Los 15 mejores softwares CRM (realmente) gratuitos y sencillos

Si buscas un software CRM gratuito, probablemente te encuentres en una de estas situaciones:

• Estás lanzando un pequeño proyecto, necesitas algo parecido a un CRM para gestionar tus relaciones con los clientes, pero las soluciones “reales” no solo son demasiado caras, sino también demasiado complicadas para un proyecto que está comenzando. Los 10 mejores CRM gratis de esta lista están diseñados para este caso de uso.
• Estás dispuesto a dedicar tiempo a configurar un software CRM, pero no tienes presupuesto. Estás considerando un CRM de código abierto o autoalojado, y no quieres gastar demasiado. Los últimos 5 CRM gratuitos de esta lista son ideales para esta necesidad.
• Es un malentendido. Pensabas que los editores de CRM ofrecían planes realmente gratuitos. Sí, algunos como HubSpot (el más conocido) tienen un plan gratis, pero no siempre es la mejor opción para ti, ya que estas versiones suelen ser bastante limitadas en cuanto a funcionalidades.

En este artículo, te presentamos 15 softwares CRM que son *realmente* gratuitos. Los hemos clasificado según la facilidad de configuración, desde aproximadamente treinta minutos para el primero, hasta unas horas para los últimos (o incluso un poco más, dependiendo de tus habilidades).

Las soluciones más complejas de configurar suelen ser las que mejor se adaptarán a medida que tu negocio crezca, por lo que el tiempo que inviertas al principio pronto será recompensado. Invertir tiempo en implementar un CRM nunca es una pérdida de tiempo.

Además, te recomendamos elegir soluciones que se integren bien con las herramientas que ya utilizas o que planeas utilizar en el futuro. Sería lamentable elegir un CRM que no se pueda conectar con tu herramienta de contabilidad, por ejemplo.

HubSpot es un actor muy consolidado en el mundo de los CRM. Este CRM gratuito ha avanzado mucho en los últimos años, y ahora compite regularmente con Salesforce, aunque en mi opinión sigue estando un poco por detrás.

El plan gratuito te permite crear hasta 3 paneles de control, con 10 informes por panel, pero está limitado a una única canalización de ventas. Puedes conectar tu correo electrónico, pero solo uno, lo que puede ser limitante si más de una persona gestiona las relaciones comerciales. También incluye la herramienta de reserva de citas online (similar a Calendly).

En resumen, si eres el único que vende, no hay competencia. Puedes acceder a todas las funcionalidades de uno de los CRM gratis más completos del mercado. Sin embargo, cuando la colaboración es un factor clave, el plan gratuito de HubSpot se queda corto.

Si, por el contrario, tienes un equipo grande con muchas necesidades de colaboración, pero no necesitas funciones avanzadas, entonces otras soluciones como Trello, Notion o incluso Google Sheets pueden ser más adecuadas.

El gran inconveniente de HubSpot viene cuando decides pasarte a los planes de pago.

Ofrecen el mejor producto del mercado para microempresas con su suite Starter CRM, que cuesta 240 euros al año por usuario. Este plan incluye la suite de CRM, Automatización del Marketing y Help Desk. Es una excelente opción, pero a medida que agregas más usuarios, HubSpot se convierte en uno de los CRM más caros del mercado.

• Es una solución CRM completa, con una gran cantidad de funciones.
• HubSpot permite personalizar casi todo, adaptándose a tu marca y procesos de ventas.

• Si tienes más de 2 o 3 usuarios, los planes de pago de HubSpot son más adecuados. El plan Starter comienza en 20 euros al mes por usuario.

Vale, quizá soy un poco parcial porque empecé en Sendinblue, ahora Brevo. Pero realmente han hecho un gran trabajo con las herramientas de ventas desde que se convirtieron en Brevo, y lo mejor es que la gran mayoría de las funciones están disponibles gratuitamente.

Eso sí, si pretendes usar el CRM a diario durante varias horas, probablemente no sea la mejor opción. En ese caso, sería mejor optar por Freshsales o Pipedrive.

Brevo es ideal para gestionar todos tus datos de clientes en un solo lugar y centralizar las comunicaciones desde una plataforma única. Además, puedes aprovechar sus potentes herramientas de marketing (envío de emails, SMS, etc.) y de ventas (calendario, kanban, bandeja de entrada compartida, etc.), todo de forma gratuita.

El plan gratuito de Brevo incluye hasta 50 oportunidades en curso, contactos ilimitados, gestión de tareas, calendario, chat en vivo y más.

Para una pequeña organización con muchos contactos y pocos clientes, como Salesdorado, es inmejorable.

