Cuando buscas un CRM para estructurar tu prospección y hacer un mejor seguimiento de tus clientes, enseguida te encuentras con soluciones “gratuitas”. De hecho, puede que ya te hayas topado con nuestro Top 15 de software CRM (realmente) gratuito en 2025.
Es tentador: ¿por qué pagar por un CRM si puedes utilizar uno gratis?
Pero si rascas un poco, pronto descubrirás que los CRM gratuitos que ofrecen algunos editores(HubSpot, Zoho CRM, Brevo, Agile CRM, etc.) tienen todos una cosa en común: están limitados en todos los sentidos, ya sea en cuanto al número de usuarios, las funciones, las integraciones o el soporte.
Excepto que no siempre sabemos hasta qué punto es una barrera. Evidentemente, si sois 2 en el equipo y sólo necesitáis centralizar vuestros contactos en una base de datos, con un pipeline básico para seguir el progreso de las oportunidades, entonces sí, un CRM gratuito puede ser suficiente.
Por otra parte, es difícil prescindir de un CRM de pago si quieres ir más allá, a menos que utilices un CRM de “código abierto”, que es gratuito sobre el papel pero en realidad complejo (y, en última instancia, caro) de implantar.
El objetivo de esta guía es ayudarte a decidir si un CRM gratuito esadecuado para ti, o si sería mejor que eligieras directamente un CRM de pago.
Sommaire
CRM gratuito o de pago: nuestras recomendaciones para tu situación
Si no tienes tiempo de leerlo todo, puedes echar un vistazo a nuestros consejos en función de tu situación (hemos seleccionado los 4 casos más emblemáticos, por si te encuentras en alguno de ellos).
| Tu situación | Nuestra recomendación |
|---|---|
| CASO 1: Estás solo o en un equipo muy pequeño, con necesidades sencillas (centralizar contactos, hacer el seguimiento de un único pipeline) y no planeas grandes cambios a medio plazo. | La versión gratuita de un CRM como HubSpot, Zoho o Brevo puede ser suficiente. |
| CASO 2: Tus necesidades son sencillas hoy, pero prevés un rápido crecimiento: más usuarios, más clientes potenciales, procesos más estructurados. | Empieza con un CRM freemium… ¡pero elige uno que estés dispuesto a mantener como versión de pago (para ahorrarte una dolorosa migración)! |
| CASO 3: Tienes un equipo de más de 3 vendedores o procesos de venta ligeramente complejos (varias fases de cualificación, distintos tipos de clientes potenciales, seguimiento largo o con varias partes interesadas, seguimientos automatizados, informes por tipo de trato, etc.). | Un CRM de pago es el camino a seguir (o un CRM de código abierto, siempre que estés dispuesto a ensuciarte las manos). |
| CASO 4: Tienes conocimientos técnicos internos y buscas una solución potente sin costes de licencia. | Un CRM de código abierto como Odoo o Dolibarr podría ser una opción, siempre que sepas bien cómo implantarlo y preveas los costes de mano de obra (como veremos, un CRM de código abierto nunca es gratuito). |
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CRM gratuito vs CRM de pago – Tabla resumen
Antes de entrar en detalles, aquí tienes un resumen de las principales diferencias entre un CRM gratuito (freemium o de código abierto*) y un CRM de pago. Te dará algunas indicaciones iniciales, pero no te dirá mucho si no estás familiarizado con los CRM. Así que te recomendamos que no te detengas ahí y sigas leyendo.
