuentas)
• El sector empresarial
• Situación geográfica
• El nivel de madurez de tu oferta
• Potencial de ingresos

Paso 3: Elige tus canales de prospección

Ahora ya sabes a quién te diriges.
El siguiente paso es determinar cómo llegar a ellos de forma eficaz.
Aquí es donde entran en juego los canales de prospección.

Evaluar los diferentes canales

Hay muchos canales de prospección diferentes, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes:

• En prospección telefónica ofrece un intercambio directo y personalizado con tus clientes potenciales, aunque a veces pueda percibirse como intrusiva si no se realiza correctamente.
  Para evitar caer en esta trampa, descubre las claves del éxito de la prospección telefónica.
• El prospección por correo electrónicotiene la ventaja de ser barata y fácil de automatizar, pero puede sufrir bajas tasas de apertura en bandejas de entrada sobrecargadas.
• En venta socialsobre todo a través de LinkedIn, se ha consolidado como un medio excelente para establecer contactos y demostrar tu experiencia.
  Pero recuerda que este enfoque requiere tiempo para construir una presencia creíble en Internet.
• Las ferias y eventos ofrecen la oportunidad de conocer a un gran número de clientes potenciales cualificados en poco tiempo, pero pueden ser costosas y llevar mucho tiempo.
• Por finmarketing entrante atrae a clientes potenciales que ya están interesados en tu área de especialización, pero puede llevar tiempo ver los resultados.

Adopta un enfoque multicanal

El enfoque multicanal, que consiste en movilizar varios canales en tus esfuerzos de prospección, aumenta tus posibilidades de llegar a tus clientes potenciales allí donde son más receptivos.
He aquí un ejemplo de secuencia multicanal:

• Día 1: Conexión a LinkedIn + mensaje personalizado
• Día 3: Correo electrónico de presentación
• Día 5: Llamada telefónica
• Día 7: Enviar contenido de valor por correo electrónico
• Día 10: Llamada de seguimiento

Adapta tus canales a tus objetivos

No todos los canales funcionan de la misma manera para todos los objetivos.
Utiliza tus buyer personas para determinar los canales más relevantes para cada segmento. Por ejemplo:

• Las nuevas empresas jóvenes suelen ser más receptivas a las redes sociales
• Las cuentas clave pueden requerir un enfoque más formal, combinando correos electrónicos y llamadas telefónicas.
• A veces es más fácil contactar por teléfono con las profesiones liberales

Prueba distintas combinaciones de canales y mide los resultados.
Con el tiempo, podrás identificar las secuencias más eficaces para cada segmento de tu público objetivo.
Y no lo olvides: sea cual sea el canal que elijas, la calidad de tu mensaje es primordial.
Asegúrate siempre de que estás aportando valor a tu cliente potencial, en lugar de limitarte a venderle tu producto o servicio.
La elección de los canales es una etapa clave en la construcción de un plan de prospección.
Debe estar bien pensada y alineada con tus objetivos, tu target y tus recursos.
Por supuesto, no dudes en experimentar y ajustar tu enfoque en función de los resultados obtenidos.
La cultura de la prueba debe estar en el centro de tu estrategia de prospección.

Paso 4: Crea tu secuencia de prospección

Ahora que has identificado tus objetivos y elegido tus canales, es hora de estructurar tu enfoque creando lo que se conoce como una secuencia de prospección.
Se trata de un elemento clave de tu plan de prospección.
Una buena secuencia te permite interactuar con tus clientes potenciales de forma coherente y relevante.
Aumenta tus posibilidades de conversión.

Define el número y la frecuencia de los puntos de contacto

El primer paso es determinar cuántas veces y con qué frecuencia vas a contactar con tus clientes potenciales.
No existe una regla de oro, pero aquí tienes algunas pautas:

• Intenta conseguir entre 6 y 12 puntos de contacto durante un periodo de 3 a 4 semanas.
• Al principio, espacia tus interacciones de 2 a 3 días, y luego aumenta gradualmente el intervalo.
• Ajusta la frecuencia en función de las reacciones de tus clientes potenciales.

