Combien coûte vraiment Pipedrive?

Pipedrive est une solution relativement peu chère en termes de licences, aux alentours de 50€ par utilisateur qui sera très rapidement rentabilisée.

Les CRM concurrents, notamment Salesforce et Hubspot pour ne pas les citer, proposent des solutions à plus de 90 € par utilisateur

En termes d’intégration, en moyenne, à périmètre égal, chez PulpMeUp on estime qu’une intégration Hubspot ou Salesforce va demander jusqu’à 2 fois plus de temps d’intégration. Attention les fonctionnalités sont également plus riches.

Nous avons indiqué des scénarios jusqu’à 20 utilisateurs, mais nombreux sont nos clients qui dépassent les 70, voir les 100 utilisateurs. Là où on attend Pipedrive dans les prochains mois ce sont les fonctionnalités Marketing et également les automations.

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Dans cet article, je passe en revue les différents postes de coûts à anticiper pour un projet d’intégration Pipedrive, des coûts de licenses au coûts de maintenance, en passant par les coûts cachés, l’évaluation et le cadrage, l’intégration, la configuration, et la formation.

Combien coûte Pipedrive selon le profil de votre entreprise?

Pour y voir plus clair, j’ai résumé les coûts dans un tableau récapitulatif avec trois types d’entreprises:

• Entreprise 1: Une TPE ou une agence B2B avec comparativement peu de monde sur le CRM
• Entreprise 2: Une start-up / scale-up – classiquement une boîte de SaaS
• Entreprise 3: Une PME avec plusieurs filiales, ou une business-unit dans un grand groupe

Les tarifs des licenses Pipedrive

Pipedrive est un des CRM les plus complets, notamment pour vos besoins SQL (sales qualified leads) et qui présentent des tarifs très compétitifs.

Le principe est de payer un accès par utilisateur par mois. Il est possible de se connecter à 3 personnes sur le même utilisateur en même temps mais attention à ne pas faire les rapiats, c’est utile pour donner des accès à des ADV par exemple.

Je vous recommande de donner un accès à chaque sales pour que chacun puisse synchroniser ses mails, son agenda et pour vous permettre de piloter les activités

A noter avant de parler des niveaux de licences, que Pipedrive est un des seuls CRM qui ne vous limite pas en nombre de contacts ! Vous voulez importer 1 M de contacts avec une seule licence à 12 € par mois c’est possible. Faites vous plaisir !

Pipedrive limite en revanche, en fonction de votre niveau d’abonnement, le nombre d’affaires en cours (les deals pour les franglophones), le nombre de champs personnalisés (les customs fields) et les rapports

Concernant le choix de licence, vous pouvez oublier le premier niveau Essentiel, car vous n’aurez pas accès aux synchronisation d’emails.

Si votre besoin est aussi limité je vous conseille d’aller faire un tour du côté des templates CRM sur Notion, Airtable vous aurez les mêmes fonctionnalités pour du gratuit à vie!

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Le niveau Avancé est selon moi la meilleure licence pour démarrer Pipedrive et elle peut vous emmener très très loin.

Si je devais vous donner un schéma pour déterminer votre besoin en licence serait lié à votre nombre d’utilisateurs actifs :

• 1 à 5 utilisateurs : Avancé idéal ! Professionnel si vous pensez avoir besoin de beaucoup de reportings
• 5 à 10 utilisateurs : Professionnel idéal ! Vous pouvez regarder du côté de la licence Power, surtout si vous souhaitez “cloisonner” les vues et accès utilisateurs
• 10 utilisateurs : Power idéal (nouvelle licence lancée en 2023), surtout si vous avez des besoins de gestions d’équipes, reporting avancée etc
• Enfin la licence Enterprise est surtout nécessaire si vous dépassez +100 utilisateurs et surtout si vous avez une intégration API intense avec votre ERP. Dans ce cas, le nombre d’appels API va être un critère de choix

Prix des add-ons et autres coûts cachés

Le principe des add-ons sur Pipedrive est de payer par mois, quelque soit votre nombre d’utilisateur

Alternatives aux add-ons de Pipedrive

Pipedrive regorge d’applications connectées dans sa marketplace, donc n’hésitez pas à mettre en concurrence les adds on de Pipedrive avec les solutions proposées sur la marketplace. Je vous indique, quand c’est possible les alternatives intéressantes sur la marketplace de Pipedrive

Les add-ons officiels de Pipedrive sont au nombre de 5.

#1 Pipedrive Campaigns



La grosse grosse nouveauté de Pipedrive est le lancement fin 2022 de Pipedrive Campaign, les emails marketing à la sauce Pipedrive. Je vous renvoie vers mon article sur le sujet !

