Quand on cherche un CRM pour structurer sa prospection et mieux suivre ses clients, on tombe très vite sur des solutions “gratuites”. Vous êtes d’ailleurs peut-être déjà tombé sur notre Top 15 des Logiciels CRM (vraiment) Gratuits en 2025.
C’est tentant : pourquoi payer pour un CRM si on peut utiliser un CRM gratuit ?
Mais en grattant un peu, on découvre vite que les CRM gratuits proposés par certains éditeurs (HubSpot, Zoho CRM, Brevo, Agile CRM…) ont tous un point commun : ils sont limités à tous points de vue, que ce soit au niveau du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités, des intégrations, du support.
Sauf qu’on ne sait pas toujours à quel point c’est bloquant. Clairement, si vous êtes 2 dans l’équipe et que vous avez juste besoin de centraliser vos contacts dans une base, avec un pipeline basique pour suivre l’avancée des opportunités, alors oui un CRM gratuit peut suffire.
En revanche, difficile de se passer d’un CRM payant si vous voulez aller plus loin – à moins de passer par un CRM “open source”, gratuit sur le papier mais en réalité complexe (et finalement coûteux) à implémenter.
Le but de ce guide est de vous aider à savoir si dans votre cas un CRM gratuit peut “faire l’affaire“, ou s’il est mieux pour vous de choisir tout de suite un CRM payant.
Sommaire
CRM gratuit ou payant : notre recommandation selon votre situation
Si vous n’avez pas le temps de tout lire, voire nos recos selon votre situation (on a sélectionné les 4 cas les plus emblématiques, vous devriez vous retrouver dans l’un d’eux).
| Votre situation | Notre recommandation |
|---|---|
| CAS 1 : Vous êtes seul ou en très petite équipe, avec des besoins simples (centraliser les contacts, suivre un pipeline unique) et vous ne prévoyez pas de changements importants à moyen-terme. | La version gratuite de CRM comme HubSpot, Zoho ou Brevo peut suffire. |
| CAS 2 : Vos besoins sont simples aujourd’hui, mais vous anticipez une montée en charge rapide : plus d’utilisateurs, plus de leads, des process qui vont se structurer. | Commencez avec un CRM freemium…mais choisissez-en un que vous serez prêt à garder en version payante (pour vous épargner une migration douloureuse) ! |
| CAS 3 : Vous avez une équipe de plus de 3 commerciaux ou des processus de vente un peu complexes (plusieurs étapes de qualification, différents types de prospects, suivi long ou multi-intervenants, relances automatisées, reporting par typologie de deals, etc.). | Un CRM payant s’impose (ou un CRM open source, mais à condition d’être prêt à mettre les mains dans le cambouis). |
| CAS 4 : Vous avez des compétences techniques en interne et vous cherchez une solution puissante sans coût de licence. | Un CRM open source comme Odoo ou Dolibarr peut être une option, à condition de bien maîtriser sa mise en œuvre et d’anticiper le coût homme (un CRM open source n’est jamais gratuit comme on le verra). |
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CRM gratuit vs CRM payant – Tableau de synthèse
Avant d’entrer dans le détail, voici une synthèse des principale différence entre un CRM gratuit (freemium ou open source*) et un CRM payant. Ça donne quelques premiers repères, mais ça vous ne dira pas grand-chose si vous n’êtes pas familier des CRM. Donc, on vous recommande de ne pas vous arrêter là et de lire la suite !