Si ya estás familiarizado con Trello, sabrás que el poder de esta herramienta radica en su capacidad de automatización. Puedes asignar tarjetas, rellenarlas automáticamente, moverlas entre fases, establecer plazos, etc. Estas son algunas de las principales características que puedes usar de forma gratuita:

• Crea una canalización para gestionar clientes potenciales o entradas, adaptable a las necesidades de tu equipo para cualquier tipo de gestión de contactos o relaciones.
• Organiza la información de contacto y las notas directamente en la tarjeta de cada cliente.
• Centraliza todos los activos adjuntando documentos relevantes, como correos electrónicos y solicitudes de seguimiento.
• Mantén el desarrollo comercial bajo control asignando miembros del equipo y plazos a las tareas, y observa cómo las tarjetas avanzan en el proceso de “En curso” a “Hecho”.

• La plantilla de CRM gratuita está bien diseñada y te permite ver rápidamente qué automatizaciones puedes implementar (como checklists previas a reuniones o la creación automática de leads a partir de formularios de contacto).

• No hay informes detallados en Trello, más allá de la vista Kanban. Tendrás que ser creativo y agregar automatizaciones adicionales para adaptarlo a tus procesos empresariales.

Zoho es uno de los líderes del CRM a nivel mundial, especialmente en EE.UU. Es un paquete empresarial completo diseñado para pequeñas empresas y PYMES, que incluye CRM, videoconferencias, mensajería y más.

Zoho ofrece una versión 100% gratuita (sin costes ocultos) de su CRM estrella: Zoho CRM. Esta oferta gratuita está dirigida a pequeños equipos, ya que está limitada a 3 usuarios. Sin embargo, Zoho es generoso con su plan gratuito, ofreciendo acceso a funciones esenciales como gestión de clientes potenciales, transacciones, contactos, tareas, eventos y marketing.

Por otro lado, aunque Zoho CRM Free ofrece varios informes estándar, sus funciones de análisis son limitadas. Además, el número de registros de datos está limitado a 5.000, lo que puede ser un obstáculo. Para eliminar esta restricción, puedes optar por el plan básico, a 14 euros al mes por usuario.

Si buscas una herramienta de CRM gratuito que sea sencilla y suficientemente potente para gestionar tu canal de ventas, Crmble es una excelente opción. Es fácil de usar, y configurarlo en tu tablero de Trello te llevará solo unos minutos. Aquí algunas de sus principales funcionalidades:

• Acceso instantáneo a la información de contacto de tus clientes mediante los “campos Crmble”. Esta función clave te ayuda a mantenerte organizado y permite una excelente integración con servicios de terceros.
• Con Trello, puedes importar un archivo CSV y convertir cada fila en tarjetas en tu tablero. Crmble facilita la migración de tus listas de contactos a Trello de manera rápida y sencilla.
• Ya sea que utilices Google Forms, Typeform, Facebook Lead Ads, etc., puedes sincronizar tus leads directamente con tu tablero a través de Crmble.
• Sincroniza los datos de tus tarjetas Trello con tu cuenta de Google. Puedes crear un contacto en Google desde cualquier tarjeta de Trello o guardar los archivos adjuntos en Google Drive.

• Es una herramienta más avanzada que facilita añadir las capas adecuadas de automatización.

• Es una solución más compleja y algo rígida.
• Requiere conocimientos previos sobre algunas soluciones CRM del mercado, como Pipedrive.
• Aunque Crmble tiene una versión gratuita, hay que señalar que su precio es de 5 euros por usuario al mes para desbloquear todas las funciones.

Monday.com es más conocido por su software de gestión de proyectos y colaboración, pero también ha desarrollado una solución de CRM gratuito llamada Monday Sales.

Lo que destaca de Monday Sales es su interfaz moderna e intuitiva. Con un uso inteligente de los colores y una estructura clara, facilita la navegación por la herramienta sin complicaciones.

Monday Sales ofrece tablas preconfiguradas (y personalizables) para que ahorres tiempo en la configuración de tu CRM, pipeline, gestión de contactos, etc. Sin embargo, es cierto que sus funcionalidades son más limitadas en comparación con otras soluciones del mercado. Monday Sales cubre principalmente las necesidades básicas de un CRM.

Al registrarte en Monday Sales, también tendrás acceso a su herramienta principal de gestión de proyectos, que ha ganado popularidad en los últimos años.

Un punto importante: a fecha de mayo de 2024, Monday Sales aún no ofrece una versión gratuita, pero está en proceso. Monday ha anunciado el lanzamiento inminente de una versión gratuita que estará limitada a 2 usuarios y 1.000 contactos.

Notion te proporciona todos los elementos básicos que necesitas para crear tus propios diseños de página y herramientas de trabajo. Mucha gente lo considera un “wiki interno” que permite a los equipos y a los individuos planificar proyectos y hacer seguimiento de su trabajo y objetivos a lo largo del proceso. Este espacio de trabajo te permite:

• Crear tu propia wiki con capas infinitas de contenido,
• Planificar usando vistas Kanban, calendarios o simples listas,
• Capturar flujos de trabajo y registrar todo lo que creas en hojas de cálculo y bases de datos.