A partir de 16€ par mois pour 1000 contacts éligibles dans votre base de données Pipedrive. Vous pouvez augmenter ou baisser au cours du mois votre forfait.

Globalement tarif plus élevé qu’un Brevo ou Mailjet mais totalement intégrée à votre Pipedrive. Donc pas de synchronisation à gérer avec un outil externe

Clairement c’est l’Add-on à considérer très rapidement car c’est un bon complément pour aider vos équipes de vente en mettant en place un outil de nurturing de vos leads froids ou tièdes

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Les alternatives intéressantes sont Mailchimp et Brevo. 

Mais attention les intégrations proposées sur la marketplace sont unidirectionnelles, donc de Pipedrive vers Mailchimp ou Brevo. Si vous souhaitez récupérer les informations de votre logiciel emailing sur Pipedrive (ce que je vous recommande très fortement) il faudra recourir à Zapier, Make ou Outfunnel.

#2 Lead booster

C’est un mélange de plusieurs solutions. Du chat au formulaire web en passant par le prospecteur. 

Le tarif est unique, à 32€ / mois. Sauf pour le prospecteur où il est possible d’acheter des crédits supplémentaires. Pipedrive propose 15 jours de test.

Pour la solution de Chat ou chatbot, c’est intéressant pour centraliser ses besoins. Très facile à prendre en main, il propose différentes solutions pour programmer des automatisations. C’est très facile à installer via un bout de code à intégrer à n’importe quel site web.

L’intérêt du prospecteur en revanche est plutôt faible, surtout que le marché regorge de solutions beaucoup plus convaincantes. 

La solution de formulaires à intégrer directement sur votre site via un code répond à un besoin basique et très facilement intégrable au CRM. 

À utiliser pour vos formulaires de contact ou de collecte de leads. Le gros gros plus de la solution est son intégration CRM, là où les intégrations sont soit limitées soit très complexes quand on utilise d’autres solutions.

Pour moi Lead Booster est à envisager si vous souhaitez tout concentrer dans Pipedrive mais assez rapidement je pense que vous devrez aller chercher des solutions plus spécifiques et ça tombe bien la marketplace de Pipedrive regorge de solutions innovantes.

Dans tous les cas, pour 32 € le tarif est canon pour une solution de chat, chatbot et formulaires intégrés. Vous ne trouverez pas moins chers sur le marché avec une intégration aussi poussée.

#3 Visiteurs site web

Cet add-on permet de suivre et savoir qui visite votre site. Plus précisément, de quelle entreprise proviennent vos visiteurs.

Pipedrive s’appuie en fait sur la solution Leadfeeder.

Le tarif démarre à partir de 49 € par mois (0,25€ par organisation unique identifée)

C’est intéressant surtout si vous ciblez des clients grands comptes ou des clients en Amérique du nord. J’ai trouvé que l’intérêt sur les cibles en Europe était moindre.

Un alternative intéressante est Outfunnel qui ne fait pas tout à fait la même chose, mais qui permet de suivre et scorer le parcours de vos utilisateurs sur votre site web

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#4 Smartdoc

C’est la solution CPQ de Pipedrive pour créer ses bons de commande, contrat ou devis, de compléter automatiquement ces documents avec les données présentes dans votre CRM Pipedrive et de récolter des signatures. 

À 32 € (engagement de 12 mois sinon c’est 39 € par mois) vous avez une solution complète,  facile à prendre à main et 100% compatible avec Google Drive (Doc, Sheet, Slide) et la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint).

A noter la solution est gratuite sur les plans Pro, Power et Entreprise

#5 Projet



Pour faire simple avec Projet vous avez un mini Trello. 

C’est la solution que je vous recommande si, après signature d’un client, vous avez un process très linéaire à suivre.

Exemple : on a un client qui fait de l’aménagement de plantes vertes dans un bureau, ça lui permet de coordonner ses fournisseurs, livreurs et installateurs sur une même interface.

Le tarif est à 6€ / utilisateur projet par mois. Un utilisateur classique sur Pipedrive pourra visualiser un projet mais ne pourra agir dessus.

A noter que Projet est offert à tous les abonnés Power et Enterprise

Clairement c’est la solution à envisager si vous souhaitez maintenir la gestion de projet dans votre Pipedrive, notamment si vos sales doivent effectuer des missions de customer success. Les meilleurs alternatives à Projet sur la marketplace sont Trello ou Asana

#6 Messenger



Je vous ai annoncé 5 mais en fait 6, car il y a un add-on caché sur Pipedrive.

Le messenger by Pipedrive (en version beta) permet de regrouper les conversations avec vos clients depuis Facebook Messenger et Whatsapp business.

Vous pouvez également gérer directement les réponses, et gros gros plus vous pouvez lier la conversation à un contact ou une affaire

Coûts d’implémentation du projet CRM sur Pipedrive

Pour une intégration Pipedrive, je vais essayer de vous donner des projections par scénario, en partant du principe que vous confiez la totalité à une agence externe.