Desarrolla contenido valioso para cada interacción

Cada punto de contacto de tu secuencia debe aportar valor a tu cliente potencial.
Así que no te limites a repetir tu argumento de venta cada vez.
Al contrario, varía tu enfoque. Por ejemplo:

1. Primer contacto: Preséntate brevemente y explica por qué te pones en contacto con nosotros.
2. Segundo contacto: compartes contenido relevante (estudio de caso, libro blanco, artículo de blog) relacionado con los retos de tu cliente potencial.
3. Tercer contacto: Propones una llamada de descubrimiento para comprender las necesidades específicas del cliente potencial.
4. Próximos contactos : Alternas entre compartir contenidos, pedir opiniones y ofrecer propuestas de valor a medida.

Automatiza ciertas etapas de tu secuencia

La automatización puede mejorar mucho la eficacia de tu prospección, siempre que se utilice de forma inteligente.
Entre los elementos clásicos que puedes automatizar :

• Enviar correos electrónicos de seguimiento
• Recordatorios de llamadas a realizar
• Actualizar el estado de los prospectos en tu CRM
• Enviar contenidos personalizados en función de las acciones de los prospectos

Pero ten cuidado de no automatizar en exceso.
Las interacciones clave, como las llamadas de descubrimiento o las respuestas a preguntas concretas, deben seguir siendo personales.

Ejemplo de secuencia de prospección B2B:

• Día 1: Correo electrónico de presentación personalizado
• Día 3: Conexión a LinkedIn + mensaje personalizado
• Día 5: Llamada telefónica (si no contestas, deja un mensaje de voz)
• Día 8: Correo electrónico con intercambio de contenido relevante (estudio de caso, libro blanco)
• Día 11: Seguimiento telefónico
• Día 15: Correo electrónico proponiendo una reunión de descubrimiento
• Día 20: Recordatorio final por LinkedIn o correo electrónico

No olvides que una secuencia de prospección no es inamovible.
Tienes que probar distintos enfoques, analizar los resultados y hacer ajustes continuos.
La clave está en encontrar el equilibrio adecuado entre persistencia y respeto por el cliente potencial.
Una secuencia de prospección bien diseñada te permite mantenerte en contacto con tus clientes potenciales durante todo el ciclo de ventas.
Estructura tu enfoque, garantiza un seguimiento coherente y aumenta tus posibilidades de convertir tus clientes potenciales en clientes.
Tómate el tiempo necesario para diseñarla cuidadosamente, y no dudes en perfeccionarla con el tiempo en función de tus resultados.

Paso 5: Prepara tus recursos y herramientas

Has definido tus objetivos, identificado tus destinatarios, elegido tus canales y creado tu secuencia de prospección.
¡Bien hecho!
Pero antes de lanzarte de cabeza, queda una etapa crucial: utilizar las herramientas de prospección y los recursos adecuados.
Esta es la clave de una prospección eficaz y escalable.

Construye tu base de datos de clientes potenciales

Tu base de datos es el corazón de tu estrategia de prospección.
Sin clientes potenciales cualificados, incluso la mejor secuencia del mundo será inútil.
He aquí cómo hacerlo:

1. Identifica tus fuentes de datos: LinkedIn Sales Navigator, bases de datos sectoriales, directorios profesionales, etc.
2. Enriquece tus datos: Utiliza herramientas como Clearbit para añadir información relevante (correo electrónico, teléfono, cargo exacto) a los contactos de tu base de datos.
3. Limpia regularmente tu base de datos: elimina duplicados, actualiza la información obsoleta.
   Una base de datos limpia garantiza una prospección eficaz.

Selecciona las herramientas adecuadas

Las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia entre una tediosa prospección y una máquina bien engrasada.
Aquí tienes lo esencial:

• El CRM, que es la cabina de mando de tu prospección. HubSpot, Pipedrive o Salesforce son excelentes opciones, dependiendo de tus necesidades y tamaño.

• Herramientas de automatización de ventas, para gestionar tus secuencias de prospección. Lemlist, Outreach y Reply.io son buenas opciones.
• Herramientas de firma de correo electrónico, para firmas profesionales con seguimiento.
  Si te interesa, hemos comparado los principales programas de firma electrónica.
• Herramientas de concertación de citas para facilitar la vida a tus clientes potenciales.
• Herramientas de enriquecimiento de datos, para completar la información que falta sobre tus clientes potenciales.

Una advertencia: asegúrate de que todas tus herramientas se integran bien entre sí.
El objetivo es tener un flujo de trabajo fluido, no pasarte el tiempo haciendo malabarismos con distintas plataformas.