| Critère | CRM gratuit | CRM payant |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit à l’usage (freemium) ou à l’installation (open source), mais attention aux coûts indirects… | Abonnement mensuel, à partir de 10 – 20 € par utilisateur et par mois. |
| Fonctionnalités | Fonctionnalités limitées en freemium (automations, reporting, intégrations souvent absents) ; très larges en open source mais à condition de tout configurer soi-même. | Accès à toutes les fonctionnalités clés d’un CRM : multi-pipelines, automatisations, dashboards personnalisés, marketing, etc. |
| Nombre d’utilisateurs | Souvent limité à 1 ou 3 utilisateurs en freemium ; illimité en open source mais sans gestion fine des droits par défaut. | Multi-utilisateur par défaut, avec gestion des rôles, permissions. Les CRM payants sont pensés pour le travail collaboratif. |
| Nombre de contacts / deals | Limites en volume ou en fonctionnalités dès que l’on dépasse un certain seuil (freemium) ; illimité en open source. | Souvent illimité ou très large |
| Support client | Aucun en open source ; minimal en freemium (forum, base de connaissances). | Support complet et multicanal : email, chat, parfois téléphone. |
| Personnalisation | Faible à moyenne en freemium ; très poussée en open source mais nécessite des compétences techniques. | Personnalisation avancée accessible sans coder (champs, pipelines, vues, workflows, reportings…). |
| Intégrations & API | Souvent absentes ou verrouillées dans le freemium ; disponibles en open source mais , encore une fois, complexes à intégrer sans dev. | Les CRM payants qui ont pignon sur rue proposent en général de grosses bibliothèques de connecteurs natifs et des API documentées. |
| Accès mobile | Souvent absent ou très limité | Application mobile robuste dans la plupart des cas. |
| Sécurité & conformité | Dépend du modèle : open source = responsabilité de l’hébergeur ; freemium = garanties variables. | Conformité RGPD, hébergement sécurisé, options de sauvegarde et gestion des accès. |
| Pour qui ? |
|
Toutes les autres entreprises 🙂 |
*Ce tableau ne prend en compte que les CRM gratuits “au sens strict”, c’est-à-dire les logiciels open source et les versions freemium proposées par les éditeurs SaaS. On a volontairement exclu les outils détournés de leur usage d’origine (Notion, Trello, Airtable, GSheets…) qui peuvent, dans certains cas, faire office de CRM simplifiés.
Les cas où un CRM gratuit peut suffire
Commençons par mettre les points sur les i : “CRM gratuit” ne désigne pas un seul type d’outil et c’est souvent l’origine de beaucoup de confusion chez les gens qui ne connaissent pas bien ce type de solutions. Il existe en fait 3 catégories de logiciels CRM gratuits.👇
Ce qu’on appelle un “CRM gratuit”
Il y a 3 types de CRM gratuits (et ils sont très différents les uns des autres):
- Les CRM freemium, aka les “plans gratuits” proposés par certains éditeurs de CRM payants, comme HubSpot ou Zoho. Ce sont des produits d’appels. Les versions gratuites sont souvent très limitées à tous points de vue, l’objectif étant pour l’éditeur que vous passiez le plus vite possible à un abonnement payant. Les versions gratuites peuvent faire le job dans certains cas (assez limités il faut le dire…).
- Les CRM open source, comme Odoo ou Dolibaar, gratuits à télécharger, mais que vous devez héberger, configurer et maintenir vous-même. Ils sont en général très puissants au niveau des fonctionnalités, mais difficiles voire très difficiles à apprivoiser si vous n’avez pas de compétences techniques ou de dev sous la main. Donc dans les faits, pour être honnête, déployer un logiciel CRM open source est tout sauf gratuit : ça vous coûtera soit du temps homme, soit de l’argent (si vous faites appel à un intégrateur CRM).
- Les solutions qui ne sont pas des CRM, mais qui peuvent être utilisées pour cette fonction de manière détournée de leur usage classique. On pense ici à Notion qui propose des templates CRM ou encore à Airtable, Trello, etc. En général, la version gratuite de ces outils est suffisante pour faire tourner un CRM (une base de contacts + un pipeline commercial).
Dans la suite de cet article, on va surtout se concentrer sur les deux premières catégories : les “CRM freemium” et les “CRM open source”.
Dans certains cas, opter pour un CRM gratuit peut parfaitement suffire à condition d’avoir les idées claires sur ce que vous attendez de l’outil et surtout d’être conscient de ses limites.
Opter pour un CRM gratuit peut faire sens si et seulement si :
- Vous êtes en phase de démarrage. Vous venez de lancer votre activité ou vous êtes en train de structurer votre activité commerciale. Votre objectif, c’est surtout de ne rien oublier et de centraliser vos informations quelque part. Pas besoin d’automatiser ou d’analyser quoi que ce soit pour l’instant.
- Vous êtes seul ou en très petite équipe. Quand on travaille à deux ou trois, sans hiérarchie commerciale ni reporting à produire, un simple tableau de bord avec quelques rappels suffit très souvent à faire tourner la boutique.
- Vos besoins sont simples, limités à la centraliser des contacts. Votre besoin, c’est de centraliser vos contacts et de garder un œil sur les opportunités en cours, avec un suivi commercial basique. Vous n’avez ni besoin d’intégrer le CRM avec votre outil de facturation, ni de lancer des séquences d’email, ni d’automatiser quoi que ce soit.