Pour rappel, nos entreprises “type” sont:

• Entreprise 1: Une TPE ou une agence B2B avec comparativement peu de monde sur le CRM
• Entreprise 2: Une start-up / scale-up – classiquement une boîte de SaaS
• Entreprise 3: Une PME avec plusieurs filiales, ou une business-unit dans un grand groupe

Entreprise 1: TPE ou Agence jusqu’à 3 utilisateurs

• Licence recommandée : Avancée – 27,90 € x 12 mois x 3 utilisateurs = 83,70 € par mois
• Add on recommandé : Pipedrive Campaign pour 1000 contacts : 13,33 € par mois

Cadrage

C’est la première intégration d’un vrai CRM. Il y a un fichier excel à importer: le fichier clients avec des prospects chauds.

Il faut définir les scénarios des différents utilisateurs au sein du CRM : qui fait quoi et comment au jour le jour.

Votre besoin est plutôt courant pour un intégrateur Pipedrive, le cadrage est généralement inclus dans la prestation d’intégration.

Configuration & intégration

Il faut configurer votre instance Pipedrive sur les 7 fonctionnalités de base:

• Boite à prospect
• Affaire / Opportunité
• Synchronisation emails & agendas
• Paramétrage des champs personnalisés sur Contacts, Entreprise, Affaires
• Configuration de l’écran activités
• Un dashboard de pilotage mensuel avec une dizaine de rapports
• Configuration de Pipedrive Campaigns avec un template

Environ 3 à 4 jours nécessaires de prestation. Budget aux alentours de 2500 € pour un Pipedrive pleinement opérationnel en phase avec vos scéanarios d’utilsation.

Formation

A priori la formation n’est pas indispensable: vous avez participé à l’intégration, vous avez bénéficié d’une formation en direct et vous pouvez facilement former vos utilisateurs.

Maintenance / Sales Ops

Idéalement je vous recommande une journée de prestation tous les 3/4 mois pour faire le point sur vos usages, faire évoluer vos automations, mettre à jour les tableaux de bords, optimiser la délivrabilité de vos newsletter et éventuellement intégrer un outil tiers

Entreprise 2: Start-up – SaaS

Vous utilisez déjà un CRM structuré, mais la donnée est disparate (doublons, triplons, non homogène etc), les tableaux de bord ne permettent pas un pilotage assez fin de l’activité commerciale, et les intégrations sont à finaliser aussi bien en amont avec les outils de prospection qu’en aval avec l’ERP ou la solution métier (souvent développé en interne) et une solution de ticketing évoluée type Crisp ou Zendesk.

Un CRM déjà intégré ou une migration à effectuer depuis une autre solution.

Généralement les processus CRM ont été construits au fil de l’eau et chaque utilisateur suit ses propres scénarios.

La donnée est disparate (doublons, triplons, non homogènes etc)

Les tableaux de bords ne permettent pas un pilotage fin de l’activité commerciale

Les intégrations sont à finaliser,

• Licence recommandée : Professionnel – 49,90 € x 10 utilisateurs = 499 € par mois
• Add-ons recommandés
  • Pipedrive Campaigns pour 5000 contacts : 42 € par mois
  • Lead booster pour les chats, chat-bots et les webforms notamment : 32,50 x 12 : 390 € par an
  • Smart doc : offert avec la licence professionnelle
• Intégrations recommandées:
  • Outfunnel pour scorer et synchroniser ses contacts.
  • Aircall, RingOver ou Just call comme solution VOIP
  • Une solution de cold email comme Lemlist ou La Growth Machine
• Synchronisation avec Slack, et un outil de gestion de projets comme Trello ou Asana

Pour l’exercice, j’ai compté 10 utilisateurs:

• Un head of sales
• 5 sales
• 2 marketeux (Responsable + alternant)
• 2 fondateurs

Cadrage du projet CRM

Votre besoin est plutôt courant pour un intégrateur Pipedrive, hors intégration API et / ou process commercial particulièrement complexe. En général ce sera offert avec la presta d’intégration.

Configuration & intégration

En plus de la configuration de base, il faut ajouter quelques éléments un peu plus avancés

• Création des produits avec leur taxonomie propre
• Configuration de l’écran activités avec des routines différenciées entre SDR et Account Executives
• Un dashboard de pilotage mensuel avec une dizaine de rapports
• Un dashboard de pilotage hebdomadaire pour le meeting hebdomadaire
• Un dashboard par typologie d’utilisateurs
• Création d’automations
• Intégrations du ou des tunnels de ventes avec connexion aux formulaires en ligne
• Coaching / accompagnement pour la connexion API avec la base métier

Formation

Pour une équipe de 10 personnes, vous pouvez comptez une journée pour la formation du super administrateur + deux jours pour la formation de l’ensemble des utilisateurs.