Además, Notion ofrece funciones de colaboración en tiempo real, permitiendo a los equipos compartir, comentar y asignar tareas o recordatorios.

Notion es un “espacio de trabajo todo en uno”. Es un SaaS diseñado para centralizar toda la información y documentos que necesitas para tu trabajo. Funciona como un sistema piramidal de páginas conectadas, que pueden adoptar una amplia variedad de formatos.

• Esta solución se asemeja bastante al CRM gratuito de Google Spreadsheets.
• Notion es extremadamente fácil de configurar y te permite beneficiarte de la potencia de su interfaz, que es mucho más amigable.

• Puede resultar limitante. Solo tienes una tabla por lo que, si no tienes cuidado, rápidamente te verás con muchas columnas que no se usan mucho.

Airtable es, ante todo, una herramienta de gestión de tareas y colaboración basada en bases de datos. Es como un Google Sheets mejorado, con una interfaz moderna e intuitiva que ha contribuido a su popularidad.

¿Qué tiene que ver Airtable con un CRM? Al igual que Notion o Trello, Airtable ofrece una plantilla específica para la gestión de CRM. Esta plantilla permite a cada representante de ventas hacer seguimiento de sus contactos y oportunidades. Los representantes pueden acceder a una vista de calendario para gestionar tareas y eventos actuales y futuros, mientras que los gerentes pueden usar la vista kanban para supervisar el estado de cada acuerdo en el pipeline.

El gran punto fuerte de Airtable CRM es su excelente capacidad de gestión de datos, con una organización intuitiva de la información en vistas y tablas. Cada dato puede relacionarse con otros, ya que Airtable funciona como una base de datos relacional.

Airtable CRM es extremadamente flexible y puede gestionar desde unas pocas decenas hasta varios miles de contactos. La plantilla CRM no está destinada únicamente a pequeños equipos.

Para utilizar esta plantilla CRM, primero debes registrarte en Airtable. La versión gratuita de Airtable te permite crear tantas bases de datos como quieras, pero estás limitado a 1.000 entradas por base de datos y hasta 5 usuarios.

Aunque este CRM no es 100% gratuito, pagar 27 $ (un pago único, sin suscripción) para acceder a una versión más completa y multimesa puede valer la pena.

Unas palabras de advertencia, no obstante. En mi opinión, es importante no usar Notion a toda costa. En los últimos años, hemos visto una moda de “CRM en Airtable”, “CRM en Notion” o “CRM sin código”. Aunque es atractivo poder crear cosas avanzadas con muchos clics en lugar de escribir código, no siempre es la solución ideal.

Si tus necesidades son tan complejas, pregúntate si un CRM existente no podría gestionarlas. En el 99% de los casos, alguien del equipo estará encantado de aprender Notion o Airtable, lo cual es estupendo, pero no siempre es la mejor decisión para la empresa.

• Las tablas múltiples te permiten manejar más datos y simplificar la complejidad de cada tabla, facilitando la gestión automática o manual de los datos.

• Cuesta 27$. Sin embargo, este pago ayuda a un creador independiente a mejorar el ecosistema de Notion, lo que podría ser más gratificante que pagar a gigantes como Salesforce, ¿verdad?

El software CRM relacional más avanzado tiene un conjunto de tablas:

• Contactos
• Organizaciones (cuentas)
• Oportunidades

Google Spreadsheet es muy ligero, eficiente y viene con un panel de informes (ver imagen arriba). Puedes formatear y analizar los datos usando herramientas estándar de hojas de cálculo, extraer datos de la web y ejecutar flujos de trabajo automáticos complejos.

• Es muy fácil de configurar, pero debes hacerlo por ti mismo.
• Es un sistema de información eficiente.

• No gestiona bien los cambios en el equipo. Intentamos añadir una columna “propietario” o consolidar varias hojas individuales en una, pero esto requiere ajustes, y el resultado no es el mejor.

Zapier no es un CRM típico, pero es una herramienta poderosa para automatizar flujos de datos entre tus aplicaciones. Zapier ha desarrollado una plantilla “Simple CRM” para gestionar procesos de ventas de manera sencilla y eficaz. Con esta herramienta, puedes:

• Crear formularios para captar clientes potenciales.
• Almacenar tus leads en una tabla.
• Visualizar el estado de cada cliente potencial y gestionar acciones.
• Configurar automatizaciones (lo normal para Zapier).