- Vous êtes en train d’évaluer vos besoins. Cela peut clairement être intéressant de tester la version gratuite d’un HubSpot, d’un Brevo ou d’un Zoho CRM pour voir à quoi ressemble un “vrai CRM”, comment ça marche et vous aider à identifier vos besoins (avant de faire votre choix).
- Vous avez les ressources internes pour configurer un CRM open source. Si vous avez une équipe technique ou un profil capable de prendre en main l’hébergement, la configuration et la maintenance d’un CRM open source, vous pouvez envisager ce type de solution pour un coût proche de zéro (hors temps homme). Mais attention, les CRM open source sont souvent assez mauvais en termes d’expérience utilisateur : pas sûr que vos commerciaux adhèrent (c’est un point qu’on oublie trop souvent).
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Ce qu’on gagne vraiment à passer sur un CRM payant
Beaucoup d’entreprises commencent avec une version gratuite, typiquement le plan gratuit proposé par HubSpot ou la version gratuite de Brevo. Et dans bien des cas, c’est une très bonne manière de poser les bases : on réussit à centraliser ses contacts, à suivre les opportunités en cours, on garde un historique minimal des échanges. On installe l’outil, on le teste, on prend ses marques. Au début, tout tient dans un seul pipeline, on est contents.
Mais rapidement, des problèmes apparaissent :
- Vous aimeriez envoyer une relance automatique à tous les prospects qui n’ont pas répondu depuis 7 jours. Pas possible.
- Vous avez deux typologies de prospects avec des cycles de vente très différents et vous souhaitez les suivre dans des pipelines distincts. La version gratuite ne le permet pas.
- Vous commencez à être plusieurs à utiliser l’outil, mais il devient difficile de savoir qui suit quoi et il n’existe pas de système de collaboration.
- Et surtout, vous ne savez pas vraiment où vous en êtes. Combien d’opportunités ont été ouvertes ce mois-ci ? D’où viennent-elles ? Quel est le taux de conversion réel entre prise de contact et signature ? Les tableaux de bord proposés sont très limités, si ce n’est inexistants.
C’est souvent à ce moment-là qu’on franchit le pas vers un plan CRM payant. Et ce franchissement devient toujours nécessaire à un moment ou à un autre. En clair : dès lors que centraliser les informations sur les contacts et utiliser un mono-pipeline ne suffit plus.
Le conseil de Salesdorado
Il arrive toujours un moment où la version gratuite d’un CRM atteint ses limites et dans bien des cas ce moment arrive assez vite, parfois dès les premières semaines d’usage sérieux.
Si “par chance” la version gratuite peut faire le job au début (et que vous décidez donc de commencer par utiliser la version gratuite), faites attention à choisir un outil que vous serez prêt à conserver (et à payer) quand vous voudrez aller plus loin. Car sinon, le vrai coût arrive plus tard…au moment de changer de CRM.
Passer d’un HubSpot gratuit à un Pipedrive payant, par exemple, ce n’est pas un simple copier-coller. Vous repartez de zéro sur la configuration, les données, l’historique et il faut aussi embarquer toute l’équipe dans un nouvel outil. Alors, autant bien anticiper…
Si vous optez malgré tout pour un CRM gratuit : 2 mises en garde
Un CRM gratuit peut être un bon point de départ, mais à condition de faire le choix en toute connaissance de cause. L’erreur fréquente, c’est de penser que l’on pourra toujours changer plus tard ou qu’on verra “le moment venu”. Sauf que ce “moment venu” arrive souvent plus vite qu’on ne le croit et si l’outil n’a pas été choisi avec un minimum d’anticipation, il peut se transformer en vrai point de blocage.
Voici 2 points de vigilance à garder en tête si vous décidez malgré tout de partir sur un CRM gratuit.
#1 CRM Gratuit ≠ 0 euro
Un CRM gratuit, sur le papier et “par définition”, c’est 0€. Sauf que dans la réalité, ce n’est jamais totalement vrai.
Avec les CRM freemium, la mécanique est bien rodée. Vous accédez à une version gratuite, assez fonctionnelle pour commencer, mais volontairement bridée : un seul pipeline, trois utilisateurs max, peu d’intégrations, pas d’automatisations, pas de reporting. C’est un choix délibéré des éditeurs, évidemment. Le but est de vous pousser naturellement vers un plan payant dès que vous voulez structurer un peu.
Et au moment de basculer, la facture peut grimper vite. On pense ici à un CRM comme HubSpot qui offre une version gratuite assez généreuse il faut le dire, mais aussi les plans payants d’HubSpot parmi les plus chers du marché (même si l’arrivée du plan Starter pourrait venir nuancer ce jugement).