La Formation prendra plus la forme d’une mise en situation sur des cas réels.

Un conseil : découpez votre formation en 3 ou 4 sessions, à distance, des petits groupes de 3/4 personnes, pour permettre à vos utilisateurs de rentrer progressivement en utilisation et maximiser l’adoption.

Maintenance / Sales Ops

Idéalement je vous recommande 2 jours par mois, soit 1/2 journée par semaine, pour réaliser une mission de Sales Ops : à savoir s’assurer que le CRM est à jour, que les utilisations sont homogènes, pour optimiser les tableaux de bords, pour déployer de nouvelles automations, piloter l’envoi d’une newsletter, intégrer de nouvelles solutions, etc.

Entreprise 3: PME avec filiales ou BU d’un grand groupe

Un CRM est déjà intégré, avec plus d’un millions d’enregistrements entre les contacts, les emails, les tâches, les activités etc.

Généralement, les process CRM ont été construits au fil de l’eau et chaque utilisateur suit ses propres scénarios, l’adoption n’est pas au rendez-vous pour toute l’équipe.

La donnée est disparate (doublons, triplons, non homogènes etc), les tableaux de bords ne permettent pas un pilotage fin de l’activité commerciale ni marketing, les intégrations sont à finaliser, aussi bien en amont avec les outils de prospection qu’en aval avec l’ERP ou la solution métier (souvent développé en interne) et une solution de ticketing évoluée type Crisp ou Zendesk

La gestion des équipes est opaque dans le CRM et les usages ne sont pas homogènes. Le besoin d’intégration avec l’écosystème technique est très fort, aussi bien avec la solution métier, que l’ERP, le data-lake du groupe et l’outil de reporting interne.

• Licence recommandée : Power – 64,90 € x 10 utilisateurs = 649 € par mois
• Add-ons recommandés :
  • Pipedrive Campaigns pour 10 000 contacts : 90 € par mois
  • Lead booster pour les chats, chat-bots et les webforms notamment : 32,50 x 12 : 390 € par an
  • Smart doc : offert avec la licence professionnelle
• Intégrations recommandées:
  • Outfunnel pour scorer et synchroniser ses contacts.
  • Aircall, RingOver ou Just call comme solution VOIP
  • Une solution de cold email comme Lemlist ou La Growth Machine
  • Synchronisation avec Slack et Trello / Asana

  Pour l’exercice, j’ai compté 20 utilisateurs:

  • Un head of sales
  • 4 SDRs
  • 11 sales (AE)
  • Un directeur marketing
  • 3 marketeux

  Cadrage du projet CRM

  Un budget de 3000 € au minimum, soit 3 / 4 jours pour l’audit, la recommandation et la feuille de route de déploiement. Cette phase est important pour bien calibrer la mission d’intégration. Les équipes sont pleinement opérationnelles, il faut donc d’adapter Pipedrive aux usages déjà en place et de connecter le CRM en API pour une expérience fluide

  Configuration & intégration

  En plus de la configuration intermédiaire, il faut encore ajouter quelques éléments:

  • Configuration des droits d’utilisation et des vues équipes
  • Affaires – sur plusieurs pipelines
  • Mapping et rédaction de la totalité des scénarios d’utilisation
  • Intégration API avec la totalité de l’écosystème

  Minimum de 20 jours de prestations nécessaire. Budget aux alentours de 15 000 € pour un Pipedrive pleinement opérationnel en phase avec vos scénarios d’utilisation et vos intégrations tierces.

  Formation

  Pour une équipe de 20 personnes, vous pouvez comptez trois journées pour la formation des super administrateurs sales & marketing + sept jours pour la formation de l’ensemble des 15 utilisateurs. La formation prendra plus la forme d’une mise en situation sur des cas réels.

  Un conseil : découpez votre formation en 3 ou 4 sessions, à distance, des groupes d’utilisateurs de 2/3 personnes, pour permettre à vos utilisateurs de rentrer progressivement en utilisation et maximiser l’adoption.

  Maintenance / Sales Ops

  Idéalement je vous recommande 10 jours par mois, soit 2,5 journées par semaine, pour réaliser une mission de Sales Opérations : s’assurer que le CRM est à jour, que les utilisations sont homogènes, que les outils de reporting sont à jour, déployer de nouvelles automations, piloter l’envoi des newsletters, intégrer de nouvelles solutions, importer des nouvelles données ou challenger les intégrations API, nettoyer / dédupliquer / enrichir régulièrement la base de données, administrer la stack d’outils, accompagner les nouveaux utilisateurs, etc.

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