| Criterios | CRM gratuito | CRM de pago |
|---|---|---|
| Coste | Gratis de usar (freemium) o instalar (código abierto), pero cuidado con los costes indirectos… | Suscripción mensual, de 10 a 20 euros por usuario y mes. |
| Funciones | Funcionalidad limitada en freemium (automatizaciones, informes, integraciones a menudo ausentes); muy amplia en código abierto, pero con la condición de que lo configures todo tú mismo. | Acceso a todas las funciones clave del CRM: multilíneas, automatización, cuadros de mando personalizados, marketing, etc. |
| Número de usuarios | A menudo limitado a 1 ó 3 usuarios en freemium; ilimitado en código abierto, pero sin gestión de derechos detallada por defecto. | Multiusuario por defecto, con gestión de roles y permisos. Los CRM de pago están diseñados para el trabajo colaborativo. |
| Número de contactos / tratos | Límites de volumen o funcionalidad una vez superado cierto umbral (freemium); ilimitado en código abierto. | A menudo ilimitado o muy grande |
| Atención al cliente | Ninguno de código abierto; freemium mínimo (foro, base de conocimientos). | Soporte multicanal completo: correo electrónico, chat, a veces teléfono. |
| Personalización | Nivel bajo a medio para freemium; nivel muy alto para código abierto, pero requiere conocimientos técnicos. | Personalización avanzada accesible sin codificación (campos, canalizaciones, vistas, flujos de trabajo, informes, etc.). |
| Integraciones y API | A menudo ausentes o bloqueadas en el freemium; disponibles en el código abierto pero, una vez más, complejas de integrar sin dev. | Los CRM de pago bien establecidos suelen ofrecer grandes bibliotecas de conectores nativos y API documentadas. |
| Acceso móvil | A menudo ausente o muy limitado | Aplicación móvil robusta en la mayoría de los casos. |
| Seguridad y cumplimiento | Depende del modelo: código abierto = responsabilidad del proveedor de alojamiento; freemium = garantías variables. | Cumplimiento del RGPD, alojamiento seguro, opciones de copia de seguridad y gestión de accesos. |
| ¿A quién va dirigido? |
|
Todas las demás empresas 🙂 |
*Esta tabla sólo tiene en cuenta los CRM gratuitos “en sentido estricto”, es decir, el software de código abierto y las versiones freemium ofrecidas por editores de SaaS. Hemos excluido deliberadamente las herramientas que se han desviado de su uso original (Notion, Trello, Airtable, GSheets, etc.) que, en algunos casos, pueden utilizarse como CRM simplificados.
Cuando un CRM gratuito puede ser suficiente
Empecemos por dejar las cosas claras: “CRM gratuito” no se refiere a un solo tipo de herramienta, y esto suele ser fuente de mucha confusión entre las personas que no están familiarizadas con este tipo de soluciones. De hecho, existen 3 categorías de software CRM gratuito 👇.
Lo que llamamos un “CRM libre”.
Existen 3 tipos de CRM gratuitos (y son muy diferentes entre sí):
- CRM freemium, es decir, los “planes gratuitos” que ofrecen algunos editores de CRM de pago, como HubSpot o Zoho. Se trata de productos de reclamo. Las versiones gratuitas suelen ser muy limitadas en todos los aspectos, ya que el objetivo del editor es conseguir que te pases a una suscripción de pago lo antes posible. Las versiones gratuitas pueden funcionar en algunos casos (bastante limitados, todo sea dicho…).
- Los CRM de código abierto, como Odoo o Dolibaar, son de descarga gratuita, pero tienes que alojarlos, configurarlos y mantenerlos tú mismo. Suelen ser muy potentes en cuanto a funcionalidad, pero difíciles o muy difíciles de domar si no tienes a mano los conocimientos técnicos o de desarrollo. Así que, para ser sinceros, implantar un software CRM de código abierto es cualquier cosa menos gratis: te costará mano de obra o dinero (si utilizas un integrador CRM).
- Soluciones que no son CRM, pero que pueden utilizarse para esta función de una forma que desvirtúa su uso tradicional. Estamos pensando en Notion, que ofrece plantillas de CRM, o en Airtable, Trello, etc. En general, la versión gratuita de estas herramientas es suficiente para gestionar un CRM (una base de datos de contactos + un canal de ventas).
En el resto de este artículo, nos centraremos en las dos primeras categorías: “CRM freemium” y “CRM de código abierto”.
En algunos casos, optar por un CRM gratuito puede ser perfectamente suficiente, siempre que tengas una idea clara de lo que quieres de la herramienta y seas consciente de sus limitaciones.
Optar por un CRM gratuito puede tener sentido si y sólo si :
- Estás en la fase inicial. Acabas de lanzar tu empresa o estás estructurando tu actividad comercial. Tu objetivo es, sobre todo, no olvidar nada y centralizar tu información en algún sitio. Todavía no es necesario automatizar ni analizar nada.
- Trabajas solo o en un equipo muy pequeño. Cuando trabajas con sólo dos o tres personas, sin jerarquías de ventas ni informes que elaborar, un simple panel de control con unos cuantos recordatorios suele bastar para que las cosas funcionen sin problemas.
- Tus necesidades son sencillas, limitadas a centralizar contactos. Tu necesidad es centralizar tus contactos y vigilar las oportunidades actuales, con un seguimiento básico de las ventas. No necesitas integrar el CRM con tu herramienta de facturación, lanzar secuencias de correo electrónico ni automatizar nada.