Quant aux CRM open source, ils sont gratuits à télécharger on l’a vu, mais dans les faits ils mobilisent du temps, des compétences techniques, de la maintenance. Il faut gérer l’hébergement, la sécurité, la configuration technique, les mises à jour. À moins d’avoir une équipe technique dédiée, vous risquez d’y passer beaucoup plus d’énergie que prévu.
Donc attention à ne pas succomber sans réflexion aux sirènes du gratuit. Dans la vie, rien n’est gratuit. Dans les deux cas (versions gratuites des CRM propriétaires et CRM open source), déployer un CRM coûte de l’argent à un moment ou à un autre.
#2 La migration vers un autre outil CRM peut coûter (très) cher
Ce qu’on anticipe rarement, c’est le coût de sortie. Parce qu’au moment où le CRM gratuit atteint ses limites, on se dit qu’on va simplement en choisir un autre, plus complet. Facile sur le papier, non ?
En fait, pas vraiment. Ou plutôt : pas du tout !
Changer de CRM, c’est migrer des données (et toutes ne migrent pas bien), reconstruire des processus, reconfigurer les vues, refaire l’onboarding de l’équipe, reparamétrer les automatisations…C’est un vrai projet qu’on n’anticipe jamais bien assez.
D’autant qu’il faut gérer la transition sans rupture opérationnelle. Pas question de perdre une semaine de prospection parce que le nouveau CRM n’est pas encore prêt ou parce qu’on a perdu les notes de suivi sur les 20 leads en cours.
Bref, mieux vaut éviter de passer par la case “migration CRM“. Et pour ça, il faut bien choisir son CRM dès le départ, qu’il soit gratuit ou payant.
Aller plus loin
Conclusion : le meilleur conseil qui vaille pour faire le bon choix
Ce conseil est simple : commencez par définir vos cas d’usage – maintenant et dans 6 à 12 mois.
La grosse erreur, quand on choisit un CRM, c’est de se précipiter dans un comparatif d’outils sans avoir pris le temps de formuler clairement ses besoins. C’est pourtant le seul moyen de choisir efficacement son CRM et de trouver la réponse à la question posée dans cet article : CRM gratuit ou CRM payant.
Donc, avant même de réfléchir à l’outil, il faut prendre une feuille blanche et poser noir sur blanc ce que vous attendez concrètement du CRM. Vous devez exprimer votre besoin et vos cas d’usage de manière claire et précise. Cela vous aidera à identifier les fonctionnalités CRM dont vous avez besoin de manière précise et à construire un mini-cahier des charges CRM.
Pour vous aider, posez-vous les bonnes questions :
- Qui utilisera le CRM au quotidien ?
- Quelles informations voulez-vous centraliser (contacts, opportunités, contrats, échanges) ?
- Avez-vous besoin d’un suivi des prospects, des clients, ou des deux ?
- Souhaitez-vous automatiser certaines tâches répétitives (relances, notifications, rappels) ?
- À quel point vos process commerciaux sont-ils standardisés ou au contraire très spécifiques ?
- Votre équipe collabore-t-elle souvent sur les mêmes dossiers ?
- Devez-vous connecter le CRM à d’autres outils (facturation, marketing, support) ?
- Votre volume de leads est-il stable ou amené à fortement croître dans les mois qui viennent ?
Car oui, il faut aller plus loin que l’usage immédiat. Un CRM n’est pas un outil que l’on change tous les trois mois, c’est une brique structurante destinée à s’installer dans la durée.
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Si votre activité est amenée à évoluer (plus de leads, plus de personnes dans l’équipe, process de vente plus complexes) ces futurs besoins doivent eux aussi être anticipés dès aujourd’hui.
Beaucoup d’entreprises se retrouvent piégées non pas parce qu’elles ont mal choisi leur CRM, mais parce qu’elles ont choisi le CRM qui faisait le job à l’instant t et qui ne convient plus à l’instant t+1, parce que l’activité commerciale s’est structurée, parce que de nouveaux besoins (non couverts par le CRM choisi au départ) sont apparus.
Donc, en conclusion, ne commencez pas par comparer les outils, ne commencez pas par vous demander si vous avez besoin d’un CRM gratuit ou d’un CRM payant, commencez par définir vos besoins et vos cas d’usage – et la réponse à vos questions s’imposera comme une évidence.
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