Zapier Simple CRM utiliza tres herramientas desarrolladas por Zapier:

• Interfaces, que puedes usar para crear formularios de captación de leads.
• Tablas, un tipo de hoja de cálculo donde se recogen todos tus leads. Desde aquí, se genera una vista Kanban para gestionar el pipeline de manera intuitiva.
• Zaps, que conectan Interfaces y Tablas para crear flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, cuando mueves una tarjeta en la vista Kanban, se puede desencadenar el envío automático de un email.

Agile CRM es un software SaaS con uno de los planes gratuitos más generosos del mercado.

Además de funciones CRM comerciales avanzadas, Agile CRM ofrece herramientas de automatización del marketing. Estas funciones de marketing están disponibles a partir del primer plan de pago. El software también incluye funcionalidades de atención al cliente y chat en vivo.

En cuanto al plan gratuito: puedes utilizarlo con hasta 10 usuarios, gestionando hasta 50.000 contactos y empresas. Agile CRM ofrece funcionalidades avanzadas como scoring de leads, gestión de citas, seguimiento de emails de prospección y una integración sólida para la telefonía y los correos electrónicos.

En nuestra opinión, es el CRM gratuito más completo del mercado, aunque su configuración es más compleja que la de HubSpot.

• Software robusto con una excelente reputación.
• Profundidad funcional inigualable para un CRM gratuito.
• Posibilidad de ampliar a planes de pago por uso con una excelente relación calidad-precio.
• Visión moderna del software empresarial, alejada del clásico ERP.

• Un poco más complejo que HubSpot o herramientas más ligeras.
• No hay soporte en francés ni en el plan gratuito.

#13 Bitrix24

Un CRM gratuito (de verdad, y por completo), pero no sencillo

Bitrix24 es un software CRM gratuito que, aunque no es muy conocido, ofrece una gran cantidad de funcionalidades. Sin embargo, el principal inconveniente de la herramienta es que todas estas funcionalidades (que son numerosas) están mal organizadas, lo que hace que sea difícil saber por dónde empezar.

Por tanto, muchos usuarios acaban utilizando solo una parte del software, en una interfaz mucho menos clara y accesible que la de otras soluciones más ligeras. No obstante, si la gestión de datos de clientes es clave para tu negocio y tienes experiencia en CRM, Bitrix24 puede ser una buena opción.

• Muchas características disponibles.

• Bastante complejo y de difícil acceso.

Dolibarr es una solution CRM open source (gratuita), mais elle n’est pas sans coût caché. Bien que l’installation soit sans frais de licence, les coûts liés à l’implémentation, la formation, et la maintenance peuvent rapidement s’accumuler. Ce logiciel est idéal pour ceux qui recherchent une solution robuste, mais son poids et sa complexité le rendent moins accessible.

• Software de código abierto (CRM gratuito).
• Gran profundidad funcional y buena reputación.
• Ancienneté avec un réseau solide de partenaires.

• Trop lourd, a mal vieilli.
• La solution hébergée Dolibarr n’a pas beaucoup de succès.

Vtiger es un CRM de código abierto que ofrece muchas funcionalidades. La versión 7 del programa está disponible para su descarga gratuita, lo que lo convierte en un CRM gratuito altamente completo. Sin embargo, la nueva versión 9, que sigue el modelo de Agile CRM, incluye un plan gratuito limitado a 10 usuarios y 3.000 registros.

Aunque la versión 9 es prometedora, está principalmente disponible como solución SaaS, lo que plantea dudas sobre el futuro del software open source de Vtiger. Si bien el plan gratuito de la versión 9 no es tan generoso, Vtiger sigue siendo una opción sólida.

• Versión de código abierto con una gran comunidad.
• Red amplia y soporte activo.
• La versión 9 es muy prometedora, aunque limitada a SaaS.

• El plan gratuito de la v9 es más cercano a una prueba.
• El futuro de la versión open source es incierto.

3 paquetes de software CRM baratos a considerar como alternativa al software CRM gratuito

Si buscas un CRM gratuito, es posible que no tengas el presupuesto para invertir en una solución costosa. Sin embargo, a largo plazo, un CRM barato podría ser más rentable que optar por una herramienta gratuita.

Los CRM baratos son más escalables que las versiones gratuitas, lo que te permite mejorar sin necesidad de migrar a otro sistema, lo que puede resultar costoso. Además, los CRM de pago ofrecen soporte técnico, lo que no siempre es el caso con los gratuitos.

Aquí tienes 3 CRM baratos que podrían interesarte:

• Pipedrive ofrece un plan por 14 euros al mes por usuario. Es uno de los mejores CRM de ventas para gestionar pipelines y prospectos.
• Freshsales tiene un plan de 9 euros al mes por usuario, que incluye funcionalidades básicas como gestión de leads, pipeline de ventas y puntuación.
• Salesforce ofrece un plan para PYMEs a 25 euros por usuario al mes, con una plataforma robusta y rica en funcionalidades.