- Estás en proceso de evaluar tus necesidades. Está claro que merece la pena probar la versión gratuita de HubSpot, Brevo o Zoho CRM para ver cómo es un CRM “de verdad”, cómo funciona y para ayudarte a identificar tus necesidades (antes de hacer tu elección).
- Dispones de recursos internos para configurar un CRM de código abierto. Si tienes un equipo técnico o un perfil capaz de encargarse del alojamiento, la configuración y el mantenimiento de un CRM de código abierto, puedes considerar este tipo de solución por un coste cercano a cero (excluyendo la mano de obra). Pero cuidado, los CRM de código abierto suelen ser bastante pobres en cuanto a experiencia de usuario: no es seguro que tus comerciales se lo crean (un punto que se olvida con demasiada frecuencia).
¿Y si pudieras permitirte el mejor CRM del mercado?
Sean cuales sean las necesidades y el contexto de tu empresa, es imposible realizar un estudio comparativo serio sin incluir Salesforce en tu punto de referencia.
Salesforce tiene ahora una oferta específica para PYMES y VSE, el plan Salesforce Starter.
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Las ventajas reales de cambiar a una solución CRM de pago
Muchas empresas empiezan con una versión gratuita, normalmente el plan gratuito que ofrece HubSpot o la versión gratuita de Brevo. Y, en muchos casos, es una forma muy buena de sentar las bases: consigues centralizar tus contactos, hacer un seguimiento de las oportunidades en curso y mantener un historial mínimo de intercambios. Instalas la herramienta, la pruebas, te orientas. Al principio, todo encaja en un único pipeline, así que estamos contentos.
Pero pronto surgieron problemas:
- Te gustaría enviar un recordatorio automático a todos los clientes potenciales que no hayan respondido en 7 días. Pero no puedes.
- Tienes dos tipos de clientes potenciales con ciclos de venta muy diferentes y quieres seguirlos en pipelines separados. Esto no es posible con la versión gratuita.
- Empiezas a tener a varias personas utilizando la herramienta, pero se hace difícil saber quién sigue qué y no hay un sistema de colaboración.
- Y, sobre todo, no sabes realmente a qué atenerte. ¿Cuántas oportunidades se han abierto este mes? ¿De dónde proceden? ¿Cuál es la tasa de conversión real entre contacto y firma? Los cuadros de mando que se ofrecen son muy limitados, por no decir inexistentes.
A menudo es en este momento cuando damos el paso hacia un plan CRM de pago. Y este paso siempre se hace necesario en algún momento. Es decir, cuando ya no basta con centralizar la información de contacto y utilizar un único canal.
Consejos de Salesdorado
Siempre llega un momento en que la versión gratuita de un CRM alcanza sus límites, y en muchos casos esto sucede con bastante rapidez, a veces en las primeras semanas de uso serio.
Si, “por casualidad”, la versión gratuita puede hacer el trabajo al principio (y por tanto decides empezar utilizando la versión gratuita), ten cuidado de elegir una herramienta que estés dispuesto a mantener (y pagar) cuando quieras ir más allá. De lo contrario, el coste real vendrá después… cuando llegue el momento de cambiar de CRM.
Pasar de un HubSpot gratuito a un Pipedrive de pago, por ejemplo, no es una simple cuestión de copiar y pegar. Tienes que empezar desde cero con la configuración, los datos y el historial, y también tienes que conseguir que todo el equipo se comprometa con una nueva herramienta. Así que es una buena idea pensar con antelación…
Si sigues optando por un CRM gratuito: 2 advertencias
Un CRM gratuito puede ser un buen punto de partida, pero sólo si eliges con conocimiento de causa. Un error común es pensar que siempre puedes cambiar más tarde o que ya verás “cuando llegue el momento”. Salvo que “cuando llegue el momento” a menudo llega más rápido de lo que crees, y si la herramienta no se ha elegido con un mínimo de previsión, puede convertirse en un verdadero escollo.
Aquí tienes 2 puntos a tener en cuenta si decides utilizar un CRM gratuito.
#1 CRM Gratis ≠ 0 euros
Un CRM libre, sobre el papel y “por definición”, es 0 €. Salvo que, en realidad, esto nunca es del todo cierto.
Con el CRM freemium, la mecánica está bien probada. Tienes acceso a una versión gratuita que es lo suficientemente funcional para empezar, pero deliberadamente limitada: un único canal, un máximo de tres usuarios, pocas integraciones, ninguna automatización, ningún informe. Obviamente, se trata de una elección deliberada por parte de los editores. El objetivo es empujarte de forma natural hacia un plan de pago en cuanto quieras estructurar un poco las cosas.