Crea tus propios guiones y plantillas de mensajes

Disponer de plantillas listas para usar te ahorrará un tiempo precioso.
Teniendo esto en cuenta, puedes preparar

1. En guiones de llamadaLa finalidad de estos guiones no es recitarlos palabra por palabra, sino proporcionar un marco a seguir.
2. Desde plantillas de correo electrónicopara cada etapa de tu secuencia de prospección.
3. Mensajes de LinkedIn, para tus solicitudes de conexión y seguimiento (descubre cómo prospectar con éxito en LinkedIn).
4. Una presentación de tu empresa, por ejemplo un documento PDF claro y conciso que puedas enviar a los posibles clientes interesados.

Construye tu equipo

Si tienes la suerte de contar con un equipo de ventas, asegúrate de que conocen todas las herramientas y recursos que has puesto en marcha.
Organiza sesiones de formación y crea una guía de buenas prácticas.
Recuerda que la preparación es la clave del éxito en la prospección.
Invierte tiempo en poner a punto tus recursos y herramientas, y recogerás los frutos muy rápidamente.
Recuerda: ¡un buen vendedor pasa más tiempo preparándose que prospectando!

Paso 6: Mide y optimiza tu rendimiento

¡Ya estás ahí!
Tu plan de prospección de ventas está en marcha, tus vendedores están trabajando y empiezan a llegar los primeros resultados.
Pero no te duermas en los laureles: la clave de una prospección eficaz a largo plazo es la medición y optimización continuas.

Define tus KPI de prospección

Sin indicadores claros, es imposible saber si tus esfuerzos están dando fruto.
He aquí los KPI esenciales que debes controlar:

1. Tasa de respuesta: ¿Cuántos prospectos responden a tus solicitudes?
2. Tasa de cualificación: ¿Cuántas de las respuestas corresponden realmente a tu KPI?
3. Tasa de conversión de citas: ¿Cuántos prospectos cualificados aceptan una cita?
4. Tasa de conversión de oportunidades: ¿Cuántas citas se convierten en oportunidades de venta?
5. Coste por cliente potencial cualificado ¿Cuánto cuesta adquirir un cliente potencial cualificado?

Establece un seguimiento regular

La medición sólo tiene sentido si es regular.
Establece rutinas de seguimiento:

1. Diariamente: número de contactos realizados, respuestas recibidas.
2. Semanal: Tasa de respuesta, número de citas concertadas.
3. Mensualmente: Tasa de conversión, coste por cliente potencial, análisis de tendencias.

Utiliza paneles visuales en tu CRM para obtener una visión general de un vistazo.
Un plan de prospección completo empieza con la planificación de las acciones y termina con su análisis.

Iterar y mejorar continuamente tu plan

La prospección no es una ciencia exacta.
Lo que funciona hoy puede no funcionar mañana.
Por eso necesitas adoptar un enfoque de mejora continua.
En tu plan de prospección :

1. Prueba distintos enfoques: varía tus ganchos, tus canales, tus tiempos de contacto.
2. Analiza lo que funciona (y lo que no): identifica las mejores prácticas de tus mejores vendedores.
3. Forma a tu equipo de forma continua: comparte los resultados y las mejores prácticas en reuniones periódicas.

Escucha a tus clientes y clientes potenciales

Por último, no olvides la fuente de información más valiosa: tus clientes potenciales y los propios clientes.
Pídeles regularmente su opinión sobre tu proceso de prospección.
¿Qué les ha gustado?
¿Qué les molestó?
Sus comentarios son una mina de oro para optimizar tu enfoque.

Conclusión

¡Y ahí lo tienes!
Ya tienes todas las claves para elaborar un plan de prospección digno de ese nombre.
Desde la definición de tus objetivos hasta la optimización de tu rendimiento, pasando por la identificación de tus objetivos y la creación de tu secuencia, tienes todos los ingredientes que necesitas para convertir tu prospección en una auténtica máquina de generar clientes potenciales cualificados.
Recuerda: un buen plan de prospección nunca es estático.
Evoluciona, se adapta y mejora con el tiempo.
No tengas miedo de experimentar, de probar nuevos enfoques, de cuestionar tus hábitos.
La clave del éxito reside en tu capacidad para adaptarte rápidamente a las reacciones del mercado.
Por último, recuerda siempre que detrás de cada cliente potencial hay un ser humano.
Por supuesto, las herramientas, los procesos y los KPI son esenciales.
Pero nunca olvides la importancia de la empatía, la escucha y la personalización en tu enfoque de ventas.
Tendemos a olvidarlo con demasiada frecuencia, ¡especialmente en los canales digitales!