Y cuando llega el momento de cambiar, la factura puede subir rápidamente. Estamos pensando en un CRM como HubSpot, que ofrece una versión gratuita bastante generosa, todo hay que decirlo, pero también en los planes de pago de HubSpot, que se encuentran entre los más caros del mercado (aunque la llegada del plan Starter podría atenuar este juicio).
Como hemos visto, los CRM de código abierto se pueden descargar gratis, pero en la práctica requieren tiempo, conocimientos técnicos y mantenimiento. Tienes que gestionar el alojamiento, la seguridad, la configuración técnica y las actualizaciones. A menos que tengas un equipo técnico dedicado, corres el riesgo de gastar mucha más energía de la que deberías.
Así que ten cuidado de no sucumbir irreflexivamente al canto de sirena de los regalos. En la vida, nada es gratis. En ambos casos (versiones gratuitas de CRM propietarios y CRM de código abierto), implantar un CRM cuesta dinero en algún momento.
#2 Migrar a otra herramienta CRM puede ser (muy) caro
Lo que rara vez prevemos es el coste de salida. Porque cuando el CRM gratuito alcanza sus límites, nos decimos que simplemente elegiremos otro más completo. Fácil sobre el papel, ¿verdad?
Pues la verdad es que no. O mejor dicho: ¡en absoluto!
Cambiar de CRM significa migrar datos (y no todos los datos migran bien), reconstruir procesos, reconfigurar vistas, rehacer el onboarding del equipo, resetear automatizaciones… Es un verdadero proyecto que nunca puedes anticipar lo suficiente.
Sobre todo porque la transición debe gestionarse sin ninguna interrupción operativa. No se trata de perder una semana de prospección porque el nuevo CRM no esté listo o porque hayas perdido las notas de seguimiento de los 20 clientes potenciales en curso.
En resumen, lo mejor es evitar pasar por el proceso de“migración a un CRM“. Y para ello, debes elegir cuidadosamente tu CRM desde el principio, ya sea gratuito o de pago.
Ir más lejos
Conclusión: los mejores consejos para elegir bien
Este consejo es sencillo: empieza por definir tus casos de uso, ahora y dentro de 6 a 12 meses.
El gran error al elegir un CRM es precipitarse en una comparación de herramientas sin tomarse el tiempo necesario para formular claramente tus necesidades. Sin embargo, ésta es la única forma de elegir un CRM con eficacia y encontrar la respuesta a la pregunta planteada en este artículo: CRM gratuito o CRM de pago.
Así que, antes de pensar siquiera en la herramienta, tienes que coger una hoja en blanco y poner en blanco y negro lo que realmente quieres del CRM. Tienes que expresar tus necesidades y casos de uso de forma clara y precisa. Esto te ayudará a identificar las funciones de CRM que necesitas de forma precisa y a construir una mini especificación deCRM.
Para ayudarte, hazte las preguntas adecuadas:
- ¿Quién utilizará el CRM en el día a día?
- ¿Qué información quieres centralizar (contactos, oportunidades, contratos, intercambios)?
- ¿Necesitas hacer un seguimiento de los clientes potenciales, de los clientes o de ambos?
- ¿Te gustaría automatizar ciertas tareas repetitivas (recordatorios, notificaciones, avisos)?
- ¿Hasta qué punto están normalizados o son muy específicos tus procesos de venta?
- ¿Tu equipo trabaja a menudo junto en los mismos proyectos?
- ¿Necesitas conectar el CRM a otras herramientas (facturación, marketing, soporte)?
- ¿Tu volumen de clientes potenciales es estable o va a crecer significativamente en los próximos meses?
Porque sí, tienes que ir más allá del uso inmediato. Un CRM no es una herramienta que cambias cada tres meses, es un bloque de construcción diseñado para echar raíces con el tiempo.
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Si tu empresa va a evolucionar (más clientes potenciales, más personas en el equipo, procesos de venta más complejos), estas necesidades futuras también deben anticiparse hoy.
Muchas empresas se encuentran atrapadas no porque hayan elegido el CRM equivocado, sino porque eligieron el CRM que hacía el trabajo en el momento t, pero que ya no es adecuado en el momento t+1, porque su actividad de ventas se ha estructurado más, porque han surgido nuevas necesidades (no cubiertas por el CRM elegido al principio).
Así que, en conclusión, no empieces comparando herramientas, no empieces preguntándote si necesitas un CRM gratuito o uno de pago, empieza definiendo tus necesidades y tus casos de uso, y la respuesta a tus preguntas será obvia.
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